Một buổi họp standup và một cuộc gọi với khách hàng cần những ghi chú khác nhau. Sau buổi standup, bạn muốn biết tiến độ và vướng mắc của từng người. Sau cuộc gọi với khách hàng, bạn muốn biết mục tiêu, những băn khoăn của họ và bước tiếp theo. Poffle chọn mẫu ghi chú dựa trên tiêu đề cuộc họp, nên ghi chú mà nó viết trên máy Mac của bạn sẽ đi theo đúng dạng của cuộc họp.
Ngoài mẫu Chung, có năm mẫu: 1:1, Họp nhanh, Phỏng vấn, Cuộc gọi khách hàng và Lập kế hoạch. Mỗi mẫu bổ sung trọng tâm và tên các phần. Nội dung vẫn chỉ đến từ những gì đã được nói ra.
Cách Poffle chọn mẫu
Khi một bản ghi được liên kết với một sự kiện lịch, Poffle tìm các từ khóa trong tiêu đề của sự kiện. Việc so khớp bỏ qua chữ hoa, chữ thường và dấu, và chỉ tính các từ trọn vẹn.
| Mẫu | Các từ trong tiêu đề sẽ chọn mẫu này |
|---|---|
| 1:1 | 1:1, 1-1, 1/1, 1 on 1, 1 to 1, one on one, one-to-one |
| Họp nhanh | standup, stand-up, daily, dailies, scrum |
| Cuộc gọi khách hàng | customer, client, sales, discovery, prospect, user interview, user research, demo |
| Phỏng vấn | interview, candidate, screening, phone screen |
| Lập kế hoạch | planning, sprint, retro, retrospective, roadmap, kickoff, kick-off, OKR |
Poffle kiểm tra theo đúng thứ tự đó, với “demo” ở cuối cùng, và dùng kết quả khớp đầu tiên. Vì vậy “User interview with Acme” trở thành Cuộc gọi khách hàng, còn “Sprint demo” trở thành Lập kế hoạch. Từ “daily” ở bất kỳ vị trí nào cũng chọn Họp nhanh, phù hợp với “Daily standup” nhưng cũng bắt cả “Daily design review”. Các từ thông dụng trong những ngôn ngữ khác của Poffle cũng được nhận ra: trong tiếng Việt, chẳng hạn “khách hàng”, “bán hàng”, “phỏng vấn”, “ứng viên”, “gặp riêng”, “họp hằng ngày” và “lập kế hoạch”, còn trong các ngôn ngữ khác là Kundenmeeting, entrevista, planering hay 商談. Các thuật ngữ tiếng Nhật, tiếng Hàn và tiếng Trung được tính ở bất kỳ vị trí nào trong tiêu đề, kể cả khi không có khoảng trắng xung quanh.
Tiêu đề không có từ nào trong số này sẽ dùng mẫu Chung. Một cuộc gọi được ghi mà không có sự kiện lịch sẽ được đặt tên theo ứng dụng, chẳng hạn “Cuộc gọi Zoom”, nên cũng bắt đầu với mẫu Chung.
Mỗi mẫu tập trung vào điều gì
| Mẫu | Tên các phần | Điều mẫu chú ý đến |
|---|---|---|
| 1:1 | Cập nhật, Phản hồi, Vướng mắc, Phát triển | Cập nhật, phản hồi theo cả hai chiều, vướng mắc, và các chủ đề về phát triển hoặc nghề nghiệp. |
| Họp nhanh | Tiến độ, Kế hoạch, Vướng mắc | Tiến độ, kế hoạch và vướng mắc của từng người, theo người nói. Kế hoạch thường lệ trong ngày không phải là việc cần làm. |
| Phỏng vấn | Bối cảnh, Điểm mạnh, Điểm cần lưu ý, Việc theo dõi | Bối cảnh của ứng viên, những điểm mạnh được nêu ra, các điểm cần lưu ý và việc theo dõi. Không chấm điểm. |
| Cuộc gọi khách hàng | Mục tiêu, Khó khăn, Yêu cầu, Băn khoăn, Bước tiếp theo | Mục tiêu, khó khăn, yêu cầu và băn khoăn của khách hàng. Một yêu cầu tính năng không phải là việc cần làm trừ khi có người cam kết thực hiện. |
| Lập kế hoạch | Mục tiêu, Phạm vi, Rủi ro, Người phụ trách và thời hạn | Mục tiêu, phạm vi, rủi ro, người phụ trách và thời hạn, đúng như đã được nêu. |
Tên các phần chỉ là gợi ý, không phải biểu mẫu bắt buộc phải điền. Nếu không ai nhắc đến rủi ro, ghi chú Lập kế hoạch sẽ không bịa ra một rủi ro nào, và phần nào không có nội dung sẽ bị lược bỏ. Những phần quen thuộc trong ghi chú của mọi cuộc họp vẫn giữ nguyên: Tổng quan nhanh, Quyết định và Việc cần làm kèm người phụ trách và hạn chót đã được nói ra. Tự động tạo ghi chú cuộc họp và việc cần làm giải thích cách chọn ra những mục đó.
Để biết ghi chú tốt cho từng loại cuộc họp cần có gì, kèm một mẫu để sao chép, hãy xem các hướng dẫn về ghi chú họp 1:1, ghi chú họp standup, ghi chú phỏng vấn, ghi chú cuộc gọi khách hàng và ghi chú họp sprint planning.
Mẫu Phỏng vấn và ghi chú công bằng
Ghi chú phỏng vấn tiềm ẩn nhiều rủi ro hơn hầu hết các loại khác. Mẫu Phỏng vấn yêu cầu mô hình không bao giờ ghi lại, suy đoán hay đánh giá tuổi tác, giới tính, dân tộc, quốc tịch, tôn giáo, sức khỏe, khuyết tật, gia đình hoặc các đặc điểm được bảo vệ khác, và không chấm điểm ứng viên. Mẫu này ghi lại những gì ứng viên nói về bối cảnh và công việc của họ, các điểm cần lưu ý được nêu ra và những việc theo dõi đã thống nhất.
Quy tắc đó định hình những gì Poffle viết. Nó không thể thay đổi những gì đã được nói trong phòng, và không thay thế quy trình tuyển dụng của tổ chức bạn. Hãy đọc lại ghi chú phỏng vấn trước khi chia sẻ, và hỏi ý kiến ứng viên trước khi ghi âm.
Đổi mẫu sau cuộc họp
- Mở cuộc họp và bấm vào nút tùy chọn (dấu ba chấm) bên cạnh thanh phát.
- Chọn Viết lại ghi chú theo kiểu, rồi chọn một mẫu. Mẫu hiện tại có dấu kiểm.
- Chờ trong lúc Poffle viết lại ghi chú từ bản chép lại đã lưu, ngay trên máy Mac này.
Chọn Tự động để quay lại cách nhận diện theo tiêu đề. Các việc đã hoàn tất và các việc đã liên kết với ứng dụng Lời nhắc của Apple vẫn được giữ lại. Nếu không thể viết được ghi chú mới, ghi chú cũ sẽ quay lại. Mẫu được lưu cùng ghi chú, và dòng chú thích bên dưới ghi tên mẫu: “Được viết trên máy Mac này dưới dạng ghi chú Lập kế hoạch. Hãy đối chiếu chi tiết với bản ghi.”
Viết lại ghi chú theo kiểu cần có bản chép lại đã lưu và không khả dụng khi cuộc họp đang được ghi hoặc vẫn đang được xử lý. Việc viết ghi chú mới cần Apple Intelligence, giống như lần đầu.
Đặt tên cuộc họp để việc nhận diện hoạt động
Cách đơn giản nhất để có đúng mẫu là đặt tiêu đề lịch rõ ràng. Nó cũng giúp bạn dễ tìm lại cuộc họp về sau.
- Ghi loại cuộc họp vào tiêu đề: “1:1 Ana và Ben”, “Gặp khách hàng Acme”, “Lập kế hoạch Sprint 42”.
- Giữ nguyên tiêu đề của các cuộc họp định kỳ. Cùng một tiêu đề giúp Poffle hiển thị ghi chú từ lần trước trước buổi họp tiếp theo.
- Cẩn thận với những từ khóa vô tình. Tiêu đề “Client dinner planning” sẽ chọn Cuộc gọi khách hàng, vì “client” được kiểm tra trước “planning”.
- Với một cuộc gọi được ghi mà không có sự kiện, hãy chọn mẫu sau đó bằng Viết lại ghi chú theo kiểu.
Những gì một mẫu không thể làm
Mẫu thay đổi trọng tâm. Nó không thêm dữ kiện, và không biến một cuộc họp mơ hồ thành một cuộc họp có cấu trúc. Nếu một buổi lập kế hoạch chưa từng nêu tên người phụ trách, phần Người phụ trách và thời hạn sẽ khá mỏng, và đó cũng là một thông tin hữu ích.
Tất cả các mẫu đều hoạt động bằng ngôn ngữ chép lại của cuộc họp, với Apple Intelligence trên máy Mac. Nếu Apple Intelligence không khả dụng, bản chép lại vẫn được chuẩn bị và bạn có thể viết ghi chú sau. Để xem các mẫu hoạt động trên chính cuộc họp của bạn, hãy tải về Poffle, đặt một tiêu đề rõ ràng cho một sự kiện thử và ghi vài phút với một người đồng ý tham gia.
Nguồn tham khảo
Tài liệu chính thức và nguồn tham khảo được dùng trong hướng dẫn này.