Et standupmøde og et kundeopkald kræver forskellige noter. Efter en standup vil du se hver persons fremskridt og forhindringer. Efter et kundeopkald vil du have kundens mål, indvendinger og det næste skridt. Poffle vælger en skabelon til noterne ud fra mødets titel, så de noter, der skrives på din Mac, følger mødets form.
Ud over Generelt er der fem skabeloner: 1:1, Standup, Interview, Kundeopkald og Planlægning. En skabelon tilføjer fokus og navne på sektioner. Indholdet kommer stadig kun fra det, der blev sagt.
Sådan vælger Poffle en skabelon
Når en optagelse er knyttet til en kalenderbegivenhed, leder Poffle efter nøgleord i begivenhedens titel. Der skelnes ikke mellem store og små bogstaver eller accenter, og kun hele ord tæller.
| Skabelon | Ord i titlen, der vælger den |
|---|---|
| 1:1 | 1:1, 1-1, 1/1, 1 on 1, 1 to 1, one on one, one-to-one |
| Standup | standup, stand-up, daily, dailies, scrum |
| Kundeopkald | customer, client, sales, discovery, prospect, user interview, user research, demo |
| Interview | interview, candidate, screening, phone screen |
| Planlægning | planning, sprint, retro, retrospective, roadmap, kickoff, kick-off, OKR |
Poffle tjekker i den rækkefølge, med “demo” til sidst, og bruger det første match. Derfor bliver “User interview with Acme” til et Kundeopkald, og “Sprint demo” bliver til Planlægning. Ordet “daily” vælger Standup, uanset hvor det står, hvilket passer til “Daily standup”, men også fanger “Daily design review”. Almindelige ord på Poffles andre sprog genkendes også, på dansk f.eks. kundemøde, salgsmøde, jobsamtale, medarbejdersamtale, morgenmøde og planlægning og på andre sprog f.eks. Kundenmeeting, entrevista, planering eller 商談. Japanske, koreanske og kinesiske udtryk tæller hvor som helst i titlen, også uden mellemrum omkring dem.
En titel uden nogen af disse ord får skabelonen Generelt. Et opkald, der optages uden en kalenderbegivenhed, får navn efter appen, f.eks. “Zoom-opkald”, så det starter også som Generelt.
Det fokuserer hver skabelon på
| Skabelon | Navne på sektioner | Det lægger den vægt på |
|---|---|---|
| 1:1 | Opdateringer, Feedback, Forhindringer, Udvikling | Opdateringer, feedback begge veje, forhindringer og emner om udvikling eller karriere. |
| Standup | Fremskridt, Planer, Forhindringer | Hver persons fremskridt, planer og forhindringer, fordelt på talere. Dagens rutineplaner er ikke opgaver. |
| Interview | Baggrund, Styrker, Bekymringer, Opfølgning | Kandidatens baggrund, nævnte styrker, bekymringer og opfølgning. Ingen bedømmelse. |
| Kundeopkald | Mål, Smertepunkter, Ønsker, Indvendinger, Næste skridt | Kundens mål, smertepunkter, ønsker og indvendinger. Et ønske om en funktion er ikke en opgave, medmindre nogen forpligter sig til den. |
| Planlægning | Mål, Omfang, Risici, Ansvarlige og datoer | Mål, omfang, risici, ansvarlige og datoer, som de blev nævnt. |
Navnene på sektionerne er vejledende, ikke en formular, der skal udfyldes. Hvis ingen nævnte en risiko, finder noterne fra Planlægning ikke på en, og en tom sektion bliver udeladt. De faste dele af alle mødenoter er de samme: Overblik, Beslutninger og Opgaver med ansvarlige og frister, der blev nævnt. Automatiske mødenoter og opgaver forklarer, hvordan de vælges.
Se vejledningerne til noter fra 1:1-samtaler, noter fra standupmøder, noter fra jobsamtaler, noter fra kundeopkald og noter fra sprintplanlægning for at se, hvad gode noter indeholder til hver type møde, med en skabelon, du kan kopiere.
Skabelonen Interview og fair noter
Noter fra jobsamtaler indebærer større risiko end de fleste. Skabelonen Interview instruerer modellen i aldrig at notere, udlede eller vurdere alder, køn, etnicitet, nationalitet, religion, helbred, handicap, familie eller andre beskyttede karakteristika og i ikke at bedømme kandidaten. Den registrerer, hvad kandidaten fortalte om sin baggrund og sit arbejde, de bekymringer, der blev rejst, og den opfølgning, der blev aftalt.
Den regel former det, Poffle skriver. Den kan ikke ændre det, der blev sagt i rummet, og den erstatter ikke din organisations ansættelsesproces. Læs noter fra jobsamtaler, før du deler dem, og spørg kandidaten, før du optager.
Skift skabelon efter mødet
- Åbn mødet, og klik på knappen med valgmuligheder (tre prikker) ved siden af afspilningsbjælken.
- Vælg Omskriv noter som, og vælg derefter en skabelon. Den aktuelle har et flueben.
- Vent, mens Poffle skriver noterne igen ud fra den gemte transskription på denne Mac.
Vælg Automatisk for at gå tilbage til at lade titlen bestemme. Udførte opgaver og opgaver, der allerede er knyttet til Påmindelser, bevares. Hvis de nye noter ikke kan skrives, kommer de tidligere noter tilbage. Skabelonen gemmes sammen med noterne, og fodnoten nævner den: “Skrevet på denne Mac som Planlægning-noter. Tjek detaljer i forhold til optagelsen.”
Omskriv noter som kræver en gemt transskription og er ikke tilgængelig, mens mødet optages eller stadig behandles. Det kræver Apple Intelligence at skrive de nye noter, ligesom første gang.
Navngiv møder, så registreringen virker
Den nemmeste måde at få den rigtige skabelon på er en tydelig titel i kalenderen. Det gør det også lettere at finde møderne senere.
- Skriv mødetypen i titlen: “1:1 Ana og Ben”, “Kundemøde med Acme”, “Sprint 42 planning”.
- Hold titlerne på tilbagevendende møder stabile. Den samme titel hjælper Poffle med at vise noterne fra sidste gang før det næste møde.
- Hold øje med utilsigtede nøgleord. Titlen “Planlægning af kundemiddag” vælger Kundeopkald, fordi ord med “kunde” tjekkes før “planlægning”.
- Vælg skabelonen bagefter med Omskriv noter som for et opkald, der er optaget uden en begivenhed.
Det kan en skabelon ikke
En skabelon ændrer vægtningen. Den tilføjer ikke fakta, og den gør ikke et uklart møde struktureret. Hvis der aldrig blev nævnt en ansvarlig på et planlægningsmøde, bliver sektionen Ansvarlige og datoer tynd, og det er også nyttig information.
Alle skabeloner fungerer på mødets transskriptionssprog med Apple Intelligence på Macen. Hvis Apple Intelligence ikke er tilgængelig, bliver transskriptionen stadig lavet, og du kan skrive noter senere. Hvis du vil se skabelonerne på dine egne møder, kan du hente Poffle, give en testbegivenhed en tydelig titel og optage et par minutter med en, der har sagt ja.
Kilder
Officiel dokumentation og referencer, der er brugt i denne guide.