Bir stand-up ile bir müşteri görüşmesi farklı notlar gerektirir. Stand-up’tan sonra her kişinin ilerlemesini ve engellerini görmek istersiniz. Müşteri görüşmesinden sonra ise müşterinin hedeflerini, itirazlarını ve bir sonraki adımı. Poffle, toplantının başlığından bir not şablonu seçer; böylece Mac’inizde yazdığı notlar toplantının yapısını izler.
Genel dışında beş şablon vardır: Bire bir (1:1), Stand-up, Mülakat, Müşteri görüşmesi ve Planlama. Bir şablon odak ve bölüm adları ekler. İçerik yine yalnızca söylenenlerden gelir.
Poffle şablonu nasıl seçer
Bir kayıt bir takvim etkinliğine bağlı olduğunda Poffle, etkinlik başlığında anahtar sözcükler arar. Eşleştirme büyük ve küçük harfleri ve aksanları yok sayar; yalnızca tam sözcükler sayılır.
| Şablon | Şablonu seçen başlık sözcükleri |
|---|---|
| Bire bir / 1:1 | 1:1, 1-1, 1/1, 1 on 1, 1 to 1, one on one, one-to-one |
| Stand-up | standup, stand-up, daily, dailies, scrum |
| Müşteri görüşmesi | customer, client, sales, discovery, prospect, user interview, user research, demo |
| Mülakat | interview, candidate, screening, phone screen |
| Planlama | planning, sprint, retro, retrospective, roadmap, kickoff, kick-off, OKR |
Poffle bu sırayla, “demo”yu en sona bırakarak denetler ve ilk eşleşmeyi kullanır. Bu yüzden “User interview with Acme” bir Müşteri görüşmesi, “Sprint demo” ise Planlama olur. Başlığın herhangi bir yerindeki “daily” sözcüğü Stand-up’ı seçer; bu “Daily standup” için uygundur, ama “Daily design review” başlığını da yakalar. Poffle’ın diğer dillerindeki yaygın sözcükler de tanınır; Türkçede örneğin “müşteri”, “mülakat”, “iş görüşmesi”, 1:1 için “birebir”, “günlük” ve “planlama”, diğer dillerde Kundenmeeting, entrevista, planering veya 商談. Japonca, Korece ve Çince terimler, çevrelerinde boşluk olmasa da başlığın herhangi bir yerinde sayılır.
Bu sözcüklerin hiçbirini içermeyen bir başlık Genel şablonunu alır. Takvim etkinliği olmadan kaydedilen bir arama, “Zoom araması” gibi uygulamasının adıyla adlandırılır; bu yüzden o da Genel olarak başlar.
Her şablon neye odaklanır
| Şablon | Bölüm adları | Nelere dikkat eder |
|---|---|---|
| Bire bir (1:1) | Güncellemeler, Geri bildirim, Engeller, Gelişim | Güncellemeler, iki yönlü geri bildirim, engeller ve gelişim ya da kariyer konuları. |
| Stand-up | İlerleme, Planlar, Engeller | Konuşmacıya göre her kişinin ilerlemesi, planları ve engelleri. Günün rutin planları eylem maddesi değildir. |
| Mülakat | Geçmiş, Güçlü yönler, Endişeler, Takip | Adayın geçmişi, dile getirilen güçlü yönleri, endişeler ve takip konuları. Puanlama yapılmaz. |
| Müşteri görüşmesi | Hedefler, Sorunlar, Talepler, İtirazlar, Sonraki adımlar | Müşterinin hedefleri, sorunları, talepleri ve itirazları. Biri üstlenmedikçe bir özellik talebi eylem değildir. |
| Planlama | Hedefler, Kapsam, Riskler, Sorumlular ve tarihler | Söylendiği şekliyle hedefler, kapsam, riskler, sorumlular ve tarihler. |
Bölüm adları bir yol göstericidir, doldurulacak bir form değildir. Kimse bir riskten söz etmediyse Planlama notları bir risk uydurmaz ve boş kalan bir bölüm dışarıda bırakılır. Her toplantının notlarındaki olağan bölümler aynı kalır: Bir bakışta, Kararlar ve sorumluları ile söylenen son tarihleriyle Eylem maddeleri. Bunların nasıl seçildiğini Otomatik toplantı notları ve eylem maddeleri yazısı açıklıyor.
Her toplantı türünde iyi notların neleri içerdiğini, kopyalayabileceğiniz bir şablonla birlikte görmek için bire bir notları, stand-up notları, mülakat notları, müşteri görüşmesi notları ve sprint planlama notları rehberlerine bakın.
Mülakat şablonu ve adil notlar
Mülakat notları çoğu nottan daha fazla risk taşır. Mülakat şablonu, modele yaş, cinsiyet, etnik köken, uyruk, din, sağlık, engellilik, aile veya diğer korunan özellikleri asla not etmemesini, çıkarmamasını veya değerlendirmemesini ve adayı puanlamamasını söyler. Adayın geçmişi ve işi hakkında söylediklerini, dile getirilen endişeleri ve üzerinde anlaşılan takip adımlarını kaydeder.
Bu kural, Poffle’ın ne yazdığını belirler. Odada söylenenleri değiştiremez ve kuruluşunuzun işe alım sürecinin yerini tutmaz. Mülakat notlarını paylaşmadan önce okuyun ve kaydetmeden önce adaya sorun.
Toplantıdan sonra şablonu değiştirin
- Toplantıyı açın ve oynatma çubuğunun yanındaki seçenekler düğmesini (üç nokta) tıklayın.
- Notları şu biçimde yeniden yaz’ı seçin, ardından bir şablon seçin. Geçerli şablonun yanında bir onay işareti vardır.
- Poffle notları kaydedilen dökümden bu Mac’te yeniden yazarken bekleyin.
Başlıktan algılamaya geri dönmek için Otomatik’i seçin. Tamamlanan eylemler ve Apple Anımsatıcılar’a zaten bağlı olan eylemler korunur. Yeni notlar yazılamazsa önceki notlar geri gelir. Şablon notlarla birlikte saklanır ve dipnot onu belirtir: “Bu Mac’te Planlama biçiminde yazıldı. Ayrıntıları kayıtla karşılaştırın.”
Notları şu biçimde yeniden yaz kaydedilmiş bir döküm gerektirir; toplantı kaydedilirken veya hâlâ işlenirken kullanılamaz. Yeni notları yazmak, ilk seferde olduğu gibi Apple Intelligence gerektirir.
Algılamanın çalışması için toplantıları adlandırın
Doğru şablonu almanın en kolay yolu açık bir takvim başlığıdır. Bu, toplantıları daha sonra bulmayı da kolaylaştırır.
- Toplantı türünü başlığa yazın: “1:1 Ana ve Ben”, “Acme discovery görüşmesi”, “Sprint 42 planlaması”.
- Yinelenen başlıkları sabit tutun. Aynı başlık, Poffle’ın bir sonraki toplantıdan önce geçen seferin notlarını göstermesine yardımcı olur.
- İstemeden eklenen anahtar sözcüklere dikkat edin. “Client dinner planning” gibi bir başlık Müşteri görüşmesi’ni seçer, çünkü “client”, “planning”den önce denetlenir.
- Etkinlik olmadan kaydedilen bir arama için şablonu sonradan Notları şu biçimde yeniden yaz ile seçin.
Bir şablonun yapamadıkları
Bir şablon vurguyu değiştirir. Olgu eklemez ve belirsiz bir toplantıyı yapılandırılmış bir toplantıya dönüştürmez. Bir planlama toplantısında hiç sorumlu belirtilmediyse Sorumlular ve tarihler bölümü zayıf kalır; bu da yararlı bir bilgidir.
Tüm şablonlar, Mac’te Apple Intelligence ile toplantının yazıya çevirme dilinde çalışır. Apple Intelligence kullanılamıyorsa döküm yine hazırlanır ve notları daha sonra yazabilirsiniz. Şablonları kendi toplantılarınızda görmek için Poffle’ı indirin, bir deneme etkinliğine açık bir başlık verin ve kabul eden biriyle birkaç dakika kayıt yapın.
Kaynaklar
Bu rehberde kullanılan resmi belgeler ve kaynaklar.