Uma daily e uma chamada com cliente pedem notas diferentes. Depois de uma stand-up, você quer o progresso e os bloqueios de cada pessoa. Depois de uma chamada com cliente, você quer os objetivos dele, as objeções e o próximo passo. O Poffle escolhe um modelo de notas a partir do título da reunião, então as notas que ele escreve no seu Mac seguem o formato da reunião.
Além do Geral, existem cinco modelos: 1:1, Stand-up, Entrevista, Chamada com cliente e Planejamento. Um modelo acrescenta foco e nomes de seção. O conteúdo continua vindo só do que foi dito.
Como o Poffle escolhe um modelo
Quando a gravação está vinculada a um evento do calendário, o Poffle procura palavras-chave no título do evento. A comparação ignora maiúsculas, minúsculas e acentos, e só palavras inteiras contam.
| Modelo | Palavras no título que o escolhem |
|---|---|
| 1:1 | 1:1, 1-1, 1/1, 1 on 1, 1 to 1, one on one, one-to-one |
| Stand-up | standup, stand-up, daily, dailies, scrum |
| Chamada com cliente | customer, client, sales, discovery, prospect, user interview, user research, demo |
| Entrevista | interview, candidate, screening, phone screen |
| Planejamento | planning, sprint, retro, retrospective, roadmap, kickoff, kick-off, OKR |
O Poffle confere nessa ordem, com “demo” por último, e usa a primeira correspondência. Assim, “User interview with Acme” vira Chamada com cliente e “Sprint demo” vira Planejamento. A palavra “daily” em qualquer lugar escolhe Stand-up, o que serve para “Daily standup”, mas também pega “Daily design review”. Palavras comuns nos outros idiomas do Poffle também são reconhecidas: em português, por exemplo, “cliente”, “vendas”, “entrevista”, “reunião individual”, “reunião diária” e “planejamento”, e em outros idiomas Kundenmeeting, planering ou 商談. Termos em japonês, coreano e chinês contam em qualquer parte do título, mesmo sem espaços em volta.
Um título sem nenhuma dessas palavras recebe o modelo Geral. Uma chamada gravada sem evento no calendário recebe o nome do app, como “Chamada do Zoom”, então também começa como Geral.
O foco de cada modelo
| Modelo | Nomes das seções | No que ele presta atenção |
|---|---|---|
| 1:1 | Atualizações, Feedback, Bloqueios, Crescimento | Atualizações, retorno nos dois sentidos, bloqueios e temas de crescimento ou carreira. |
| Stand-up | Progresso, Planos, Bloqueios | O progresso, os planos e os bloqueios de cada pessoa, por locutor. Planos de rotina do dia não são itens de ação. |
| Entrevista | Histórico, Pontos fortes, Preocupações, Acompanhamentos | O histórico do candidato, os pontos fortes que ele apresentou, preocupações e acompanhamentos. Sem nota. |
| Chamada com cliente | Objetivos, Dores, Pedidos, Objeções, Próximos passos | Os objetivos, as dores, os pedidos e as objeções do cliente. Um pedido de recurso não é uma ação, a menos que alguém se comprometa com ele. |
| Planejamento | Objetivos, Escopo, Riscos, Responsáveis e datas | Objetivos, escopo, riscos, responsáveis e datas, como foram ditos. |
Os nomes das seções são uma orientação, não um formulário a preencher. Se ninguém mencionou um risco, as notas de Planejamento não vão inventar um, e uma seção vazia fica de fora. As partes de sempre das notas de qualquer reunião continuam iguais: Visão rápida, Decisões e Itens de ação com responsáveis e prazos ditos em voz alta. Notas de reunião e itens de ação automáticos explica como eles são escolhidos.
Para saber o que boas notas trazem em cada tipo de reunião, com um modelo para copiar, veja os guias de notas de 1:1, notas de daily, anotações de entrevista, notas de chamada com cliente e notas de sprint planning.
O modelo Entrevista e notas justas
Notas de entrevista têm mais risco do que a maioria. O modelo Entrevista instrui o modelo de linguagem a nunca anotar, inferir ou avaliar idade, gênero, etnia, nacionalidade, religião, saúde, deficiência, família ou outras características protegidas, e a não dar nota ao candidato. Ele registra o que o candidato disse sobre o próprio histórico e trabalho, as preocupações levantadas e os acompanhamentos combinados.
Essa regra molda o que o Poffle escreve. Ela não muda o que foi dito na sala e não substitui o processo seletivo da sua organização. Leia as notas de entrevista antes de compartilhá-las e peça permissão ao candidato antes de gravar.
Troque o modelo depois da reunião
- Abra a reunião e clique no botão de opções (três pontos) ao lado da barra de reprodução.
- Escolha Reescrever notas como e depois um modelo. O atual aparece com uma marca de seleção.
- Aguarde enquanto o Poffle escreve as notas de novo a partir da transcrição salva, neste Mac.
Escolha Automático para voltar à detecção pelo título. As ações concluídas e as ações já vinculadas ao app Lembretes são mantidas. Se as novas notas não puderem ser escritas, as anteriores voltam. O modelo fica salvo com as notas, e a nota de rodapé informa qual é: “Escritas neste Mac no estilo Planejamento. Confira os detalhes na gravação.”
Reescrever notas como precisa de uma transcrição salva e fica indisponível enquanto a reunião está sendo gravada ou ainda em processamento. Escrever as novas notas exige a Apple Intelligence, como na primeira vez.
Dê nomes que ajudam a detecção
O jeito mais simples de acertar o modelo é um título claro no calendário. Isso também facilita encontrar as reuniões depois.
- Coloque o tipo de reunião no título: “1:1 Ana e Ben”, “Discovery call Acme”, “Sprint 42 planning”.
- Mantenha estáveis os títulos de reuniões recorrentes. O mesmo título ajuda o Poffle a mostrar as notas da última vez antes da próxima.
- Cuidado com palavras-chave acidentais. Um título como “Client dinner planning” escolhe Chamada com cliente, porque “client” é conferido antes de “planning”.
- Para uma chamada gravada sem evento, escolha o modelo depois com Reescrever notas como.
O que um modelo não faz
Um modelo muda a ênfase. Ele não acrescenta fatos e não transforma uma reunião vaga em uma reunião estruturada. Se uma reunião de planejamento nunca definiu um responsável, a seção Responsáveis e datas vai ficar magra, e isso também é uma informação útil.
Todos os modelos funcionam no idioma de transcrição da reunião, com a Apple Intelligence no Mac. Se a Apple Intelligence não estiver disponível, a transcrição ainda é preparada e você pode escrever as notas depois. Para ver os modelos nas suas próprias reuniões, baixe o Poffle, dê um título claro a um evento de teste e grave alguns minutos com alguém que concorde.
Fontes
Documentação oficial e referências usadas neste guia.