En standup och ett kundsamtal kräver olika anteckningar. Efter en standup vill du veta hur det går för var och en och vad som står i vägen. Efter ett kundsamtal vill du ha kundens mål, invändningar och nästa steg. Poffle väljer en mall för anteckningarna utifrån mötets titel, så att anteckningarna som skrivs på din Mac följer mötets form.
Förutom Allmänt finns det fem mallar: 1:1, Standup, Intervju, Kundsamtal och Planering. En mall ger fokus och namn på avsnitten. Innehållet kommer fortfarande bara från det som sades.
Så väljer Poffle mall
När en inspelning är kopplad till en kalenderaktivitet letar Poffle efter nyckelord i aktivitetens titel. Matchningen bryr sig inte om versaler, gemener eller accenter, och bara hela ord räknas.
| Mall | Ord i titeln som väljer mallen |
|---|---|
| 1:1 | 1:1, 1-1, 1/1, 1 on 1, 1 to 1, one on one, one-to-one |
| Standup | standup, stand-up, daily, dailies, scrum |
| Kundsamtal | customer, client, sales, discovery, prospect, user interview, user research, demo |
| Intervju | interview, candidate, screening, phone screen |
| Planering | planning, sprint, retro, retrospective, roadmap, kickoff, kick-off, OKR |
Poffle kontrollerar i den ordningen, med ”demo” sist, och använder den första träffen. Därför blir ”User interview with Acme” ett Kundsamtal och ”Sprint demo” blir Planering. Ordet ”daily” var som helst i titeln väljer Standup, vilket passar ”Daily standup” men också fångar ”Daily design review”. Även vanliga ord på Poffles andra språk känns igen, till exempel Kundenmeeting, entrevista, planering eller 商談. På svenska gäller det bland annat ord som börjar på kund (som kundmöte) eller sälj, intervju, anställningsintervju, medarbetarsamtal, dagstart och planering. Japanska, koreanska och kinesiska termer räknas var som helst i titeln, även utan mellanslag runt dem.
En titel utan något av de här orden får mallen Allmänt. Ett samtal som spelas in utan kalenderaktivitet får namn efter appen, till exempel ”Zoom-samtal”, så det börjar också som Allmänt.
Vad varje mall fokuserar på
| Mall | Namn på avsnitt | Vad mallen uppmärksammar |
|---|---|---|
| 1:1 | Uppdateringar, Feedback, Hinder, Utveckling | Uppdateringar, feedback åt båda hållen, hinder samt utveckling och karriärfrågor. |
| Standup | Framsteg, Planer, Hinder | Varje persons framsteg, planer och hinder, per talare. Rutinmässiga planer för dagen är inga åtgärdspunkter. |
| Intervju | Bakgrund, Styrkor, Farhågor, Uppföljning | Kandidatens bakgrund, uttalade styrkor, farhågor och uppföljning. Kandidaten betygsätts inte. |
| Kundsamtal | Mål, Problem, Önskemål, Invändningar, Nästa steg | Kundens mål, problem, önskemål och invändningar. Ett funktionsönskemål är ingen åtgärd om inte någon åtar sig det. |
| Planering | Mål, Omfattning, Risker, Ansvariga och datum | Mål, omfattning, risker, ansvariga och datum, så som de uttalades. |
Namnen på avsnitten är vägledning, inte ett formulär att fylla i. Om ingen nämnde någon risk hittar anteckningarna från Planering inte på någon, och ett avsnitt utan innehåll utelämnas. De vanliga delarna i varje mötes anteckningar är desamma: I korthet, Beslut och Åtgärdspunkter med ansvariga och de slutdatum som sades högt. Automatiska mötesanteckningar och åtgärdspunkter förklarar hur de väljs.
Vad bra anteckningar innehåller i varje typ av möte, med en mall som du kan kopiera, hittar du i guiderna för anteckningar från 1:1-samtal, standupanteckningar, intervjuanteckningar, anteckningar från kundsamtal och anteckningar från sprintplanering.
Mallen Intervju och rättvisa anteckningar
Intervjuanteckningar innebär större risker än de flesta andra. Mallen Intervju säger åt modellen att aldrig notera, dra slutsatser om eller bedöma ålder, kön, etnicitet, nationalitet, religion, hälsa, funktionsnedsättning, familj eller andra skyddade egenskaper, och att inte betygsätta kandidaten. Den tar med vad kandidaten sa om sin bakgrund och sitt arbete, de farhågor som togs upp och den uppföljning som ni kom överens om.
Den regeln styr vad Poffle skriver. Den kan inte ändra vad som sades i rummet, och den ersätter inte organisationens rekryteringsprocess. Läs intervjuanteckningar innan du delar dem, och fråga kandidaten innan du spelar in.
Byt mall efter mötet
- Öppna mötet och klicka på alternativknappen (tre punkter) bredvid uppspelningsfältet.
- Välj Skriv om anteckningarna som och välj sedan en mall. Den aktuella har en bock.
- Vänta medan Poffle skriver om anteckningarna från den sparade transkriberingen, på den här datorn.
Välj Automatiskt om du vill att mallen åter ska väljas utifrån titeln. Slutförda åtgärder och åtgärder som redan är länkade till Påminnelser behålls. Om de nya anteckningarna inte kan skrivas kommer de tidigare tillbaka. Mallen sparas med anteckningarna, och fotnoten anger den: ”Skrivet på den här Macen i stilen Planering. Kontrollera detaljerna mot inspelningen.”
Skriv om anteckningarna som kräver en sparad transkribering och är inte tillgängligt medan mötet spelas in eller fortfarande bearbetas. Precis som första gången krävs Apple Intelligence för att skriva de nya anteckningarna.
Namnge möten så att mallen väljs rätt
Det enklaste sättet att få rätt mall är en tydlig titel i kalendern. Då blir mötena också lättare att hitta senare.
- Skriv mötestypen i titeln: ”1:1 Ana och Ben”, ”Kundmöte med Acme”, ”Sprintplanering 42”.
- Håll titlarna på återkommande möten oförändrade. Samma titel hjälper Poffle att visa anteckningarna från förra gången före nästa möte.
- Se upp med oavsiktliga nyckelord. Titeln ”Planering av kundmiddag” väljer Kundsamtal, eftersom ord som börjar på ”kund” kontrolleras före ”planering”.
- För ett samtal som spelats in utan aktivitet väljer du mallen efteråt med Skriv om anteckningarna som.
Det här kan en mall inte göra
En mall ändrar betoningen. Den lägger inte till fakta, och den gör inte ett otydligt möte strukturerat. Om ingen ansvarig nämndes på ett planeringsmöte blir avsnittet Ansvariga och datum tunt, och det är också användbar information.
Alla mallar fungerar på mötets transkriberingsspråk, med Apple Intelligence på datorn. Om Apple Intelligence inte är tillgängligt tas transkriberingen ändå fram, och du kan skriva anteckningar senare. Vill du se mallarna på dina egna möten kan du hämta Poffle, ge en testaktivitet en tydlig titel och spela in några minuter med någon som går med på det.
Källor
Officiell dokumentation och referenser som används i den här guiden.