Buổi họp 1:1 là nơi những chuyện nhỏ được nói ra nhưng về sau lại quan trọng: một lời góp ý, một nỗi lo về khối lượng công việc, một lời đề nghị giúp chuẩn bị hồ sơ thăng tiến. Hiếm điều nào trong số đó còn đọng lại trong trí nhớ sau một tuần. Những ghi chú ngắn, nhất quán giúp cả hai người có chung một bản ghi nhớ, và giúp cuộc trò chuyện tiếp theo bắt đầu đúng chỗ lần trước dừng lại.
Ghi chú 1:1 tốt không phải là biên bản chi tiết. Đó chỉ là vài dòng dưới cùng các tiêu đề mỗi lần, cộng với những cam kết mà mỗi bên đưa ra. Hướng dẫn này cung cấp một mẫu bạn có thể sao chép vào bất kỳ ứng dụng ghi chú nào, rồi cho thấy Poffle viết ra cùng cấu trúc đó từ một cuộc trò chuyện được ghi âm trên máy Mac của bạn như thế nào.
Ghi chú 1:1 nên có những gì
Giữ nguyên các tiêu đề mỗi tuần. Chính sự nhất quán giúp bạn lướt qua ghi chú của ba tháng chỉ trong một phút.
- Cập nhật. Chỉ những gì đã thay đổi kể từ lần trước và có ý nghĩa với người kia. Một buổi 1:1 biến thành buổi báo cáo tiến độ sẽ lấn hết thời gian cho mọi chuyện khác.
- Phản hồi. Theo cả hai chiều. Ghi lại hành vi cụ thể và tác động của nó, không phải một lời phán xét: “Tài liệu bàn giao đến vào ngày trước khi phát hành, nên QA không có thời gian kiểm thử các trường hợp biên.”
- Vướng mắc. Điều gì đang cản trở và ai sẽ tìm cách gỡ nó. Một vướng mắc không có tên người phụ trách bên cạnh thường sẽ quay lại vào tuần sau.
- Phát triển. Mục tiêu nghề nghiệp, kỹ năng, dự án mà ai đó muốn thử sức. Những chủ đề này kéo dài hàng tháng, nên mỗi lần một dòng có ghi ngày sẽ hữu ích hơn một đoạn dài viết một lần.
- Cam kết. Ai sẽ làm gì, và trước khi nào. Đây là phần người ta quên đầu tiên.
Mẫu ghi chú 1:1 để sao chép
Dán mẫu này vào Ghi chú của Apple, một tài liệu dùng chung hoặc một tệp văn bản. Điền vào trong năm phút cuối, hoặc ngay sau buổi họp khi mọi thứ còn mới.
1:1 · [Tên] và [Tên] · [Ngày]
Chuyển tiếp từ lần trước
- [ ] [Cam kết còn mở từ buổi 1:1 trước]
Cập nhật
- [Những gì đã thay đổi kể từ lần trước]
Phản hồi
- Gửi [Tên]: [điều đã xảy ra] và [tác động của nó]
- Từ [Tên]: [điều đã xảy ra] và [tác động của nó]
Vướng mắc
- [Vướng mắc] · người xử lý: [Tên]
Phát triển
- [Mục tiêu hoặc chủ đề] · bước tiếp theo: [bước]
Cam kết
- [ ] [Tên] sẽ [việc] trước [ngày]
Phần đầu tiên là phần giúp một cuộc họp định kỳ thực sự hiệu quả. Trước buổi 1:1 tiếp theo, hãy sao chép các cam kết chưa đánh dấu vào đó và bắt đầu từ đấy.
Viết những dòng mà sau này vẫn hiểu được
Ghi chú được đọc vài tuần sau buổi họp, thường là bởi người đang kiểm tra xem điều gì đã được thống nhất. Hãy viết mỗi dòng sao cho nó tự đứng được một mình.
| Thay vì | Hãy viết |
|---|---|
| Đã bàn về lộ trình sản phẩm. | Sam muốn phụ trách việc thiết kế lại tính năng nhập dữ liệu vào quý sau. Chúng ta sẽ nêu việc này tại buổi lập kế hoạch ngày 3 tháng 11. |
| Phản hồi về bản demo. | Bản demo bị lố 10 phút. Lần tới Sam sẽ cắt phần thiết lập và bắt đầu bằng kết quả. |
| Sẽ xem xét. | Alex sẽ hỏi bộ phận Tài chính về ngân sách đào tạo trước thứ Sáu. |
Hãy gọi tên đối tượng thay vì viết “nó” hay “việc đó”. Ghi ngày khi có người nói ra một ngày cụ thể. Nếu không ai nêu ngày, hãy bỏ trống thay vì đoán; một hạn chót bịa ra gây rắc rối nhiều hơn một hạn chót bị thiếu.
Giữ các chủ đề cá nhân ở mức vừa đủ
Buổi 1:1 đôi khi nhắc đến sức khỏe, gia đình hoặc những chuyện cá nhân khác. Chỉ ghi những gì cả hai cần để hành động, và thống nhất với nhau điều gì được đưa vào ghi chú dùng chung. “Sam nghỉ các buổi chiều thứ Năm trong tháng tới; đã thống nhất với Priya về việc làm thay” là đủ. Các chi tiết có thể ở lại trong cuộc trò chuyện.
Nếu bạn ghi âm buổi 1:1, hãy nói rõ ngay từ đầu và để người kia thực sự có quyền lựa chọn. Việc ghi âm có thể khiến người ta dè dặt hơn khi nói, nên có những cặp chỉ ghi âm một phần buổi họp, hoặc ghi chú bằng tay. Cách nào cũng được. Làm theo cùng một cách mỗi tuần quan trọng hơn bản thân phương pháp.
Cách Poffle viết ghi chú 1:1
Poffle ghi micrô và âm thanh máy Mac thành các rãnh riêng và chép lại chúng ngay trên máy Mac của bạn. Khi Apple Intelligence hỗ trợ ngôn ngữ đó, Poffle còn viết ghi chú trên thiết bị. Các ghi chú này có mẫu, và mẫu 1:1 bổ sung các tiêu đề ở trên: Cập nhật, Phản hồi, Vướng mắc và Phát triển. Mẫu này yêu cầu mô hình chú ý đến phản hồi theo cả hai chiều và các chủ đề nghề nghiệp.
- Mở buổi 1:1 trong Lịch trình của Poffle và chọn Ghi cuộc họp trong phần Ghi chú cuộc họp của nó. Hãy báo cho người kia trước khi bắt đầu; Poffle không thông báo việc ghi âm.
- Poffle chọn mẫu dựa trên tiêu đề sự kiện. Tiêu đề có chứa “1:1”, “1-1”, “1 on 1”, “one on one” hoặc “one-to-one” sẽ dùng mẫu 1:1.
- Sau khi dừng và lưu, hãy mở ghi chú. Các cam kết xuất hiện trong Việc cần làm kèm người phụ trách và ngày nếu có người nói ra, ví dụ “Bạn · trước thứ Sáu”.
- Chọn Nhắc tôi trên một việc cần làm để thêm nó vào ứng dụng Lời nhắc của Apple, có thể kèm ngày và giờ.
Nếu tiêu đề không cho biết đây là buổi 1:1, chẳng hạn một bản ghi được đặt theo tên ứng dụng gọi điện, hãy mở menu tùy chọn của cuộc họp, chọn Viết lại ghi chú theo kiểu, rồi chọn 1:1. Poffle viết ghi chú mới từ bản chép lại đã lưu và giữ lại các việc đã hoàn tất cũng như các việc đã liên kết với Lời nhắc. Dòng chữ bên dưới ghi chú xác nhận kiểu đã dùng: “Được viết trên máy Mac này dưới dạng ghi chú 1:1. Hãy đối chiếu chi tiết với bản ghi.”
Các tiêu đề là gợi ý cho mô hình, không phải biểu mẫu bắt buộc phải điền đủ. Nếu tuần này hai người không bàn về phát triển, sẽ không có phần Phát triển. Mỗi ý đều liên kết đến đoạn mà nó bắt nguồn, nên bạn có thể phát lại khoảnh khắc đó và kiểm tra câu chữ trước khi dựa vào nó. Hướng dẫn về các mẫu trình bày chi tiết hơn về cách nhận diện và viết lại.
Bắt đầu buổi 1:1 tiếp theo từ chỗ buổi này kết thúc
Với buổi 1:1 định kỳ, lần họp kế tiếp trong Lịch trình sẽ hiển thị phần tóm tắt Lần trước trước khi bạn ghi âm: tối đa ba ý từ cuộc họp trước và tối đa năm việc Chưa hoàn tất từ ba cuộc họp gần nhất trong chuỗi. Đánh dấu một việc là xong ngay tại đó khi đã hoàn tất. Đó chính là phần “chuyển tiếp” của mẫu, được điền sẵn cho bạn. Xem cách chuẩn bị cho một cuộc họp định kỳ để biết Poffle nhận ra các cuộc họp trong cùng một chuỗi như thế nào.
Bản ghi, bản chép lại và ghi chú được lưu trên máy Mac của bạn. Việc viết ghi chú cần một máy Mac và một ngôn ngữ được Apple Intelligence hỗ trợ; nếu không, bản chép lại vẫn còn đó để đọc và tìm kiếm.
Nguồn tham khảo
Tài liệu chính thức và nguồn tham khảo được dùng trong hướng dẫn này.