Uno stand-up e una chiamata con un cliente richiedono note diverse. Dopo uno stand-up vuoi i progressi e gli ostacoli di ciascuno. Dopo una chiamata con un cliente vuoi i suoi obiettivi, le sue obiezioni e il passo successivo. Poffle sceglie un modello di note dal titolo della riunione, così le note che scrive sul tuo Mac seguono la forma della riunione.
Oltre a Generale ci sono cinque modelli: 1:1, Stand-up, Intervista, Chiamata cliente e Pianificazione. Un modello aggiunge un’attenzione specifica e i nomi delle sezioni. Il contenuto continua a provenire solo da ciò che è stato detto.
Come Poffle sceglie un modello
Quando una registrazione è collegata a un evento del calendario, Poffle cerca parole chiave nel titolo dell’evento. Il confronto ignora maiuscole, minuscole e accenti, e contano solo le parole intere.
| Modello | Parole del titolo che lo scelgono |
|---|---|
| 1:1 | 1:1, 1-1, 1/1, 1 on 1, 1 to 1, one on one, one-to-one |
| Stand-up | standup, stand-up, daily, dailies, scrum |
| Chiamata cliente | customer, client, sales, discovery, prospect, user interview, user research, demo |
| Intervista | interview, candidate, screening, phone screen |
| Pianificazione | planning, sprint, retro, retrospective, roadmap, kickoff, kick-off, OKR |
Poffle controlla in quest’ordine, con “demo” per ultimo, e usa la prima corrispondenza. Così “User interview with Acme” diventa una Chiamata cliente e “Sprint demo” diventa Pianificazione. La parola “daily” in qualsiasi punto sceglie Stand-up, il che va bene per “Daily standup” ma intercetta anche “Daily design review”. Vengono riconosciute anche parole comuni nelle altre lingue di Poffle: in italiano, per esempio, “cliente”, “vendite”, “colloquio”, “incontro individuale”, “riunione quotidiana” e “pianificazione” (ma non il plurale “clienti”), e in altre lingue Kundenmeeting, entrevista, planering o 商談. I termini in giapponese, coreano e cinese contano in qualsiasi punto del titolo, anche senza spazi intorno.
Un titolo senza nessuna di queste parole riceve il modello Generale. Una chiamata registrata senza un evento del calendario prende il nome della sua app, per esempio “Chiamata Zoom”, quindi parte anch’essa come Generale.
Su cosa si concentra ciascun modello
| Modello | Nomi delle sezioni | A cosa presta attenzione |
|---|---|---|
| 1:1 | Aggiornamenti, Feedback, Ostacoli, Crescita | Aggiornamenti, feedback in entrambe le direzioni, ostacoli e temi di crescita o di carriera. |
| Stand-up | Progressi, Piani, Ostacoli | Progressi, piani e ostacoli di ciascuno, per interlocutore. I piani di routine per la giornata non sono azioni da svolgere. |
| Intervista | Percorso, Punti di forza, Perplessità, Follow-up | Il percorso del candidato, i punti di forza dichiarati, le perplessità e i follow-up. Nessuna valutazione. |
| Chiamata cliente | Obiettivi, Criticità, Richieste, Obiezioni, Prossimi passi | Gli obiettivi, le criticità, le richieste e le obiezioni del cliente. Una richiesta di funzionalità non è un’azione a meno che qualcuno non si impegni a realizzarla. |
| Pianificazione | Obiettivi, Ambito, Rischi, Responsabili e date | Obiettivi, ambito, rischi, responsabili e date, così come sono stati indicati. |
I nomi delle sezioni sono indicazioni, non un modulo da compilare. Se nessuno ha parlato di un rischio, le note di Pianificazione non ne inventeranno uno, e una sezione vuota viene omessa. Le parti abituali delle note della riunione restano sempre le stesse: In sintesi, Decisioni e Azioni da svolgere con responsabili e scadenze pronunciate. Note automatiche delle riunioni e azioni da svolgere spiega come vengono scelte.
Per sapere cosa contengono delle buone note in ogni tipo di riunione, con un modello da copiare, consulta le guide alle note dei 1:1, alle note dello stand-up, alle note dei colloqui, alle note delle chiamate con i clienti e alle note dello sprint planning.
Il modello Intervista e note imparziali
Le note di un colloquio comportano più rischi della maggior parte delle altre. Il modello Intervista indica al modello linguistico di non annotare, dedurre o valutare mai età, genere, etnia, nazionalità, religione, salute, disabilità, famiglia o altre caratteristiche protette, e di non assegnare un punteggio al candidato. Registra ciò che il candidato ha detto sul suo percorso e sul suo lavoro, le perplessità sollevate e i follow-up concordati.
Questa regola determina ciò che Poffle scrive. Non può cambiare ciò che è stato detto nella stanza, e non sostituisce il processo di selezione della tua organizzazione. Leggi le note del colloquio prima di condividerle, e chiedi il consenso al candidato prima di registrare.
Cambia il modello dopo la riunione
- Apri la riunione e fai clic sul pulsante delle opzioni (tre puntini) accanto alla barra di riproduzione.
- Scegli Riscrivi note come, poi seleziona un modello. Quello attuale ha un segno di spunta.
- Attendi mentre Poffle riscrive le note dalla trascrizione salvata, su questo Mac.
Scegli Automatico per tornare al rilevamento dal titolo. Le azioni completate e quelle già collegate a Promemoria di Apple vengono mantenute. Se non è possibile scrivere le nuove note, tornano quelle precedenti. Il modello viene salvato con le note, e la riga in fondo lo indica: “Scritte su questo Mac in stile Pianificazione. Verifica i dettagli con la registrazione.”
Riscrivi note come richiede una trascrizione salvata e non è disponibile mentre la riunione viene registrata o è ancora in elaborazione. Per scrivere le nuove note serve Apple Intelligence, come la prima volta.
Dai alle riunioni nomi che il rilevamento riconosce
Il modo più semplice per ottenere il modello giusto è un titolo chiaro nel calendario. Rende anche le riunioni più facili da ritrovare in seguito.
- Metti il tipo di riunione nel titolo: “1:1 Ana e Ben”, “Discovery call Acme”, “Sprint 42 planning”.
- Mantieni stabili i titoli delle riunioni ricorrenti. Lo stesso titolo aiuta Poffle a mostrare le note dell’ultima riunione prima della successiva.
- Attenzione alle parole chiave accidentali. Un titolo come “Client dinner planning” sceglie Chiamata cliente, perché “client” viene controllato prima di “planning”.
- Per una chiamata registrata senza evento, scegli il modello in seguito con Riscrivi note come.
Cosa non può fare un modello
Un modello cambia l’enfasi. Non aggiunge fatti, e non trasforma una riunione vaga in una riunione strutturata. Se in una riunione di pianificazione non è mai stato indicato un responsabile, la sezione Responsabili e date sarà scarna, ed è un’informazione utile anche questa.
Tutti i modelli funzionano nella lingua di trascrizione della riunione, con Apple Intelligence sul Mac. Se Apple Intelligence non è disponibile, la trascrizione viene comunque preparata e puoi scrivere le note in seguito. Per vedere i modelli sulle tue riunioni, scarica Poffle, dai a un evento di prova un titolo chiaro e registra qualche minuto con qualcuno che è d’accordo.
Fonti
Documentazione ufficiale e riferimenti usati in questa guida.