Mẫu biên bản họp standup và cách tạo tự động trên máy Mac

Buổi standup ngắn, nên ghi chú của nó càng phải ngắn hơn. Đó không phải là bản ghi mọi việc từng người đã làm hôm qua. Đó là cái nhìn nhanh xem ai đang bị vướng, kế hoạch có gì thay đổi, và ai đã nhận việc theo dõi nào sau cuộc gọi.

Tóm tắt nhanh

• Mỗi người một khối: tiến độ, kế hoạch, vướng mắc. Mỗi mục một dòng.
• Mỗi vướng mắc có một người phụ trách: người sẽ tìm cách gỡ nó, không chỉ người đang bị vướng.
• Kế hoạch thường ngày không phải là việc cần làm. “Tôi sẽ tiếp tục làm phần nhập dữ liệu” là một kế hoạch.
• Chủ đề nào được bàn lâu thì chuyển thành việc theo dõi với những người liên quan. Ghi lại việc theo dõi, không ghi cuộc thảo luận.
• Để ghi chú hôm qua ở gần. Một vướng mắc không thay đổi là dòng quan trọng nhất trong ghi chú hôm nay.

Ba câu hỏi là thói quen, không phải quy tắc

Nhiều nhóm tổ chức standup quanh ba ý: hôm qua, hôm nay và vướng mắc. Hướng dẫn Scrum mô tả Daily Scrum là một sự kiện dài 15 phút để các nhà phát triển kiểm tra tiến độ hướng tới Mục tiêu Sprint, và để nhóm tự quyết định cách tổ chức. Hướng dẫn cũng nói rằng Daily Scrum không phải là lúc duy nhất các nhà phát triển có thể điều chỉnh kế hoạch. Mô tả đầy đủ có trong Hướng dẫn Scrum.

Điều đó ảnh hưởng đến cách ghi chú. Nếu nhóm bắt đầu từ mục tiêu sprint, hãy đặt mục tiêu ở đầu. Nếu nhóm đi theo bảng công việc thay vì lần lượt từng người, hãy sắp xếp ghi chú theo từng hạng mục công việc. Mẫu dưới đây theo kiểu phổ biến là lần lượt từng người; hãy đổi thứ tự cho khớp với cách cuộc họp của bạn thực sự diễn ra.

Mẫu ghi chú standup

Standup · [Nhóm] · [Ngày]
Mục tiêu sprint: [một câu]

[Tên]
- Tiến độ: [đã xong kể từ buổi standup trước]
- Kế hoạch: [việc tiếp theo]
- Vướng mắc: [không có, hoặc vướng gì và ai sẽ giúp]

[Tên]
- Tiến độ:
- Kế hoạch:
- Vướng mắc:

Việc theo dõi sau standup
- [ ] [Tên] sẽ [việc] cùng [Tên] trước [thời điểm]

Vẫn còn vướng từ hôm qua
- [Vướng mắc] · từ [ngày]

Ví dụ

Đây là khối của một người và việc theo dõi phát sinh từ đó:

Priya
- Tiến độ: đã merge API xuất dữ liệu; các bài kiểm thử đều đạt trên staging.
- Kế hoạch: bắt đầu phần ánh xạ cột CSV.
- Vướng mắc: chưa có quyền truy cập nhật ký production.

Việc theo dõi sau standup
- [ ] Ben sẽ gửi yêu cầu cấp quyền xem nhật ký cho Priya tới bộ phận IT trong hôm nay.

Hãy để ý những gì không có. Không có việc cần làm nào cho Priya về việc bắt đầu ánh xạ cột. Đó là kế hoạch trong ngày của cô ấy, và nó sẽ xuất hiện trong phần tiến độ ngày mai. Việc cần làm thuộc về Ben, người đã đề nghị giúp, và nó có thời hạn vì anh ấy nói “trong hôm nay”.

Những lỗi thường gặp

• Biến kế hoạch thành nhiệm vụ. Liệt kê kế hoạch của mọi người thành việc cần làm sẽ che mất một việc theo dõi thực sự.
• Vướng mắc không có người phụ trách. “Đang chờ bên thiết kế” cần một cái tên: ai sẽ hỏi, và khi nào.
• Ghi cả cuộc thảo luận dài vào ghi chú. Nếu một chủ đề mất năm phút, ghi chú chỉ cần một dòng và một việc theo dõi.
• Ghi chú không ai đọc. Đăng chúng ở nơi nhóm vẫn thường xem, hoặc chỉ giữ lại các việc theo dõi.

Cách Poffle viết ghi chú standup

Khi tiêu đề của một cuộc họp được ghi âm có chứa “standup”, “stand-up”, “daily” hoặc “scrum”, hay “hằng ngày” như trong “Họp hằng ngày”, Poffle dùng mẫu họp nhanh. Poffle yêu cầu mô hình trên thiết bị ghi lại tiến độ, kế hoạch và vướng mắc của từng người dưới các mục Tiến độ, Kế hoạch và Vướng mắc, dùng nhãn người nói của họ, và cho mô hình biết rằng kế hoạch thường ngày không phải là việc cần làm. Những gì còn lại trong Việc cần làm là các cam kết và các yêu cầu đã được nhận, như việc của Ben.

Ghi chú theo từng người phụ thuộc vào việc biết ai đã nói. Poffle gắn nhãn micrô của bạn là Bạn và tách các giọng khác trong âm thanh cuộc gọi thành Người nói 1, Người nói 2, v.v. Để gán tên, hãy mở Bản chép lại, bấm vào một nhãn người nói, rồi chọn một người tham dự từ sự kiện lịch hoặc chọn Nhập tên…. Người phụ trách việc cần làm sẽ thay đổi theo tên người nói đã đổi. Với buổi standup quanh một chiếc bàn, ghi bằng một micrô, mọi giọng nói đều nằm trên rãnh micrô của bạn và được gắn nhãn Bạn, nên ghi chú chỉ phân biệt được mọi người khi tên được nói to ra.

Buổi standup từ xa rất hợp với cách Poffle xử lý cuộc gọi. Khi ứng dụng gọi điện bắt đầu dùng micrô, Poffle hỏi Ghi cuộc gọi này?. Không có gì được ghi cho đến khi bạn bấm Ghi. Khi bật Dừng khi cuộc gọi kết thúc, bản ghi sẽ dừng ngay sau khi ứng dụng gọi điện nhả micrô, sau 15 giây đếm ngược kèm nút Tiếp tục ghi nếu bạn muốn ghi tiếp. Poffle không thông báo việc ghi âm, vì vậy hãy thống nhất với nhóm rằng buổi standup được ghi âm, và nói rõ khi có người mới tham gia.

Buổi standup ngày mai

Standup hằng ngày là một sự kiện lặp lại, nên lần họp kế tiếp trong Lịch trình sẽ hiển thị phần tóm tắt Lần trước với các ý từ buổi standup trước và các việc cần làm còn Chưa hoàn tất. Chọn Mở ghi chú tại đó để xem đầy đủ các vướng mắc hôm qua. Nếu tiêu đề không chứa từ khóa nào, chẳng hạn “Họp đầu ngày”, hãy mở menu tùy chọn của cuộc họp và chọn Viết lại ghi chú theo kiểu > Họp nhanh.

Hướng dẫn về các mẫu giải thích cách nhận diện và các kiểu khác, còn hướng dẫn về bản chép lại trình bày cách đặt tên người nói. Bản ghi, bản chép lại và ghi chú được lưu trên máy Mac của bạn, và việc viết ghi chú cần Apple Intelligence trên một máy Mac và ngôn ngữ được hỗ trợ.