Een stand-up en een klantgesprek vragen om andere notities. Na een stand-up wil je per persoon de voortgang en de blokkades zien. Na een klantgesprek wil je de doelen en bezwaren van de klant en de volgende stap. Poffle kiest een notitiesjabloon op basis van de titel van de vergadering, zodat de notities die het op je Mac schrijft de vorm van de vergadering volgen.
Naast Algemeen zijn er vijf sjablonen: 1-op-1, Stand-up, Interview, Klantgesprek en Planning. Een sjabloon voegt focus en sectienamen toe. De inhoud komt nog steeds alleen uit wat er is gezegd.
Zo kiest Poffle een sjabloon
Is een opname aan een agenda-activiteit gekoppeld, dan zoekt Poffle naar trefwoorden in de titel van die activiteit. Hoofdletters, kleine letters en accenten maken niet uit, en alleen hele woorden tellen.
| Sjabloon | Woorden in de titel die het kiezen |
|---|---|
| 1-op-1 | 1:1, 1-1, 1/1, 1 on 1, 1 to 1, one on one, one-to-one |
| Stand-up | standup, stand-up, daily, dailies, scrum |
| Klantgesprek | customer, client, sales, discovery, prospect, user interview, user research, demo |
| Interview | interview, candidate, screening, phone screen |
| Planning | planning, sprint, retro, retrospective, roadmap, kickoff, kick-off, OKR |
Poffle controleert in die volgorde, met ‘demo’ als laatste, en gebruikt de eerste match. ‘User interview met Acme’ wordt dus een Klantgesprek en ‘Sprint demo’ wordt Planning. Het woord ‘daily’ kiest overal Stand-up. Dat past bij ‘Daily standup’, maar vangt ook ‘Daily design review’. Gangbare woorden in de andere talen van Poffle worden ook herkend, in het Nederlands bijvoorbeeld klantgesprek, verkoop, sollicitatiegesprek, een-op-een, dagelijkse of planificatie, en in andere talen bijvoorbeeld Kundenmeeting, entrevista, planering of 商談. Japanse, Koreaanse en Chinese termen tellen overal in de titel, ook zonder spaties eromheen.
Een titel zonder een van deze woorden krijgt het sjabloon Algemeen. Een gesprek dat zonder agenda-activiteit is opgenomen, krijgt de naam van de app, zoals ‘Zoom-gesprek’, en begint dus ook als Algemeen.
Waar elk sjabloon op let
| Sjabloon | Sectienamen | Waar het op let |
|---|---|---|
| 1-op-1 | Updates, Feedback, Blokkades, Groei | Updates, feedback in beide richtingen, blokkades en onderwerpen over groei of loopbaan. |
| Stand-up | Voortgang, Plannen, Blokkades | Voortgang, plannen en blokkades per persoon, per spreker. Routineplannen voor de dag zijn geen actiepunten. |
| Interview | Achtergrond, Sterke punten, Zorgpunten, Vervolgstappen | De achtergrond van de kandidaat, genoemde sterke punten, zorgpunten en vervolgstappen. Geen beoordeling. |
| Klantgesprek | Doelen, Pijnpunten, Verzoeken, Bezwaren, Volgende stappen | De doelen, pijnpunten, verzoeken en bezwaren van de klant. Een functieverzoek is geen actiepunt, tenzij iemand het toezegt. |
| Planning | Doelen, Scope, Risico’s, Eigenaren en datums | Doelen, scope, risico’s, eigenaren en datums, zoals ze zijn genoemd. |
Sectienamen zijn een leidraad, geen formulier om in te vullen. Heeft niemand een risico genoemd, dan verzinnen de Planning-notities er geen, en een lege sectie wordt weggelaten. De vaste onderdelen van de notities blijven bij elke vergadering hetzelfde: In één oogopslag, Besluiten en Actiepunten met eigenaren en uitgesproken deadlines. Automatisch vergadernotities en actiepunten legt uit hoe die worden gekozen.
Wil je weten wat goede notities bij elk soort vergadering bevatten, met een sjabloon dat je kunt kopiëren? Zie de handleidingen voor 1-op-1-notities, stand-upnotities, notities bij sollicitatiegesprekken, notities bij klantgesprekken en notities bij sprintplanning.
Het sjabloon Interview en eerlijke notities
Notities bij sollicitatiegesprekken brengen meer risico mee dan de meeste. Het sjabloon Interview draagt het model op om leeftijd, gender, etniciteit, nationaliteit, religie, gezondheid, handicap, gezin of andere beschermde kenmerken nooit te noteren, af te leiden of te beoordelen, en de kandidaat geen cijfer te geven. Het legt vast wat de kandidaat vertelde over achtergrond en werk, welke zorgpunten er zijn genoemd en welke vervolgstappen zijn afgesproken.
Die regel bepaalt wat Poffle schrijft. Hij verandert niets aan wat er in de ruimte is gezegd, en hij vervangt het wervingsproces van je organisatie niet. Lees notities van een sollicitatiegesprek na voordat je ze deelt, en vraag de kandidaat om toestemming voordat je opneemt.
Wissel na de vergadering van sjabloon
- Open de vergadering en klik op de optieknop (drie puntjes) naast de afspeelbalk.
- Kies Herschrijf notities als en kies dan een sjabloon. Het huidige sjabloon heeft een vinkje.
- Wacht terwijl Poffle de notities op deze Mac opnieuw schrijft op basis van het bewaarde transcript.
Kies Automatisch om terug te gaan naar herkenning op basis van de titel. Voltooide actiepunten en actiepunten die al aan Herinneringen van Apple zijn gekoppeld, blijven bewaard. Kunnen de nieuwe notities niet worden geschreven, dan komen de vorige terug. Het sjabloon wordt met de notities bewaard, en de voetnoot noemt het: “Op deze Mac geschreven als notities in de stijl ‘Planning’. Controleer details aan de hand van de opname.”
Herschrijf notities als heeft een bewaard transcript nodig en is niet beschikbaar zolang de vergadering wordt opgenomen of nog wordt verwerkt. Voor het schrijven van de nieuwe notities is Apple Intelligence nodig, net als de eerste keer.
Geef vergaderingen een naam waarmee herkenning werkt
De eenvoudigste manier om het juiste sjabloon te krijgen is een duidelijke titel in je agenda. Daarmee vind je vergaderingen later ook makkelijker terug.
- Zet het soort vergadering in de titel: ‘1:1 Ana en Ben’, ‘Klantgesprek Acme’, ‘Sprint 42 planning’.
- Houd titels van terugkerende vergaderingen gelijk. Dezelfde titel helpt Poffle om vóór de volgende keer de notities van de vorige keer te tonen.
- Let op onbedoelde trefwoorden. Een titel als ‘Planning klantendiner’ kiest Klantgesprek, omdat ‘klant’ vóór ‘planning’ wordt gecontroleerd.
- Kies bij een gesprek dat zonder activiteit is opgenomen achteraf het sjabloon met Herschrijf notities als.
Wat een sjabloon niet kan
Een sjabloon verschuift de nadruk. Het voegt geen feiten toe, en het maakt van een vage vergadering geen gestructureerde. Is er in een planningsoverleg nooit een eigenaar genoemd, dan blijft de sectie Eigenaren en datums mager, en ook dat is nuttige informatie.
Alle sjablonen werken in de transcriptietaal van de vergadering, met Apple Intelligence op de Mac. Is Apple Intelligence niet beschikbaar, dan wordt het transcript toch gemaakt en kun je later notities schrijven. Wil je de sjablonen op je eigen vergaderingen zien? Download Poffle, geef een testactiviteit een duidelijke titel en neem een paar minuten op met iemand die ermee instemt.
Bronnen
Officiële documentatie en bronnen die in deze gids zijn gebruikt.