Ein Stand-up braucht andere Notizen als ein Kundengespräch. Nach einem Stand-up willst du den Fortschritt und die Blocker jeder Person sehen. Nach einem Kundengespräch willst du die Ziele und Einwände der Kundschaft und den nächsten Schritt kennen. Poffle wählt anhand des Meeting-Titels eine Vorlage für die Notizen. Die Notizen, die es auf deinem Mac schreibt, folgen so der Form des Meetings.
Neben „Allgemein“ gibt es fünf Vorlagen: 1:1, Stand-up, Interview, Kundengespräch und Planung. Eine Vorlage setzt Schwerpunkte und gibt Abschnittsnamen vor. Der Inhalt stammt weiterhin nur aus dem, was gesagt wurde.
So wählt Poffle eine Vorlage
Ist eine Aufnahme mit einem Kalenderereignis verknüpft, sucht Poffle im Titel des Ereignisses nach Stichwörtern. Groß- und Kleinschreibung sowie Akzente spielen dabei keine Rolle, und es zählen nur ganze Wörter.
| Vorlage | Wörter im Titel, die sie auswählen |
|---|---|
| 1:1 | 1:1, 1-1, 1/1, 1 on 1, 1 to 1, one on one, one-to-one |
| Stand-up | standup, stand-up, daily, dailies, scrum |
| Kundengespräch | customer, client, sales, discovery, prospect, user interview, user research, demo |
| Interview | interview, candidate, screening, phone screen |
| Planung | planning, sprint, retro, retrospective, roadmap, kickoff, kick-off, OKR |
Poffle prüft in dieser Reihenfolge, mit „demo“ zuletzt, und verwendet den ersten Treffer. Aus „User interview with Acme“ wird also ein Kundengespräch und aus „Sprint demo“ eine Planung. Das Wort „daily“ wählt an jeder Stelle „Stand-up“. Das passt zu „Daily standup“, erfasst aber auch „Daily design review“. Gängige Wörter in den anderen Sprachen von Poffle werden ebenfalls erkannt, auf Deutsch etwa Kundengespräch, Vorstellungsgespräch, Mitarbeitergespräch oder Planung, in anderen Sprachen etwa entrevista, planering oder 商談. Japanische, koreanische und chinesische Begriffe zählen an jeder Stelle im Titel, auch ohne Leerzeichen davor oder danach.
Ein Titel ohne eines dieser Wörter erhält die Vorlage „Allgemein“. Ein Anruf, der ohne Kalenderereignis aufgenommen wurde, ist nach seiner App benannt, etwa „Zoom-Anruf“, und beginnt daher ebenfalls mit „Allgemein“.
Worauf jede Vorlage achtet
| Vorlage | Abschnittsnamen | Worauf sie achtet |
|---|---|---|
| 1:1 | Updates, Feedback, Blocker, Entwicklung | Updates, Feedback in beide Richtungen, Blocker sowie Entwicklungs- oder Karrierethemen. |
| Stand-up | Fortschritt, Pläne, Blocker | Fortschritt, Pläne und Blocker jeder Person, nach Sprecher. Routinepläne für den Tag sind keine Aufgaben. |
| Interview | Hintergrund, Stärken, Bedenken, Nachfassen | Hintergrund der Kandidatin oder des Kandidaten, genannte Stärken, Bedenken und vereinbartes Nachfassen. Keine Bewertung. |
| Kundengespräch | Ziele, Probleme, Wünsche, Einwände, Nächste Schritte | Ziele, Probleme, Wünsche und Einwände der Kundschaft. Ein Funktionswunsch ist keine Aufgabe, solange niemand ihn zusagt. |
| Planung | Ziele, Umfang, Risiken, Verantwortliche und Termine | Ziele, Umfang, Risiken, Verantwortliche und Termine, so wie sie genannt wurden. |
Abschnittsnamen sind eine Orientierung, kein Formular zum Ausfüllen. Hat niemand ein Risiko erwähnt, erfinden die Notizen zur Planung keines, und ein leerer Abschnitt wird weggelassen. Die üblichen Teile der Notizen bleiben bei jedem Meeting gleich: Auf einen Blick, Entscheidungen und Aufgaben mit Zuständigen und genannten Fristen. Wie diese ausgewählt werden, erklärt Automatische Meeting-Notizen und Aufgaben.
Was gute Notizen in jeder Art von Meeting enthalten, samt einer Vorlage zum Kopieren, zeigen die Anleitungen zu Notizen für 1:1-Meetings, Stand-up-Notizen, Notizen im Vorstellungsgespräch, Notizen zu Kundengesprächen und Notizen zum Sprint Planning.
Die Vorlage „Interview“ und faire Notizen
Notizen zu Interviews bergen mehr Risiken als die meisten anderen. Die Vorlage „Interview“ weist das Modell an, Alter, Geschlecht, ethnische Herkunft, Staatsangehörigkeit, Religion, Gesundheit, Behinderung, Familie oder andere geschützte Merkmale nie zu notieren, daraus abzuleiten oder zu bewerten und die Person nicht einzustufen. Sie hält fest, was die Person über ihren Hintergrund und ihre Arbeit gesagt hat, welche Bedenken aufkamen und welches Nachfassen vereinbart wurde.
Diese Regel bestimmt, was Poffle schreibt. Sie kann nicht ändern, was im Raum gesagt wurde, und sie ersetzt nicht den Einstellungsprozess deiner Organisation. Lies Notizen zu Interviews, bevor du sie teilst, und frag die Person, bevor du aufnimmst.
Die Vorlage nach dem Meeting wechseln
- Öffne das Meeting und klicke neben der Wiedergabeleiste auf die Optionstaste (drei Punkte).
- Wähle Notizen neu schreiben als und dann eine Vorlage. Die aktuelle ist mit einem Häkchen markiert.
- Warte, während Poffle die Notizen auf diesem Mac aus dem gesicherten Transkript neu schreibt.
Wähle Automatisch, um wieder die Erkennung anhand des Titels zu verwenden. Erledigte Aufgaben und Aufgaben, die bereits mit der App „Erinnerungen“ verknüpft sind, bleiben erhalten. Können die neuen Notizen nicht geschrieben werden, kommen die vorherigen zurück. Die Vorlage wird mit den Notizen gesichert, und der Hinweis darunter nennt sie: „Auf diesem Mac im Stil ‚Planung‘ geschrieben. Prüfe Details anhand der Aufnahme.“
Notizen neu schreiben als braucht ein gesichertes Transkript und ist nicht verfügbar, während das Meeting aufgenommen oder noch verarbeitet wird. Für die neuen Notizen ist wie beim ersten Mal Apple Intelligence nötig.
Meetings so benennen, dass die Erkennung funktioniert
Am einfachsten bekommst du die richtige Vorlage mit einem klaren Titel im Kalender. Das macht Meetings auch später leichter auffindbar.
- Schreib die Art des Meetings in den Titel: „1:1 Ana und Ben“, „Acme Discovery Call“, „Sprint 42 Planung“.
- Halte Titel von Serienterminen stabil. Derselbe Titel hilft Poffle, vor dem nächsten Termin die Notizen vom letzten Mal zu zeigen.
- Achte auf ungewollte Stichwörter. Der Titel „Planung Kundenessen“ wählt „Kundengespräch“, weil Wörter mit „Kunde“ vor „Planung“ geprüft werden.
- Bei einem Anruf, der ohne Ereignis aufgenommen wurde, wählst du die Vorlage danach mit Notizen neu schreiben als.
Was eine Vorlage nicht kann
Eine Vorlage verschiebt Schwerpunkte. Sie fügt keine Fakten hinzu und macht aus einem unklaren Meeting kein strukturiertes. Wurde in einem Planungsmeeting nie jemand als zuständig genannt, bleibt der Abschnitt „Verantwortliche und Termine“ dünn, und auch das ist eine nützliche Information.
Alle Vorlagen arbeiten in der Transkriptionssprache des Meetings, mit Apple Intelligence auf dem Mac. Ist Apple Intelligence nicht verfügbar, wird das Transkript trotzdem erstellt, und du kannst die Notizen später schreiben. Um die Vorlagen an deinen eigenen Meetings zu sehen, lade Poffle, gib einem Testereignis einen klaren Titel und nimm ein paar Minuten mit jemandem auf, der zustimmt.
Quellen
Offizielle Dokumentation und Quellen, auf die sich diese Anleitung stützt.