Ghi chú sprint planning thường được đọc vào một thời điểm khó xử: giữa sprint, khi có người hỏi liệu một phần việc nào đó có từng nằm trong phạm vi hay không. Ghi chú tốt trả lời câu hỏi đó trong vài giây. Chúng nêu rõ mục tiêu, những gì nằm trong và ngoài phạm vi, các rủi ro mọi người đã nêu, và ai phụ trách việc gì trước khi nào.
Ghi chú lập kế hoạch cần trả lời những gì
Hướng dẫn Scrum xây dựng Sprint Planning quanh ba chủ đề: vì sao sprint này có giá trị, những gì có thể hoàn thành trong sprint này, và công việc đã chọn sẽ được thực hiện như thế nào. Mục tiêu Sprint phải được chốt trước khi buổi lập kế hoạch kết thúc. Xem Hướng dẫn Scrum để biết chi tiết. Dù nhóm bạn có dùng Scrum hay không, các câu hỏi này vẫn là một dàn ý tốt:
- Vì sao: mục tiêu, trong một câu mà người ngoài nhóm cũng hiểu được.
- Làm gì: công việc được chọn, và công việc được chủ động để ra ngoài.
- Làm thế nào: người phụ trách, thời hạn và các phụ thuộc, đúng như mọi người đã nêu.
- Rủi ro: điều gì có thể cản trở mục tiêu, và nhóm sẽ làm gì nếu điều đó xảy ra.
Cấu trúc này cũng dùng được cho buổi rà soát lộ trình sản phẩm hay buổi khởi động dự án. Chỉ có khoảng thời gian là thay đổi.
Mẫu ghi chú sprint planning
Sprint planning · Sprint [số] · [ngày bắt đầu] đến [ngày kết thúc]
Mục tiêu
- [Một câu]
Trong phạm vi
- [Hạng mục] · người phụ trách: [Tên]
Ngoài phạm vi
- [Hạng mục] · lý do: [vì sao để ra ngoài]
Rủi ro
- [Rủi ro] · nếu xảy ra: [kế hoạch]
Người phụ trách và thời hạn
- [ ] [Tên] sẽ [sản phẩm bàn giao] trước [ngày]
Quyết định
- [Điều đã thống nhất]
Câu hỏi còn mở
- [Câu hỏi] · người trả lời: [Tên]
Ghi lại những gì nằm ngoài phạm vi
Danh sách Ngoài phạm vi có tác dụng lớn hơn bất kỳ phần nào khác trong ghi chú. Trong buổi lập kế hoạch, nhóm thường bàn rất lâu về một hạng mục rồi quyết định gác lại. Một tuần sau, mọi người nhớ cuộc thảo luận chứ không nhớ quyết định. Một dòng kèm lý do, “Chỉnh sửa hàng loạt: chờ mô hình phân quyền mới”, sẽ giải quyết dứt điểm câu hỏi đó cho phần còn lại của sprint.
Người phụ trách và thời hạn, đúng như đã nói
Chỉ ghi người phụ trách khi có người nhận việc, và chỉ ghi ngày khi có người nói ra. “API chắc tuần sau sẽ xong” không phải là cam kết của ai cả; hãy ghi nó như một giả định trong mục Rủi ro và hỏi ai phụ trách. Ngày tương đối cũng dễ bị lệch, nên nếu ai đó nói “trước thứ Năm”, hãy ghi ngày cụ thể.
Các quyết định cũng cần được ghi cẩn thận như vậy. Hãy ghi lại điều nhóm đã thống nhất, không phải mọi phương án đã được bàn. “Ra mắt vào ngày 12” là một quyết định. “Mình có thể làm một buổi webinar” là một ý tưởng; hãy giữ nó như một ý hoặc một câu hỏi còn mở.
Trước khi cuộc họp kết thúc
Dành hai phút cuối để đọc lại ghi chú cho cả phòng nghe:
- Đọc to mục tiêu. Nếu có ai ngập ngừng, nghĩa là mục tiêu chưa được thống nhất.
- Đọc danh sách ngoài phạm vi. Đây là lúc những bất đồng chưa nói ra lộ diện.
- Đọc từng người phụ trách và thời hạn, và đề nghị người phụ trách xác nhận.
Việc đọc lại mất ít thời gian hơn chuỗi tin nhắn mà nó giúp tránh được, và nó cho mỗi cam kết một khoảnh khắc được nói ra rõ ràng, dễ tìm lại trong bản ghi.
Cách hoạt động của mẫu lập kế hoạch trong Poffle
Poffle dùng mẫu lập kế hoạch khi tiêu đề cuộc họp chứa “planning”, “sprint”, “retro” hoặc “retrospective”, “roadmap”, “kickoff” hoặc “OKR”, hay các từ tiếng Việt như “lập kế hoạch” và “kế hoạch”. Ghi chú bổ sung các mục Mục tiêu, Phạm vi, Rủi ro và Người phụ trách và thời hạn, và mẫu này yêu cầu mô hình trên thiết bị ghi người phụ trách và thời hạn đúng như đã được nêu.
Phần còn lại của ghi chú tuân theo các quy tắc ở trên. Quyết định chỉ chứa những gì đã được thống nhất rõ ràng. Việc cần làm chứa các cam kết và các yêu cầu đã được nhận, tối đa tám mục, và khi có nhiều hơn, các mục có người phụ trách hoặc hạn chót sẽ được ưu tiên giữ lại. Hạn chót chỉ xuất hiện nếu có người nói ra. Mỗi việc đều có nút Nhắc tôi để thêm vào Lời nhắc. Mỗi ý có một dấu thời gian để phát đoạn nguồn, và dòng chữ bên dưới ghi chú là “Được viết trên máy Mac này dưới dạng ghi chú Lập kế hoạch. Hãy đối chiếu chi tiết với bản ghi.”
Có hai thói quen giúp ghi chú tốt hơn. Nhấn Control-Option-B, hoặc bấm Đánh dấu thời điểm, khi nhóm thống nhất mục tiêu; các thời điểm đã đánh dấu được nhắc đến trong ghi chú, nên mục tiêu sẽ dễ tìm lại. Và sau cuộc họp, hãy đặt tên người nói trong Bản chép lại, vì người phụ trách việc cần làm đi theo tên người nói. Xem cách đánh dấu thời điểm khi đang ghi âm.
Dùng ghi chú giữa sprint
Khi câu hỏi về phạm vi xuất hiện, hãy tìm kiếm thay vì cuộn tìm. Tính năng tìm kiếm cuộc họp của Poffle tìm trong ghi chú, việc cần làm và bản chép lại, và với Apple Intelligence, Poffle có thể trả lời một câu hỏi như “Chúng ta đã để những gì ra ngoài sprint 14?” dựa trên các cuộc họp đã lưu, kèm liên kết đến nguồn. Xem cách đặt câu hỏi về ghi chú cuộc họp.
Nếu tiêu đề của một buổi lập kế hoạch không chứa từ khóa nào, hãy mở menu tùy chọn của cuộc họp và chọn Viết lại ghi chú theo kiểu > Lập kế hoạch. Hướng dẫn về các mẫu giải thích cách tự động nhận diện và các kiểu khác. Bản ghi, bản chép lại và ghi chú được lưu trên máy Mac của bạn.
Nguồn tham khảo
Tài liệu chính thức và nguồn tham khảo được dùng trong hướng dẫn này.