Un stand-up y una llamada con un cliente necesitan notas distintas. Después de un stand-up quieres el progreso y los bloqueos de cada persona. Después de una llamada con un cliente quieres sus objetivos, sus objeciones y el siguiente paso. Poffle elige una plantilla de notas a partir del título de la reunión, así que las notas que escribe en tu Mac siguen la forma de la reunión.
Hay cinco plantillas además de General: 1:1, Stand-up, Entrevista, Llamada con cliente y Planificación. Una plantilla añade un enfoque y nombres de sección. El contenido sigue saliendo solo de lo que se dijo.
Cómo elige Poffle una plantilla
Cuando una grabación está vinculada a un evento del calendario, Poffle busca palabras clave en el título del evento. La comparación no distingue mayúsculas de minúsculas ni tiene en cuenta los acentos, y solo cuentan las palabras completas.
| Plantilla | Palabras del título que la eligen |
|---|---|
| 1:1 | 1:1, 1-1, 1/1, 1 on 1, 1 to 1, one on one, one-to-one |
| Stand-up | standup, stand-up, daily, dailies, scrum |
| Llamada con cliente | customer, client, sales, discovery, prospect, user interview, user research, demo |
| Entrevista | interview, candidate, screening, phone screen |
| Planificación | planning, sprint, retro, retrospective, roadmap, kickoff, kick-off, OKR |
Poffle comprueba en ese orden, con “demo” al final, y usa la primera coincidencia. Así, “User interview with Acme” se convierte en Llamada con cliente y “Sprint demo”, en Planificación. La palabra “daily” en cualquier parte del título elige Stand-up, lo que encaja con “Daily standup” pero también atrapa “Daily design review”. También se reconocen palabras habituales en los demás idiomas de Poffle: en español, por ejemplo, cliente, ventas, entrevista, reunión individual, reunión diaria o planificación, y en otros idiomas Kundenmeeting, planering o 商談. Los términos en japonés, coreano y chino cuentan en cualquier parte del título, aunque no lleven espacios alrededor.
Un título sin ninguna de estas palabras recibe la plantilla General. Una llamada grabada sin evento del calendario recibe el nombre de su app, como “Llamada de Zoom”, así que también empieza como General.
En qué se centra cada plantilla
| Plantilla | Nombres de sección | En qué se fija |
|---|---|---|
| 1:1 | Novedades, Feedback, Bloqueos, Desarrollo | Novedades, feedback en ambas direcciones, bloqueos y temas de desarrollo o de carrera profesional. |
| Stand-up | Progreso, Planes, Bloqueos | El progreso, los planes y los bloqueos de cada persona, por hablante. Los planes rutinarios del día no son acciones pendientes. |
| Entrevista | Trayectoria, Puntos fuertes, Dudas, Seguimiento | La trayectoria del candidato, los puntos fuertes que menciona, las dudas y los pasos de seguimiento. Sin puntuación. |
| Llamada con cliente | Objetivos, Problemas, Peticiones, Objeciones, Próximos pasos | Los objetivos, los problemas, las peticiones y las objeciones del cliente. Una petición de función no es una acción a menos que alguien se comprometa a ella. |
| Planificación | Objetivos, Alcance, Riesgos, Responsables y fechas | Objetivos, alcance, riesgos, responsables y fechas, tal como se dijeron. |
Los nombres de sección son una guía, no un formulario que rellenar. Si nadie mencionó un riesgo, las notas de Planificación no se lo inventarán, y una sección vacía se omite. Las partes habituales de las notas de cualquier reunión no cambian: Lo esencial, Decisiones y Acciones pendientes, con responsables y con las fechas límite que se dijeron. En Notas de reunión automáticas y acciones pendientes se explica cómo se eligen.
Para saber qué deben contener unas buenas notas en cada tipo de reunión, con una plantilla que puedes copiar, consulta las guías de notas de reuniones 1:1, notas de stand-up, notas de entrevistas, notas de llamadas con clientes y notas de planificación del sprint.
La plantilla Entrevista y unas notas justas
Las notas de una entrevista conllevan más riesgo que la mayoría. La plantilla Entrevista indica al modelo que nunca anote, deduzca ni valore la edad, el género, el origen étnico, la nacionalidad, la religión, la salud, la discapacidad, la familia ni otras características protegidas, y que no puntúe al candidato. Recoge lo que el candidato contó sobre su trayectoria y su trabajo, las dudas que surgieron y los pasos de seguimiento acordados.
Esa regla determina lo que escribe Poffle. No puede cambiar lo que se dijo en la sala, ni sustituye el proceso de selección de tu organización. Lee las notas de una entrevista antes de compartirlas y pregunta al candidato antes de grabar.
Cambia la plantilla después de la reunión
- Abre la reunión y haz clic en el botón de opciones (tres puntos) junto a la barra de reproducción.
- Elige Reescribir notas como y luego una plantilla. La actual lleva una marca de verificación.
- Espera mientras Poffle vuelve a escribir las notas a partir de la transcripción guardada, en este Mac.
Elige Automático para volver a la detección por el título. Las acciones completadas y las que ya están vinculadas a Recordatorios de Apple se conservan. Si no se pueden escribir las notas nuevas, vuelven las anteriores. La plantilla se guarda con las notas, y la nota al pie la indica: “Escritas en este Mac con el estilo Planificación. Comprueba los detalles con la grabación.”
Reescribir notas como necesita una transcripción guardada y no está disponible mientras la reunión se está grabando o todavía se está procesando. Escribir las notas nuevas requiere Apple Intelligence, igual que la primera vez.
Pon títulos claros para que la detección funcione
La forma más sencilla de obtener la plantilla correcta es un título claro en el calendario. Además, facilita encontrar las reuniones más adelante.
- Pon el tipo de reunión en el título: “1:1 Ana y Ben”, “Acme: llamada con cliente”, “Planificación sprint 42”.
- Mantén estables los títulos de las reuniones periódicas. El mismo título ayuda a Poffle a mostrar las notas de la última reunión antes de la siguiente.
- Cuidado con las palabras clave accidentales. Un título como “Planificación de la cena con clientes” elige Llamada con cliente, porque “clientes” se comprueba antes que “planificación”.
- Para una llamada grabada sin evento, elige la plantilla después con Reescribir notas como.
Lo que una plantilla no puede hacer
Una plantilla cambia el énfasis. No añade hechos ni convierte una reunión imprecisa en una estructurada. Si en una reunión de planificación nunca se nombró a un responsable, la sección Responsables y fechas será escasa, y esa también es una respuesta útil.
Todas las plantillas funcionan en el idioma de transcripción de la reunión, con Apple Intelligence en el Mac. Si Apple Intelligence no está disponible, la transcripción se prepara igualmente y puedes escribir las notas más tarde. Para ver las plantillas en tus propias reuniones, descarga Poffle, pon un título claro a un evento de prueba y graba unos minutos con alguien que esté de acuerdo.
Fuentes
Documentación oficial y referencias usadas en esta guía.