En standup og en kundesamtale trenger ulike notater. Etter en standup vil du vite hva hver person har fått gjort, og hva som stopper dem. Etter en kundesamtale vil du ha kundens mål, innvendinger og neste steg. Poffle velger en notatmal ut fra møtetittelen, slik at notatene som skrives på Macen, følger formen på møtet.
I tillegg til Generelt finnes det fem maler: 1:1, Standup, Intervju, Kundesamtale og Planlegging. En mal gir fokus og navn på delene. Innholdet kommer fortsatt bare fra det som ble sagt.
Slik velger Poffle mal
Når et opptak er koblet til en kalenderhendelse, ser Poffle etter nøkkelord i tittelen på hendelsen. Sammenligningen skiller ikke mellom store og små bokstaver og ser bort fra aksenter, og bare hele ord teller.
| Mal | Ord i tittelen som velger den |
|---|---|
| 1:1 | 1:1, 1-1, 1/1, 1 on 1, 1 to 1, one on one, one-to-one |
| Standup | standup, stand-up, daily, dailies, scrum |
| Kundesamtale | customer, client, sales, discovery, prospect, user interview, user research, demo |
| Intervju | interview, candidate, screening, phone screen |
| Planlegging | planning, sprint, retro, retrospective, roadmap, kickoff, kick-off, OKR |
Poffle sjekker i denne rekkefølgen, med «demo» til slutt, og bruker det første treffet. Derfor blir «User interview with Acme» en Kundesamtale, og «Sprint demo» blir Planlegging. Ordet «daily» hvor som helst i tittelen velger Standup, noe som passer for «Daily standup», men som også fanger opp «Daily design review». Vanlige ord på Poffles andre språk gjenkjennes også, for eksempel Kundenmeeting, entrevista, planering eller 商談. Norske eksempler er kundemøte, salgsmøte, jobbintervju, medarbeidersamtale, morgenmøte, daglig og planlegging. Japanske, koreanske og kinesiske uttrykk teller hvor som helst i tittelen, også uten mellomrom rundt dem.
En tittel uten noen av disse ordene får malen Generelt. En samtale som er tatt opp uten kalenderhendelse, får navn etter appen, for eksempel «Zoom-samtale», så den starter også som Generelt.
Dette fokuserer hver mal på
| Mal | Navn på delene | Hva den legger vekt på |
|---|---|---|
| 1:1 | Oppdateringer, Tilbakemeldinger, Hindringer, Utvikling | Oppdateringer, tilbakemeldinger begge veier, hindringer og utvikling eller karrieretemaer. |
| Standup | Fremdrift, Planer, Hindringer | Hver persons fremdrift, planer og hindringer, per taler. Rutinemessige planer for dagen er ikke oppfølgingspunkter. |
| Intervju | Bakgrunn, Styrker, Bekymringer, Oppfølging | Kandidatens bakgrunn, styrker kandidaten selv nevner, bekymringer og oppfølging. Ingen vurdering. |
| Kundesamtale | Mål, Smertepunkter, Ønsker, Innvendinger, Neste steg | Kundens mål, smertepunkter, ønsker og innvendinger. Et funksjonsønske er ikke et oppfølgingspunkt med mindre noen forplikter seg til det. |
| Planlegging | Mål, Omfang, Risikoer, Ansvarlige og datoer | Mål, omfang, risikoer, ansvarlige og datoer, slik de ble uttalt. |
Navnene på delene er veiledning, ikke et skjema som skal fylles ut. Hvis ingen nevnte en risiko, finner ikke Planlegging-notatene på en, og en del uten innhold utelates. De faste delene i alle møtenotater er de samme: Kort fortalt, Beslutninger og Oppfølgingspunkter med ansvarlige og frister som ble sagt høyt. Automatiske møtenotater og oppfølgingspunkter forklarer hvordan de velges.
Vil du vite hva gode notater inneholder for hver type møte, med en mal du kan kopiere, kan du lese veiledningene for 1:1-notater, standup-notater, intervjunotater, notater fra kundesamtaler og notater fra sprintplanlegging.
Intervju-malen og rettferdige notater
Intervjunotater innebærer større risiko enn de fleste andre. Intervju-malen ber modellen aldri notere, utlede eller vurdere alder, kjønn, etnisitet, nasjonalitet, religion, helse, funksjonsnedsettelse, familie eller andre vernede egenskaper, og ikke gi kandidaten en karakter. Den noterer hva kandidaten sa om bakgrunnen og arbeidet sitt, bekymringene som kom opp, og oppfølgingen som ble avtalt.
Den regelen styrer hva Poffle skriver. Den kan ikke endre det som ble sagt i rommet, og den erstatter ikke ansettelsesprosessen i organisasjonen din. Les intervjunotater før du deler dem, og spør kandidaten før du tar opp.
Bytt mal etter møtet
- Åpne møtet og klikk på valgknappen (tre prikker) ved siden av avspillingslinjen.
- Velg Skriv om notatene som, og velg deretter en mal. Den gjeldende malen har en hake.
- Vent mens Poffle skriver notatene på nytt fra den lagrede transkripsjonen, på denne Macen.
Velg Automatisk for å gå tilbake til gjenkjenning ut fra tittelen. Fullførte oppfølgingspunkter og oppfølgingspunkter som allerede er koblet til Påminnelser, beholdes. Hvis de nye notatene ikke kan skrives, kommer de forrige tilbake. Malen lagres sammen med notatene, og fotnoten oppgir den: «Skrevet på denne Macen i stilen Planlegging. Kontroller detaljene mot opptaket.»
Skriv om notatene som krever en lagret transkripsjon og er ikke tilgjengelig mens møtet tas opp eller fortsatt behandles. For å skrive de nye notatene trengs Apple Intelligence, akkurat som første gang.
Gi møtene navn som gjør gjenkjenningen enkel
Den enkleste måten å få riktig mal på er en tydelig tittel i kalenderen. Det gjør det også lettere å finne møtene igjen senere.
- Skriv møtetypen i tittelen: «1:1 Ana og Ben», «Discovery-samtale med Acme», «Sprint 42 planlegging».
- Hold faste titler stabile. Samme tittel hjelper Poffle med å vise notatene fra forrige gang før neste møte.
- Se opp for nøkkelord du ikke mente. Tittelen «Client dinner planning» velger Kundesamtale, fordi «client» sjekkes før «planning».
- For en samtale som er tatt opp uten hendelse, velger du malen etterpå med Skriv om notatene som.
Dette kan ikke en mal gjøre
En mal endrer vektleggingen. Den legger ikke til fakta, og den gjør ikke et uklart møte strukturert. Hvis ingen ble utpekt som ansvarlig i et planleggingsmøte, blir delen Ansvarlige og datoer tynn, og det er også nyttig informasjon.
Alle malene fungerer på møtets transkripsjonsspråk, med Apple Intelligence på Macen. Hvis Apple Intelligence ikke er tilgjengelig, klargjøres transkripsjonen likevel, og du kan skrive notater senere. Vil du se malene på dine egne møter, kan du laste ned Poffle, gi en testhendelse en tydelig tittel og ta opp noen minutter med noen som har sagt ja.
Kilder
Offisiell dokumentasjon og referanser brukt i denne guiden.