Ghi chú phỏng vấn chỉ có một nhiệm vụ: giúp bạn, và bất kỳ ai khác trong hội đồng, sau này đưa ra quyết định công bằng dựa trên những gì ứng viên thực sự đã nói. Ấn tượng phai nhạt chỉ sau một ngày và dễ lẫn giữa các ứng viên. Bằng chứng được ghi lại theo tiêu chí của vị trí thì không.
Hướng dẫn này trình bày những gì nên viết, những gì nên bỏ qua, một mẫu có cấu trúc để bạn sao chép, và cách mẫu phỏng vấn của Poffle áp dụng cùng các quy tắc đó khi viết ghi chú từ bản ghi.
Ghi bằng chứng, không ghi phán xét
Hãy tách riêng ba thứ thường bị trộn lẫn trên trang giấy:
- Ứng viên đã nói hoặc làm gì. “Kể về việc giảm lỗi thanh toán bằng cách đưa bước xác thực thanh toán lên sớm hơn trong quy trình; đưa ra tỷ lệ lỗi trước và sau.”
- Điều đó liên quan thế nào đến một tiêu chí. “Liên quan đến: gỡ lỗi sự cố trên môi trường production.”
- Đánh giá của bạn. Ghi riêng phần này, theo hướng dẫn chấm điểm của tổ chức bạn, sau buổi phỏng vấn.
Không đưa đánh giá vào ghi chú trong lúc phỏng vấn giúp ghi chú hữu ích hơn cho những người còn lại trong hội đồng. Các người phỏng vấn khác có thể đọc bằng chứng và tự hình thành quan điểm trước buổi trao đổi sau phỏng vấn.
Bằng chứng hay ấn tượng?
| Ấn tượng | Bằng chứng |
|---|---|
| Giao tiếp tốt. | Giải thích sự đánh đổi của bộ nhớ đệm cho hội đồng trong hai phút, rồi trả lời câu hỏi tiếp theo về việc vô hiệu hóa bộ nhớ đệm. |
| Chưa đủ thâm niên. | Đã dẫn dắt một dự án từ đầu đến cuối. Chưa từng quản lý nhóm và cho biết muốn thử. |
| Phù hợp văn hóa. | Bỏ dòng này. Hãy gọi tên tiêu chí bạn thực sự muốn nói, rồi ghi bằng chứng cho tiêu chí đó. |
Những gì nên bỏ qua
Đừng ghi lại, phỏng đoán hay nhận xét về những đặc điểm cá nhân không liên quan đến công việc: tuổi tác, kế hoạch gia đình, tôn giáo, sức khỏe, quốc tịch và những điều tương tự. Nếu ứng viên nhắc đến một trong số đó, ghi chú không cần đến nó. Mô tả về ngoại hình hay giọng nói vùng miền cũng không nên có; chúng không phải bằng chứng về kỹ năng, và khiến ghi chú khó chia sẻ hơn.
Quy định khác nhau giữa các quốc gia, vì vậy hãy làm theo hướng dẫn của tổ chức bạn. Để tham khảo, Ủy ban Cơ hội Việc làm Bình đẳng Hoa Kỳ cho biết thông tin được yêu cầu trước khi tuyển dụng nên giới hạn ở những gì thiết yếu để quyết định một người có đủ điều kiện cho công việc hay không. Hướng dẫn của chính phủ Vương quốc Anh yêu cầu nhà tuyển dụng không hỏi ứng viên về các đặc điểm được bảo vệ, hoặc về việc họ đã kết hôn chưa, đã có hay dự định có con hay không. Xem trang của EEOC về các hành vi bị cấm và hướng dẫn tuyển dụng của GOV.UK.
Mẫu phỏng vấn có cấu trúc
Phỏng vấn · [Vị trí] · [Ứng viên] · [Ngày]
Người phỏng vấn: [Tên]
Tiêu chí của buổi phỏng vấn: [tiêu chí 1], [tiêu chí 2], [tiêu chí 3]
Bối cảnh
- [Kinh nghiệm liên quan mà ứng viên đã mô tả]
Câu hỏi 1: [câu hỏi]
- Bằng chứng: [những gì ứng viên nói, kèm chi tiết cụ thể]
- Tiêu chí: [tiêu chí nào]
Câu hỏi 2: [câu hỏi]
- Bằng chứng:
- Tiêu chí:
Câu hỏi của ứng viên
- [Ứng viên hỏi gì] · [chúng ta trả lời gì]
Việc theo dõi
- [ ] [Tên] sẽ [gửi bài tập / kiểm tra người tham chiếu / trả lời một câu hỏi] trước [ngày]
Đánh giá: ghi riêng trong [phiếu chấm điểm]
Hãy hỏi mọi ứng viên cho cùng một vị trí những câu hỏi cốt lõi giống nhau theo cùng một thứ tự. Khi đó ghi chú giữa các ứng viên sẽ khớp với nhau, và buổi trao đổi sau phỏng vấn trở thành việc so sánh bằng chứng thay vì so sánh trí nhớ.
Nếu bạn ghi âm buổi phỏng vấn
Bản ghi âm giúp bạn lắng nghe thay vì gõ phím suốt cuộc trò chuyện. Nhưng nó cũng cần được xử lý cẩn thận. Hãy báo cho ứng viên trước khi bắt đầu, giải thích vì sao bạn ghi âm và giữ bản ghi trong bao lâu, và đề nghị tiếp tục mà không ghi âm. Hãy kiểm tra chính sách của tổ chức trước; có nơi hoàn toàn không cho phép ghi âm buổi phỏng vấn.
Poffle lưu bản ghi, bản chép lại và ghi chú trên máy Mac của bạn và không thông báo việc ghi âm cho bất kỳ ai, vì vậy việc báo cho ứng viên là trách nhiệm của bạn. Khi ghi chú đã xong và quyết định đã được đưa ra, bạn có thể xóa phần âm thanh và giữ lại ghi chú: mở menu tùy chọn của cuộc họp, chọn Xóa…, rồi chọn Chỉ xóa bản ghi. Bản chép lại, ghi chú và tên người nói vẫn được giữ; các tệp âm thanh được chuyển vào Thùng rác, nên hãy dọn sạch cả Thùng rác. Xóa cuộc họp và ghi chú sẽ xóa mọi thứ.
Cách hoạt động của mẫu phỏng vấn trong Poffle
Poffle dùng mẫu phỏng vấn khi tiêu đề cuộc họp chứa những từ như “interview”, “candidate”, “screening” hoặc “phone screen”, hoặc một từ phổ biến chỉ buổi phỏng vấn xin việc trong một ngôn ngữ khác của Poffle, như “phỏng vấn”, “ứng viên”, “entrevista” hay “面接”. Ghi chú dùng các mục Bối cảnh, Điểm mạnh, Điểm cần lưu ý và Việc theo dõi.
Mẫu này yêu cầu mô hình trên thiết bị không bao giờ ghi lại, suy đoán hay đánh giá tuổi tác, giới tính, dân tộc, quốc tịch, tôn giáo, sức khỏe, khuyết tật, gia đình hay các đặc điểm được bảo vệ khác, và không chấm điểm ứng viên. Ghi chú mô tả những gì đã được nói; quyết định vẫn thuộc về hội đồng. Như với mọi ghi chú được tạo tự động, hãy đọc đối chiếu với bản chép lại. Mỗi ý đều liên kết đến đoạn nguồn của nó, và bạn có thể phát lại khoảnh khắc đó để kiểm tra câu chữ.
Một tiêu đề như “User interview” được xem là cuộc trò chuyện với khách hàng, vì cụm từ này thường có nghĩa là nghiên cứu người dùng. Với buổi phỏng vấn xin việc có tiêu đề không được nhận diện, hãy mở menu tùy chọn của cuộc họp và chọn Viết lại ghi chú theo kiểu > Phỏng vấn. Các việc theo dõi như “Tôi sẽ gửi bài tập cho bạn trước thứ Hai” xuất hiện trong Việc cần làm kèm người phụ trách và ngày, và Nhắc tôi sẽ thêm một việc vào ứng dụng Lời nhắc của Apple.
Ghi chú được viết bằng Apple Intelligence trên máy Mac khi thiết bị và ngôn ngữ hỗ trợ; nếu không, bản chép lại vẫn có sẵn. Xem hướng dẫn về các mẫu để biết các kiểu khác, và ghi chú cuộc gọi khách hàng cho các buổi nghiên cứu người dùng.
Nguồn tham khảo
Tài liệu chính thức và nguồn tham khảo được dùng trong hướng dẫn này.