Un stand-up et un appel client n’appellent pas les mêmes notes. Après un stand-up, vous voulez l’avancement et les blocages de chacun. Après un appel client, vous voulez ses objectifs, ses objections et la prochaine étape. Poffle choisit un modèle de notes d’après le titre de la réunion : les notes qu’il rédige sur votre Mac suivent ainsi la forme de la réunion.
Il existe cinq modèles en plus de Général : 1:1, Stand-up, Entretien, Appel client et Planification. Un modèle ajoute un angle et des noms de section. Le contenu, lui, vient toujours uniquement de ce qui a été dit.
Comment Poffle choisit un modèle
Lorsqu’un enregistrement est associé à un évènement de calendrier, Poffle cherche des mots-clés dans le titre de l’évènement. La correspondance ignore les majuscules, les minuscules et les accents, et seuls les mots entiers comptent.
| Modèle | Mots du titre qui le déclenchent |
|---|---|
| 1:1 | 1:1, 1-1, 1/1, 1 on 1, 1 to 1, one on one, one-to-one |
| Stand-up | standup, stand-up, daily, dailies, scrum |
| Appel client | customer, client, sales, discovery, prospect, user interview, user research, demo |
| Entretien | interview, candidate, screening, phone screen |
| Planification | planning, sprint, retro, retrospective, roadmap, kickoff, kick-off, OKR |
Poffle vérifie dans cet ordre, avec « demo » en dernier, et retient la première correspondance. Ainsi, « User interview with Acme » devient un Appel client et « Sprint demo » devient Planification. Le mot « daily », où qu’il se trouve, choisit Stand-up, ce qui convient à « Daily standup » mais attrape aussi « Daily design review ». Les mots courants des autres langues de Poffle sont aussi reconnus : en français, par exemple, « client », « commercial », « recrutement », « entretien individuel », « point quotidien » ou « planification », et dans d’autres langues Kundenmeeting, entrevista, planering ou 商談. Les termes japonais, coréens et chinois comptent n’importe où dans le titre, même sans espace autour.
Un titre sans aucun de ces mots reçoit le modèle Général. Un appel enregistré sans évènement de calendrier porte le nom de son app, comme « Appel Zoom », et commence donc lui aussi avec Général.
Sur quoi chaque modèle se concentre
| Modèle | Noms de section | Ce qu’il surveille |
|---|---|---|
| 1:1 | Actualités, Retours, Blocages, Évolution | Les actualités, les retours dans les deux sens, les blocages, et les sujets d’évolution ou de carrière. |
| Stand-up | Avancement, Programme, Blocages | L’avancement, le programme et les blocages de chacun, par intervenant. Le programme habituel de la journée n’est pas une action à mener. |
| Entretien | Parcours, Points forts, Réserves, Suites à donner | Le parcours du candidat, ses points forts déclarés, les réserves et les suites à donner. Aucune évaluation chiffrée. |
| Appel client | Objectifs, Difficultés, Demandes, Objections, Prochaines étapes | Les objectifs, difficultés, demandes et objections du client. Une demande de fonctionnalité n’est pas une action, sauf si quelqu’un s’y engage. |
| Planification | Objectifs, Périmètre, Risques, Responsables et échéances | Les objectifs, le périmètre, les risques, les responsables et les échéances, tels qu’ils ont été énoncés. |
Les noms de section sont des repères, pas un formulaire à remplir. Si personne n’a mentionné de risque, les notes de Planification n’en inventeront pas, et une section vide est omise. Les parties habituelles des notes de chaque réunion restent les mêmes : L’essentiel, Décisions et Actions à mener, avec les responsables et les échéances énoncées. Notes de réunion et actions à mener automatiques explique comment elles sont choisies.
Pour savoir ce que contiennent de bonnes notes dans chaque type de réunion, avec un modèle à copier, consultez les guides sur les notes de 1:1, les notes de stand-up, les notes d’entretien, les notes d’appel client et les notes de sprint planning.
Le modèle Entretien et des notes équitables
Les notes d’entretien comportent plus de risques que la plupart des autres. Le modèle Entretien demande au modèle de langage de ne jamais consigner, déduire ni évaluer l’âge, le genre, l’origine ethnique, la nationalité, la religion, la santé, le handicap, la situation familiale ou d’autres caractéristiques protégées, et de ne pas attribuer de note au candidat. Il consigne ce que le candidat a dit de son parcours et de son travail, les réserves exprimées et les suites convenues.
Cette règle encadre ce que Poffle écrit. Elle ne change rien à ce qui a été dit dans la pièce, et elle ne remplace pas le processus de recrutement de votre organisation. Relisez les notes d’entretien avant de les partager, et demandez l’accord du candidat avant d’enregistrer.
Changer de modèle après la réunion
- Ouvrez la réunion et cliquez sur le bouton d’options (trois points) à côté de la barre de lecture.
- Choisissez Réécrire les notes au format, puis un modèle. Le modèle actuel est coché.
- Patientez pendant que Poffle rédige à nouveau les notes à partir de la transcription sauvegardée, sur ce Mac.
Choisissez Automatique pour revenir à la détection d’après le titre. Les actions terminées et celles déjà liées à Rappels sont conservées. Si les nouvelles notes ne peuvent pas être rédigées, les notes précédentes reviennent. Le modèle est enregistré avec les notes, et la mention en bas des notes le nomme : « Rédigées sur ce Mac au format Planification. Vérifiez les détails dans l’enregistrement. »
Réécrire les notes au format nécessite une transcription sauvegardée et n’est pas disponible pendant que la réunion est enregistrée ou encore en cours de traitement. Rédiger les nouvelles notes nécessite Apple Intelligence, comme la première fois.
Nommer les réunions pour que la détection fonctionne
Le plus simple pour obtenir le bon modèle, c’est un titre de calendrier clair. Les réunions sont aussi plus faciles à retrouver ensuite.
- Indiquez le type de réunion dans le titre : « 1:1 Ana et Ben », « Point client Acme », « Planification sprint 42 ».
- Gardez des titres stables pour les réunions récurrentes. Un titre identique aide Poffle à afficher les notes de la dernière fois avant la suivante.
- Méfiez-vous des mots-clés involontaires. Un titre « Planification du dîner client » choisit Appel client, car « client » est vérifié avant « planification ».
- Pour un appel enregistré sans évènement, choisissez le modèle après coup avec Réécrire les notes au format.
Ce qu’un modèle ne peut pas faire
Un modèle déplace l’accent. Il n’ajoute pas de faits, et il ne transforme pas une réunion floue en réunion structurée. Si une réunion de planification n’a jamais désigné de responsable, la section Responsables et échéances sera maigre, et c’est aussi une information utile.
Tous les modèles fonctionnent dans la langue de transcription de la réunion, avec Apple Intelligence sur le Mac. Si Apple Intelligence n’est pas disponible, la transcription est tout de même préparée et vous pourrez rédiger les notes plus tard. Pour voir les modèles à l’œuvre sur vos propres réunions, téléchargez Poffle, donnez un titre clair à un évènement de test et enregistrez quelques minutes avec quelqu’un qui est d’accord.
Sources
Documentation officielle et références utilisées dans ce guide.