Webex có thể tự ghi lại cuộc họp, thường do người chủ trì bắt đầu, và theo Webex, tính năng ghi trên đám mây không có trong gói Free (hướng dẫn ghi cuộc họp của Webex). Nếu bạn là người tham dự muốn có bản ghi riêng về cuộc thảo luận, hoặc muốn giữ bản chép lại trên máy Mac của mình, bạn có thể ghi micrô và âm thanh cuộc họp ngay trên máy. Hãy hỏi trước: người chủ trì có thể có lý do để không ghi âm.
Webex Meetings, ứng dụng Webex và trình duyệt
Poffle nhận ra cả ứng dụng Webex Meetings lẫn ứng dụng Webex, và gắn nhãn cả hai là Webex. Poffle nhận thấy một cuộc họp khi một trong hai ứng dụng này đã dùng micrô trong 3 giây, bằng cách kiểm tra danh sách các ứng dụng đang dùng micrô mà macOS lưu giữ. Không cần thêm quyền nào, và Poffle không đọc cửa sổ cuộc họp. Nếu bạn tham gia từ trình duyệt, lời đề xuất sẽ nêu tên trình duyệt thay vì Webex.
Để Webex theo thiết bị của hệ thống
Tên các mục của Webex dưới đây được giữ nguyên tiếng Anh như trong trung tâm trợ giúp của Webex. Trong ứng dụng Webex, mở Settings > Audio (Cài đặt > Âm thanh). Bạn có thể chọn chuông, loa và micrô, hoặc chọn Follow system setting (Theo cài đặt hệ thống) để dùng thiết bị mà macOS đặt làm mặc định. Khi đó, Webex sẽ thay đổi theo mỗi khi bạn chuyển thiết bị trong macOS (hướng dẫn cài đặt âm thanh của Webex).
Follow system setting rất phù hợp khi ghi âm. Poffle ghi đầu vào mặc định của máy Mac làm giọng của bạn và cũng thay đổi theo đầu vào đó, nên khi bạn cắm tai nghe giữa cuộc họp, Webex và Poffle cùng chuyển sang tai nghe. Nếu chọn cố định một thiết bị trong Webex, bạn có thể đang nói vào một micrô trong khi Poffle lại ghi một micrô khác.
Âm thanh thông minh và bản ghi của bạn
Trong cuộc họp, chọn Audio options (Tùy chọn âm thanh) để chọn một chế độ âm thanh thông minh của Webex: Noise removal (Loại bỏ tiếng ồn), chế độ mặc định; Optimize for my voice (Tối ưu cho giọng của tôi), chế độ này còn loại bỏ cả giọng nói ở phía sau; Optimize for all voices (Tối ưu cho mọi giọng nói), dành cho một nhóm trong phòng họp; hoặc Music mode (Chế độ âm nhạc) (hướng dẫn về tiếng ồn nền của Webex). Các chế độ này thay đổi những gì Webex gửi đến người khác. Poffle ghi trực tiếp micrô của bạn, nên chúng không làm sạch bản ghi giọng của bạn trong Poffle.
Trường hợp phòng họp cần lưu ý riêng. Nếu nhiều đồng nghiệp dùng chung micrô của máy Mac, tất cả họ đều nằm trên rãnh Bạn của Poffle. Poffle tách người nói trong âm thanh cuộc họp, chứ không tách trong rãnh micrô. Hãy nhớ điều đó khi đọc xem ai đã nói gì, và đối chiếu tên với bản ghi.
Ghi âm cuộc họp
- Kiểm tra quyền truy cập của Poffle trong Cài đặt hệ thống > Quyền riêng tư & Bảo mật: Micrô, và Bản ghi âm thanh hệ thống & màn hình cho âm thanh cuộc họp. Poffle ghi âm thanh, không ghi màn hình của bạn.
- Nếu cuộc họp có trong lịch của bạn, hãy mở nó trong Lịch trình và chọn Ghi cuộc họp sau khi đã tham gia. Nhờ vậy, tiêu đề và danh sách người tham dự được giữ cùng bản ghi.
- Hoặc bấm Ghi khi Poffle đề xuất ghi cuộc gọi Webex.
- Báo cho những người tham gia khác rằng bạn đang ghi âm.
- Rời cuộc họp khi đã kết thúc.
Bản ghi kết thúc như thế nào
Sau khi bạn rời đi và Webex đã ngừng dùng micrô trong 20 giây, Poffle hiển thị bộ đếm ngược 15 giây: “Webex đã kết thúc cuộc gọi.” Tiếp tục ghi sẽ hủy bộ đếm ngược. Nếu bạn để nó chạy hết, cả hai rãnh sẽ được cắt đến 2 giây sau lần cuối Webex dùng micrô.
Với bản ghi được liên kết với một sự kiện lịch, Poffle còn theo dõi giờ kết thúc đã lên lịch. Khi cuộc họp vẫn đang diễn ra trong Webex, Poffle tiếp tục ghi. Năm phút sau giờ kết thúc theo lịch, Poffle đề xuất dừng nếu không có ứng dụng gọi điện nào đang dùng micrô, hoặc khi cuộc họp đã im lặng được một phút. Ghi chú cuộc họp đã lưu sẽ nêu lý do, ví dụ “Đã tự động dừng sau giờ kết thúc theo lịch.”
Sau khi bản ghi được lưu, Poffle chép lại và tách người nói ngay trên máy Mac của bạn. Khi Apple Intelligence khả dụng cho ngôn ngữ đó, Poffle viết phần tổng quan, các phần nội dung, quyết định và việc cần làm. Hướng dẫn về ghi chú giải thích cách đối chiếu từng mục với bản ghi.
Báo cho người tham gia
Khi ai đó ghi bằng Webex, Webex hiển thị biểu tượng đang ghi trong cửa sổ cuộc họp. Poffle hoàn toàn không xuất hiện trong Webex và không thông báo việc ghi âm. Hãy nói rõ ngay từ đầu, và nhắn trong khung chat cho những ai tham gia muộn.
Câu hỏi về Webex
Có cần là người chủ trì mới dùng được Poffle không?
Không. Vai trò người chủ trì và người đồng chủ trì của Webex kiểm soát trình ghi của Webex. Poffle ghi những gì máy Mac của bạn phát ra và nghe thấy. Sự đồng ý của những người tham gia vẫn rất quan trọng.
Ghi chú sẽ dùng bố cục nào?
Tiêu đề sự kiện quyết định điều đó. “Customer demo” (buổi demo cho khách hàng) trở thành cuộc gọi khách hàng và “Q3 roadmap” (lộ trình quý 3) thành cuộc họp lập kế hoạch; các tiêu đề khác nhận ghi chú chung. Hướng dẫn về các mẫu liệt kê các từ khóa.
Có thể ghi một cuộc họp Webex đang phát trên thiết bị khác không?
Không. Poffle ghi micrô của máy Mac này và âm thanh mà máy Mac này phát ra, nên cuộc họp phải đang chạy trên chính máy này.
Nguồn tham khảo
Tài liệu chính thức và nguồn tham khảo được dùng trong hướng dẫn này.