Cách ghi âm cuộc họp Microsoft Teams và chép lại trên máy Mac

Microsoft Teams có tính năng ghi riêng, nhưng bạn có dùng được hay không còn tùy vào giấy phép của bạn và chính sách ghi của người tổ chức. Nếu bạn muốn có một bản ghi và bản chép lại riêng tư của cuộc họp Teams ngay trên máy Mac của mình, bạn có thể tạo chúng song song với Teams. Hướng dẫn này trình bày các bước, những cài đặt âm thanh quan trọng trong Teams, và điều gì xảy ra khi cuộc họp kết thúc hoặc kéo dài quá giờ.

Tóm tắt nhanh

1. Cấp cho Poffle quyền truy cập micrô và quyền Bản ghi âm thanh hệ thống & màn hình trong Cài đặt hệ thống. Quyền thứ hai giúp Poffle nghe được những người tham dự khác; Poffle ghi âm thanh, không ghi màn hình của bạn.
2. Trong Teams, dùng cùng loa và micrô như macOS.
3. Tham gia cuộc họp và báo cho mọi người biết bạn đang ghi.
4. Khi Poffle hiện Ghi cuộc gọi này?, bấm Ghi.
5. Rời cuộc họp. Poffle sẽ dừng ngay sau đó, trừ khi bạn chọn Tiếp tục ghi.
6. Đọc bản chép lại và ghi chú trong Lịch trình, hoặc tìm lại sau bằng Tìm kiếm cuộc họp (Control-Option-M).

Teams mới, Teams cổ điển và Teams trên web

Poffle nhận ra cả ứng dụng Microsoft Teams mới lẫn Teams cổ điển, và gắn nhãn cả hai là Microsoft Teams. Poffle không đọc cửa sổ Teams. Ứng dụng chỉ nhận ra rằng Teams đã dùng micrô trong 3 giây, điều xảy ra khi bạn tham gia một cuộc họp hoặc nhận một cuộc gọi. Tính năng nhận diện đọc danh sách các ứng dụng đang dùng micrô mà macOS lưu giữ, không cần thêm quyền nào và không bao giờ tự mở âm thanh.

Nếu bạn tham gia Teams trong trình duyệt, lời đề xuất sẽ nêu tên trình duyệt, chẳng hạn Microsoft Edge hoặc Safari. Trình duyệt có thể dùng micrô cho việc khác, nên hãy đọc tên trước khi bấm Ghi.

Chọn thiết bị trong Teams khớp với máy Mac

Trong Teams, chọn Cài đặt và các nội dung khác > Cài đặt > Thiết bị, rồi chọn Loa và Micrô. Hướng dẫn cài đặt thiết bị của Microsoft hiển thị cùng trang này, nơi bạn cũng có thể thực hiện cuộc gọi thử.

Hãy chọn những thiết bị mà macOS dùng làm mặc định. Poffle ghi đầu vào mặc định hiện tại của máy Mac làm phía của bạn trong cuộc trò chuyện và đi theo khi đầu vào đó thay đổi, chẳng hạn khi bạn cắm tai nghe giữa cuộc họp. Những người tham dự khác được ghi từ âm thanh máy Mac, tức là âm thanh Teams phát trên máy Mac của bạn. Hướng dẫn về đầu ra âm thanh của Apple cho biết nơi chọn thiết bị đầu ra.

Khử tiếng ồn và cô lập giọng nói

Teams có thể khử tiếng ồn nền, và với hồ sơ giọng nói, Teams có thể tách giọng của bạn khỏi những người khác ở gần. Trong cuộc họp, mở menu bên cạnh Micrô để chuyển sang Chỉ tiếng ồn nền hoặc tắt Khử tiếng ồn, như bài viết về cô lập giọng nói của Microsoft giải thích. Hồ sơ giọng nói được tạo trong Cài đặt và các nội dung khác > Cài đặt > Nhận dạng.

Các tùy chọn này định hình những gì Teams gửi cho người khác. Poffle ghi trực tiếp từ micrô của bạn, nên chúng không làm sạch bản ghi giọng nói của bạn trong Poffle. Giọng của những người khác đến nơi sau khi đã qua xử lý trong Teams của họ. Với rãnh của bạn, tai nghe và một căn phòng yên tĩnh tạo ra khác biệt lớn nhất. Tai nghe cũng ngăn âm thanh cuộc họp lọt vào micrô của bạn; khi điều đó xảy ra, Poffle bỏ các đoạn bị lặp lại khỏi bản chép lại và cho bạn biết.

Báo cho người tham dự trước khi ghi

Khi ai đó bắt đầu ghi trong Teams, Microsoft cho biết mọi người đều được thông báo tự động. Bản ghi của Poffle thì tách biệt. Bản ghi này không hiển thị trong Teams, và Poffle không thông báo về nó. Hãy nói điều đó khi bắt đầu, và viết vào khung trò chuyện của cuộc họp cho những người vào muộn. Hãy tuân theo chính sách của tổ chức bạn về việc ghi cuộc họp.

Khi cuộc họp kết thúc hoặc kéo dài quá giờ

Dừng khi cuộc gọi kết thúc được bật theo mặc định trong Cài đặt > Giọng nói > Cuộc họp. Sau khi bạn rời đi và Teams ngừng dùng micrô được 20 giây, Poffle bắt đầu đếm ngược 15 giây kèm “Microsoft Teams đã kết thúc cuộc gọi.” Tiếp tục ghi sẽ hủy việc đếm ngược. Nếu bạn để đếm ngược chạy hết, cả hai rãnh được cắt về thời điểm 2 giây sau lần cuối Teams dùng micrô.

Khi bản ghi được liên kết với sự kiện Teams trong lịch của bạn, giờ kết thúc theo lịch cũng được tính. Nếu cuộc họp kéo dài quá giờ và Teams vẫn đang dùng micrô, Poffle tiếp tục ghi. Năm phút sau giờ kết thúc theo lịch, Poffle đề xuất dừng nếu không còn ứng dụng gọi điện nào dùng micrô, hoặc khi cuộc họp đã im lặng được một phút. Việc kéo dài sự kiện trong lịch sẽ hoãn thời điểm đó.

Với các cuộc họp Teams liền nhau, hãy chọn Dừng và lưu giữa các cuộc. Một cuộc gọi mới bắt đầu trong vòng 20 giây được tính là cùng một cuộc gọi, nên cuộc họp thứ hai sẽ nằm trong bản ghi của cuộc họp đầu tiên.

Ghi chú biết ai là người tham dự

Nếu các cuộc họp Teams của bạn xuất hiện trong ứng dụng Lịch trên máy Mac, hãy liên kết bản ghi với sự kiện: mở sự kiện trong Lịch trình và chọn Ghi cuộc họp, hoặc bấm Ghi khi chỉ có một cuộc họp đang diễn ra. Khi đó, người tham dự của sự kiện sẽ xuất hiện trong menu đặt tên của từng người nói, và số người tham dự giới hạn số giọng nói riêng biệt mà Poffle tìm. Tiêu đề cũng chọn bố cục ghi chú: “Sprint planning” nhận ghi chú Lập kế hoạch và “Daily standup” nhận ghi chú Họp nhanh. Hướng dẫn về mẫu ghi chú liệt kê đầy đủ các bố cục.

Câu hỏi về Teams

Tôi có thể dùng Poffle khi tính năng ghi của Teams bị tắt không?

Có. Chính sách ghi của Teams kiểm soát trình ghi của Teams; Poffle ghi âm thanh của máy Mac ngay trên máy. Các quy định của tổ chức bạn và sự đồng ý của người tham dự vẫn được áp dụng.

Poffle có dùng bản chép lại của Teams không?

Không. Poffle chép lại bản ghi của chính nó trên máy Mac của bạn bằng tính năng nhận dạng giọng nói của Apple. Không cần giấy phép Teams hay cài đặt chép lời nào, và không có gì được tải lên.

Tôi nghe cuộc họp bằng điện thoại. Vì sao không có lời đề xuất?

Máy Mac chỉ nghe được những gì đi qua nó. Nếu âm thanh cuộc gọi nằm trên điện thoại, Teams trên máy Mac không dùng micrô và cũng không phát âm thanh cuộc họp, nên Poffle không có gì để nhận ra hay ghi lại.