Sprint planlama notları zor bir anda okunur: sprintin ortasında, biri bir işin hiç kapsamda olup olmadığını sorduğunda. İyi notlar bunu saniyeler içinde yanıtlar. Hedefi, neyin kapsamda olup neyin olmadığını, dile getirilen riskleri ve kimin neyi ne zamana kadar üstlendiğini belirtir.
Planlama notlarının yanıtlaması gerekenler
Scrum Rehberi, Sprint Planlama’yı üç konu etrafında çerçeveler: sprint neden değerli, bu sprintte ne yapılabilir ve seçilen iş nasıl yapılacak. Sprint hedefi planlama bitmeden netleşmiş olmalıdır. Ayrıntılar için Scrum Rehberi’ne bakın. Ekibiniz Scrum kullansın ya da kullanmasın, bu sorular iyi bir taslak oluşturur:
- Neden: hedef; ekip dışından birinin de anlayacağı tek bir cümleyle.
- Ne: seçilen iş ve bilerek dışarıda bırakılan iş.
- Nasıl: kişilerin söylediği şekliyle sorumlular, tarihler ve bağımlılıklar.
- Riskler: hedefi neyin engelleyebileceği ve bu olursa ekibin ne yapacağı.
Aynı yapı bir yol haritası incelemesinde veya bir proje başlangıç toplantısında da işe yarar. Yalnızca zaman ufku değişir.
Bir sprint planlama şablonu
Sprint planlama · Sprint [numara] · [başlangıç tarihi] - [bitiş tarihi]
Hedef
- [Tek cümle]
Kapsamda
- [Öğe] · sorumlu: [Ad]
Kapsam dışı
- [Öğe] · neden: [neden dışarıda bırakıldı]
Riskler
- [Risk] · olursa: [plan]
Sorumlular ve tarihler
- [ ] [Ad], [tarih] tarihine kadar [teslim edilecek iş]
Kararlar
- [Ne kararlaştırıldı]
Açık sorular
- [Soru] · yanıtlayacak kişi: [Ad]
Kapsam dışında kalanları yazın
Kapsam dışı listesi, notların diğer tüm bölümlerinden daha fazla iş görür. Planlamada bir ekip çoğu zaman bir öğeyi uzun uzun tartışır ve onu dışarıda bırakmaya karar verir. Bir hafta sonra insanlar kararı değil, tartışmayı hatırlar. Nedeniyle birlikte tek bir satır, “Toplu düzenleme: yeni izin modelini bekliyor”, sprintin geri kalanı için soruyu kapatır.
Söylendiği şekliyle sorumlular ve tarihler
Bir sorumluyu yalnızca biri işi üstlendiğinde, bir tarihi de yalnızca söylendiğinde yazın. “API’nin gelecek hafta hazır olması gerekir” kimsenin verdiği bir söz değildir; bunu Riskler altında bir varsayım olarak not edin ve sorumlusunun kim olduğunu sorun. Göreli tarihler de kayar; biri “perşembeye kadar” derse tarihi yazın.
Kararlar da aynı özeni hak eder. Tartışılan her seçeneği değil, ekibin kararlaştırdığını kaydedin. “Lansman ayın 12’sinde” bir karardır. “Bir web semineri yapabiliriz” bir fikirdir; bunu bir madde veya açık soru olarak tutun.
Toplantı bitmeden önce
Son iki dakikayı notları odadakilere okumaya ayırın:
- Hedefi yüksek sesle okuyun. Biri tereddüt ediyorsa henüz üzerinde anlaşılmamıştır.
- Kapsam dışı listesini okuyun. Sessiz anlaşmazlıklar burada ortaya çıkar.
- Her sorumluyu ve tarihi okuyun ve sorumludan onaylamasını isteyin.
Bu geri okuma, önlediği mesaj trafiğinden daha az zaman alır ve her söze, bir kayıtta kolayca bulunabilen açık ve sesli bir an kazandırır.
Poffle’ın planlama şablonu nasıl çalışır
Poffle, bir toplantının başlığında “planning”, “sprint”, “retro” veya “retrospective”, “roadmap”, “kickoff” ya da “OKR” geçtiğinde planlama şablonunu kullanır. “planl” ile başlayan sözcükler de tanındığı için Türkçe “planlama” da işe yarar. Notlar Hedefler, Kapsam, Riskler ve Sorumlular ve tarihler bölümlerini ekler ve şablon, aygıt üzerindeki modelden sorumluları ve tarihleri söylendiği şekliyle kaydetmesini ister.
Notların geri kalanı yukarıdaki kurallara uyar. Kararlar yalnızca açıkça kararlaştırılanları içerir. Eylem maddeleri verilen sözleri ve kabul edilen istekleri en fazla sekiz madde olarak tutar; daha fazlası olduğunda önce sorumlusu veya son tarihi olanlar korunur. Son tarih yalnızca biri söylediyse görünür. Her maddenin kaynağını oynatan bir zaman damgası vardır ve notların altındaki satırda “Bu Mac’te Planlama biçiminde yazıldı. Ayrıntıları kayıtla karşılaştırın.” yazar.
İki alışkanlık notları daha iyi hâle getirir. Ekip hedef üzerinde anlaştığında Kontrol-Option-B’ye basın veya Anı işaretle’yi tıklayın; işaretlenen anlar notlarda ele alınır, böylece hedefi yeniden bulmak kolaylaşır. Toplantıdan sonra da Döküm’de konuşmacıları adlandırın, çünkü eylem sorumluları konuşmacı adlarını izler. Kayıt sırasında anları nasıl işaretleyeceğinizi öğrenin.
Notları sprint ortasında kullanın
Kapsam sorusu gündeme geldiğinde kaydırmak yerine arama yapın. Poffle’ın toplantı araması notlarda, eylemlerde ve dökümlerde arama yapar ve Apple Intelligence ile kaydedilen toplantılarınızdan “14. sprintte neyi dışarıda bıraktık?” gibi bir soruyu kaynaklara bağlantılarla yanıtlayabilir. Toplantı notlarınız hakkında nasıl soru sorulur yazısına bakın.
Bir planlama toplantısının başlığında anahtar sözcüklerin hiçbiri yoksa toplantının seçenekler menüsünü açın ve Notları şu biçimde yeniden yaz > Planlama’yı seçin. Şablonlar rehberi otomatik algılamayı ve diğer biçimleri açıklıyor. Kayıtlar, dökümler ve notlar Mac’inizde kalır.
Kaynaklar
Bu rehberde kullanılan resmi belgeler ve kaynaklar.