Automatiska mötesanteckningar och åtgärdspunkter på Mac

Efter ett möte behöver de flesta tre saker: vad som diskuterades, vad som beslutades och vem som gör vad och när. Poffle skriver det utifrån ett inspelat möte på din Mac. Appen använder Apple Intelligence via Apples Foundation Model på enheten, så transkriberingen laddas inte upp till någon molntjänst för att sammanfattas.

Anteckningarna är ett utkast som bygger på transkriberingen. Varje punkt länkar tillbaka till avsnittet den kommer från, så att du på några sekunder kan kontrollera ett namn, en siffra eller ett datum innan du litar på det.

Det här behöver du

• En Mac som har stöd för Apple Intelligence, med Apple Intelligence aktiverat i Systeminställningar. Apple listar aktuella enheter och språk i Så här får du nästa generation av Apple Intelligence.
• Ett mötesspråk som Apple Intelligence har stöd för. Poffle skriver anteckningarna på det transkriberingsspråk som är valt i Inställningar > Tal > Transkribering > Språk.
• En inspelning. Starta en från en aktivitet i Agenda med Spela in möte, eller välj Spela in när Poffle erbjuder sig att spela in ett samtal.

När Apple Intelligence inte är tillgängligt förklarar Poffle varför, till exempel ”Aktivera Apple Intelligence i Systeminställningar för att skapa sammanfattningar. Inspelningen och transkriberingen är fortfarande tillgängliga.” Transkriberingen tas ändå fram på datorn. När Apple Intelligence är redo öppnar du mötet och väljer Skriv anteckningar. Det finns ingen reservlösning i molnet.

Det här innehåller anteckningarna

Öppna mötet från dess aktivitet i Agenda, eller hitta det med Sök i möten, och välj fliken Anteckningar.

• I korthet: tre till fem punkter som sammanfattar mötet.
• Avsnitt: upp till sex ämnen i den ordning de togs upp, vart och ett med upp till fem punkter.
• Beslut: bara det som uttryckligen bestämdes. En mening som bara upprepar en uppgift, eller som säger att inget beslutades, utelämnas.
• Åtgärdspunkter: upp till åtta uppgifter, var och en formulerad så att den går att förstå på egen hand, med en ansvarig och ett slutdatum när mötet angav ett.

Poffle läser transkriberingen i korta, överlappande utdrag på upp till ungefär fyra minuter vardera, så att en kommentar i minut 40 får samma uppmärksamhet som en i minut 2. Liknande utdrag slås sedan ihop till avsnitt. Om en del av ett långt möte ändå inte går att sammanfatta står det i anteckningarna, i stället för att det blir ett tyst glapp.

Så får en åtgärd en ansvarig och ett slutdatum

Allt som låter som arbete är inte en åtgärd. Poffle behåller åtaganden och förfrågningar som någon har accepterat. Förslag, öppna frågor, hypotetiska resonemang, arbete som redan är klart och sådant som görs direkt under mötet blir inte uppgifter.

Ta den här ordväxlingen från mötet i skärmbilden:

• Du sa ”Jag skickar de nya onboardingskisserna senast på torsdag.” Det är ett åtagande i första person, så det blir Skicka de nya onboardingskisserna, med Du som ansvarig och torsdag som slutdatum.
• Ana sa ”Ben ansvarar för versionsinformationen”, och Ben svarade ”Visst, jag skriver ett utkast den här veckan och delar det på fredag.” Ben accepterade, så åtgärden blir hans.
• Du sa också ”Vi kanske kan köra ett webbinarium någon gång, men det är bara en idé.” Det förblir en punkt i anteckningarna. Det är ingen åtgärd.

Slutdatum kommer bara från det som sades: ”senast på torsdag” eller ”före lanseringen”, aldrig ett gissat datum. Den ansvariga är den person som åtog sig uppgiften eller som accepterade en förfrågan, inte bara den som nämndes. Ansvariga sparas som talare, så när du byter namn på ”Talare 2” till ett riktigt namn i transkriberingen följer åtgärden med. Instruktioner som sägs under mötet, till exempel ”notera att det här är godkänt”, behandlas som en del av samtalet och följs aldrig.

Kontrollera en punkt mot inspelningen

Varje punkt, beslut och åtgärd citerar den del av transkriberingen som den kommer från. Under var och en finns en tidsstämpel. Klicka på den för att spela upp just det ögonblicket i inspelningen, eller växla till Transkribering för att läsa samtalet runt omkring.

Fotnoten under anteckningarna, till exempel ”Skrivet på den här Macen i stilen Planering. Kontrollera detaljerna mot inspelningen.”, ska tas bokstavligt. Följ den för namn, siffror och datum, och för alla beslut som du ska återge för någon som inte var med. En genererad åtgärd är ett välgrundat utkast, inte ett löfte som alla har ställt sig bakom.

Avfärda, slutför eller kopiera en åtgärd

• Om en punkt egentligen inte är en åtgärd klickar du på dess stängningsknapp, ”Ingen åtgärd. Avfärda den”. Listan visar då Visa 1 avfärdad, där du kan granska punkten och återställa den.
• Klicka på cirkeln för att markera en åtgärd som slutförd.
• Kontroll-klicka på en åtgärd och välj Kopiera åtgärd för att klistra in den i en annan app.

Avfärdade åtgärder tas inte med när du delar eller exporterar anteckningarna, och de används inte för att besvara frågor om dina möten.

Skicka en åtgärd till Påminnelser

1. Välj Påminn mig under åtgärden.
2. Granska titeln. Redigera den om formuleringen behöver bli tydligare inför senare.
3. Välj en lista. Om du vill få en notis låter du Påminn mig kl. vara på och väljer datum och tid. Stäng av det om du vill spara en uppgift utan notis.
4. Om Påminnelser inte är anslutet än väljer du Anslut Påminnelser och tillåter åtkomst. Välj sedan Lägg till påminnelse.

Poffle ber om åtkomst till Påminnelser först när du lägger till en påminnelse, och analysen skapar aldrig påminnelser på egen hand. Om du slutför uppgiften i Påminnelser slutförs åtgärden i mötet, och tvärtom. I Poffles Pofflet Påminnelser tar Öppna mötesanteckningar dig från påminnelsen tillbaka till exakt den åtgärden. Apples handbok för Påminnelser förklarar datum och notiser.

När anteckningarna behöver ett nytt försök

Om bearbetningen stoppades eller misslyckades väljer du Förbered mötesanteckningar. Om anteckningarna skrevs med fel fokus öppnar du mötets alternativmeny och väljer Skriv om anteckningarna som för att välja en annan mall, till exempel 1:1 eller Planering. Slutförda åtgärder och åtgärder som är länkade till Påminnelser behålls, och de tidigare anteckningarna kommer tillbaka om de nya inte kan skrivas.

Anteckningarna blir aldrig bättre än inspelningen. Hörlurar, en röst i taget och rätt transkriberingsspråk hjälper. Läs mer om inspelningssidan i rena, läsbara mötestranskriberingar. Vill du prova själv kan du hämta Poffle och spela in ett kort möte där alla vet att det är ett test.