Intervjuanteckningar har en enda uppgift: att låta dig, och alla andra i intervjupanelen, fatta ett rättvist beslut senare utifrån vad kandidaten faktiskt sa. Intryck bleknar inom ett dygn och flyter ihop mellan kandidater. Belägg som skrivs ner mot rollens kriterier gör inte det.
Den här guiden tar upp vad du ska skriva, vad du ska utelämna, en strukturerad mall som du kan kopiera och hur Poffles intervjumall tillämpar samma regler när den skriver anteckningar utifrån en inspelning.
Skriv belägg, inte ett omdöme
Håll isär tre saker som lätt blandas ihop på sidan:
- Vad kandidaten sa eller gjorde. ”Berättade hur hen minskade felen i kassan genom att flytta valideringen av betalningar tidigare i flödet. Angav felfrekvensen före och efter.”
- Hur det hänger ihop med ett kriterium. ”Relevant för: felsökning av problem i produktion.”
- Din bedömning. Skriv den separat, enligt organisationens bedömningsmall, efter intervjun.
När bedömningen hålls utanför de löpande anteckningarna blir de mer användbara för resten av panelen. De andra intervjuarna kan läsa beläggen och bilda sig en egen uppfattning före genomgången.
Belägg eller intryck?
| Intryck | Belägg |
|---|---|
| Bra på att kommunicera. | Förklarade avvägningen kring cachning för panelen på två minuter och svarade sedan på följdfrågan om invalidering. |
| Inte särskilt senior. | Har lett ett projekt från början till slut. Har inte varit chef för ett team än och sa att hen vill bli det. |
| Passar bra in i kulturen. | Utelämna det här. Ange vilket kriterium du egentligen menar och skriv beläggen för det. |
Det här utelämnar du
Skriv inte ner, gissa inte och kommentera inte personliga egenskaper som inte har med jobbet att göra: ålder, familjeplaner, religion, hälsa, nationalitet och liknande. Om en kandidat nämner något sådant behöver anteckningarna inte ta med det. Beskrivningar av utseende eller brytning hör inte heller hemma där. De är inga belägg för kompetens och gör anteckningarna svårare att dela.
Reglerna skiljer sig mellan länder, så följ organisationens riktlinjer. Som jämförelse säger den amerikanska myndigheten U.S. Equal Employment Opportunity Commission att uppgifter som begärs före en anställning bör begränsas till det som är nödvändigt för att avgöra om en person är kvalificerad för jobbet. Den brittiska regeringens vägledning uppmanar arbetsgivare att inte fråga kandidater om skyddade egenskaper, eller om de är gifta eller har eller planerar att skaffa barn. Läs EEOC:s sida om förbjudna metoder och GOV.UK:s vägledning om rekrytering.
En strukturerad intervjumall
Intervju · [Roll] · [Kandidat] · [Datum]
Intervjuare: [Namn]
Kriterier för den här intervjun: [kriterium 1], [kriterium 2], [kriterium 3]
Bakgrund
- [Relevant erfarenhet som kandidaten beskrev]
Fråga 1: [fråga]
- Belägg: [vad kandidaten sa, med detaljer]
- Kriterium: [vilket]
Fråga 2: [fråga]
- Belägg:
- Kriterium:
Kandidatens frågor
- [Vad kandidaten frågade] · [vad vi svarade]
Uppföljning
- [ ] [Namn] ska [skicka uppgiften / kontrollera en referens / besvara en fråga] senast [datum]
Bedömning: dokumenteras separat i [bedömningsformulär]
Ställ samma grundfrågor i samma ordning till alla kandidater för rollen. Då går anteckningarna att jämföra mellan kandidaterna, och genomgången blir en jämförelse av belägg i stället för av minnen.
Om du spelar in intervjun
Med en inspelning kan du lyssna i stället för att skriva dig igenom samtalet. Men den kräver också omsorg. Berätta för kandidaten innan du börjar, förklara varför du spelar in och hur länge inspelningen sparas, och erbjud att fortsätta utan inspelning. Kontrollera organisationens policy först. En del tillåter inte alls att intervjuer spelas in.
Poffle sparar inspelningar, transkriberingar och anteckningar på din Mac och meddelar inte någon att mötet spelas in, så det är upp till dig att berätta det för kandidaten. När anteckningarna är klara och beslutet är fattat kan du ta bort ljudet och behålla anteckningarna: öppna mötets alternativmeny, välj Radera… och sedan Radera endast inspelningen. Transkriberingen, anteckningarna och talarnamnen finns kvar. Ljudfilerna flyttas till papperskorgen, så töm den också. Radera möte och anteckningar tar bort allt.
Så fungerar Poffles intervjumall
Poffle använder sin intervjumall när ett mötes titel innehåller ord som ”interview”, ”candidate”, ”screening” eller ”phone screen”, eller ett vanligt ord för anställningsintervju på något av Poffles andra språk, till exempel ”anställningsintervju”, ”jobbintervju”, ”intervju” eller ”面接”. Anteckningarna använder avsnitten Bakgrund, Styrkor, Farhågor och Uppföljning.
Mallen säger åt modellen på enheten att aldrig anteckna, dra slutsatser om eller bedöma ålder, kön, etnicitet, nationalitet, religion, hälsa, funktionsnedsättning, familj eller andra skyddade egenskaper, och att inte betygsätta kandidaten. Anteckningarna beskriver vad som sades. Beslutet ligger kvar hos panelen. Som med alla genererade anteckningar ska du läsa dem mot transkriberingen. Varje punkt länkar till sitt källavsnitt, och du kan spela upp stunden för att kontrollera formuleringen.
En titel som ”User interview” behandlas som ett kundsamtal, eftersom uttrycket oftast betyder användarundersökning. För en anställningsintervju vars titel inte känns igen öppnar du mötets alternativmeny och väljer Skriv om anteckningarna som > Intervju. Uppföljningar som ”Jag skickar uppgiften till dig senast på måndag” visas under Åtgärdspunkter med ansvarig och datum, och Påminn mig lägger till en av dem i Påminnelser.
Anteckningarna skrivs med Apple Intelligence på datorn när enheten och språket har stöd för det. Annars finns transkriberingen ändå tillgänglig. Läs guiden om mallar för de andra stilarna och anteckningar från kundsamtal för användarundersökningar.
Källor
Officiell dokumentation och referenser som används i den här guiden.