Anteckningar från sprintplaneringen läses vid ett obekvämt tillfälle: halvvägs in i sprinten, när någon frågar om en viss uppgift någonsin ingick. Bra anteckningar ger svaret på några sekunder. De anger målet, vad som ingår och inte ingår, riskerna som togs upp och vem som ansvarar för vad till när.
Det här ska planeringsanteckningarna svara på
Scrumguiden bygger Sprint Planning kring tre ämnen: varför sprinten är värdefull, vad som kan göras i sprinten och hur det valda arbetet ska bli gjort. Sprintmålet måste vara fastställt innan planeringen avslutas. Detaljerna finns i Scrumguiden. Oavsett om ert team använder Scrum eller inte är de frågorna en bra disposition:
- Varför: målet, i en mening som någon utanför teamet skulle förstå.
- Vad: arbetet som valts ut, och arbetet som medvetet lämnats utanför.
- Hur: ansvariga, datum och beroenden, så som de uttalades.
- Risker: vad som kan stoppa målet, och vad teamet gör om det händer.
Samma struktur fungerar för en genomgång av färdplanen eller en projektstart. Det är bara tidshorisonten som ändras.
En mall för sprintplanering
Sprintplanering · Sprint [nummer] · [startdatum] till [slutdatum]
Mål
- [En mening]
Ingår
- [Uppgift] · ansvarig: [Namn]
Ingår inte
- [Uppgift] · skäl: [varför den lämnades utanför]
Risker
- [Risk] · om det händer: [plan]
Ansvariga och datum
- [ ] [Namn] ska leverera [leverans] senast [datum]
Beslut
- [Vad ni kom överens om]
Öppna frågor
- [Fråga] · vem som svarar: [Namn]
Skriv ner vad som inte ingår
Listan Ingår inte gör mer nytta än någon annan del av anteckningarna. Under planeringen diskuterar ett team ofta en uppgift länge och bestämmer sig sedan för att vänta med den. En vecka senare minns folk diskussionen, inte beslutet. En rad med skälet, ”Massredigering: väntar på den nya behörighetsmodellen”, avgör frågan för resten av sprinten.
Ansvariga och datum, så som de uttalades
Skriv bara en ansvarig när någon tog på sig arbetet, och bara ett datum när ett datum nämndes. ”API:et borde vara klart nästa vecka” är inget åtagande från någon. Anteckna det som ett antagande under Risker och fråga vem som ansvarar för det. Relativa datum glider också, så om någon säger ”senast torsdag” skriver du ut datumet.
Beslut förtjänar samma omsorg. Skriv ner vad teamet kom överens om, inte varje alternativ som diskuterades. ”Lansering den 12:e” är ett beslut. ”Vi skulle kunna hålla ett webbinarium” är en idé. Behåll den som en punkt eller en öppen fråga.
Innan mötet slutar
Ägna de sista två minuterna åt att läsa upp anteckningarna för alla i rummet:
- Läs upp målet. Om någon tvekar är det inte överenskommet än.
- Läs upp listan över det som inte ingår. Det är här den tysta oenigheten kommer fram.
- Läs upp varje ansvarig och datum, och be den ansvariga att bekräfta.
Uppläsningen tar kortare tid än meddelandetråden den förhindrar, och den ger varje åtagande ett tydligt, uttalat ögonblick som är lätt att hitta i en inspelning.
Så fungerar Poffles mall för planering
Poffle använder sin mall för planering när ett mötes titel innehåller ”planning”, ”sprint”, ”retro” eller ”retrospective”, ”roadmap”, ”kickoff” eller ”OKR”. Det svenska ordet ”planering” känns också igen. Anteckningarna får avsnitten Mål, Omfattning, Risker och Ansvariga och datum, och mallen ber modellen på enheten att skriva ner ansvariga och datum så som de uttalades.
Resten av anteckningarna följer reglerna ovan. Beslut innehåller bara det som uttryckligen har beslutats. Åtgärdspunkter innehåller åtaganden och accepterade förfrågningar, högst åtta, och när det finns fler behålls de som har en ansvarig eller ett slutdatum först. Ett slutdatum visas bara om någon sa det, och med knappen Påminn mig skickar du en åtgärd till Påminnelser. Varje punkt har en tidsstämpel som spelar upp källan, och på raden under anteckningarna står det ”Skrivet på den här Macen i stilen Planering. Kontrollera detaljerna mot inspelningen.”
Två vanor gör anteckningarna bättre. Tryck på Kontroll-alternativ-B, eller klicka på Markera ögonblick, när teamet enas om målet. Markerade ögonblick tas med i anteckningarna, så målet är lätt att hitta igen. Och namnge talarna i Transkribering efter mötet, eftersom ansvariga för åtgärder följer talarnas namn. Läs hur du markerar ögonblick under en inspelning.
Använd anteckningarna mitt i sprinten
När frågan om vad som ingår dyker upp söker du i stället för att skrolla. Poffles mötessökning går igenom anteckningar, åtgärder och transkriberingar, och med Apple Intelligence kan den svara på en fråga som ”Vad lämnade vi utanför sprint 14?” utifrån dina sparade möten, med länkar till källorna. Läs hur du ställer frågor om dina mötesanteckningar.
Om titeln på ett planeringsmöte inte innehåller något av nyckelorden öppnar du mötets alternativmeny och väljer Skriv om anteckningarna som > Planering. Guiden om mallar förklarar den automatiska identifieringen och de andra stilarna. Inspelningar, transkriberingar och anteckningar stannar på din Mac.
Källor
Officiell dokumentation och referenser som används i den här guiden.