Så förbereder du ett återkommande möte snabbt på Mac

Ett veckomöte går bättre när du minns vad som hände förra veckan: vad ni kom överens om och vilka uppgifter som fortfarande är öppna. Att leta igenom gamla anteckningar tar längre tid än de två minuter du brukar ha. Poffle lägger den sammanfattningen bredvid aktiviteten i Agenda, på din Mac, så att du kan läsa den medan nedräkningen till mötet pågår.

Det fungerar för alla möten som du har spelat in med Poffle tidigare: ett veckovis 1:1-samtal, en avstämning i teamet, en månatlig genomgång med en kund. Översikten kommer från sparade anteckningar på den här datorn. Inget hämtas från en server.

Det här visar översikten Förra gången

Öppna nästa tillfälle av mötet i Agenda. Ovanför inspelningsknappen visar avsnittet Mötesanteckningar rubriken Förra gången och hur länge sedan det förra mötet var, till exempel ”förra veckan”.

• Upp till tre punkter från det förra mötets anteckningar, oftast från sammanfattningen I korthet.
• Fortfarande öppna: upp till fem åtgärder som inte är slutförda än, från de tre senaste mötena i serien, var och en med ansvarig och slutdatum så som det formulerades.
• Öppna anteckningar, som öppnar det förra mötets fullständiga anteckningar.

Om det förra mötet har en transkribering men inga anteckningar, till exempel för att Apple Intelligence inte var tillgängligt, säger översikten i stället att transkriberingen från det datumet är redo att granskas.

Så hittar Poffle det förra mötet

Poffle letar efter den senaste tidigare inspelningen av samma möte. Det räknas som samma möte när något av följande stämmer:

• Det är ett tillfälle av samma återkommande aktivitet i samma kalender.
• Det har samma titel, och minst hälften av deltagarna är desamma.
• Inget av mötena har några deltagare, och båda har samma titel på minst två ord i samma kalender.

Matchningen av titlar bryr sig inte om versaler, accenter eller skiljetecken. En inspelning av det aktuella tillfället används aldrig som översikt för sig själv. Om du vill lägga upp ett möte som en återkommande aktivitet kan du läsa Apples guide om återkommande aktiviteter i Kalender.

Hitta översikten innan mötet börjar

Du behöver inte öppna aktiviteten för att veta att en översikt väntar. När nästa möte i Agenda har en visar kortet en kort rad som ”Förra gången i går · 2 öppna åtgärder”, eller ”anteckningar klara” när inget är öppet.

Poffles nedräkning talar om när det är dags att titta. Ställ in Mötesförvarning i Inställningar > Aktivitet > Tider på mellan 1 och 30 minuter. När nästa möte med fast tid kommer inom den tiden visar glimten från Agenda en nedräkning vid skärmkanten. Om du även vill ha ett ljud slår du på Spela upp före ett möte i Inställningar > Feedback > Mötesljud. Håll nästa möte synligt med en nedräkning går igenom inställningarna för glimten i detalj.

En rutin på två minuter

1. När förvarningen visas öppnar du Agenda och markerar mötet.
2. Läs punkterna under Förra gången. De är det ni kom överens om, med ert eget mötes ord.
3. Gå igenom Fortfarande öppna. Bocka av det som är klart. Notera det du behöver rapportera om.
4. Om en punkt behöver sammanhang väljer du Öppna anteckningar och spelar upp dess tidsstämpel.
5. Anslut till mötet. Om du spelar in det berättar du det för alla först och väljer Spela in möte, så att de nya anteckningarna hamnar i samma serie.

Gör du så här kan de första minuterna av ett veckomöte gå till beslut i stället för till att rekonstruera förra veckan.

Stäng åtgärder efter hand

Om du bockar av cirkeln bredvid en åtgärd under Fortfarande öppna slutförs den i mötet som den kommer från. Om du har lagt till åtgärden i Påminnelser med Påminn mig slutförs även påminnelsen, och om du slutför den i Påminnelser slutförs den i Poffle. Avfärdade åtgärder visas aldrig i översikten. Apple förklarar datum och notiser för påminnelser i Lägga till eller ändra påminnelser på datorn.

Listan visar högst fem åtgärder. Om fler är öppna tar du hand om dem som syns och kontrollerar sedan de tidigare mötena i Sök i möten med filtret Åtgärder.

Håll serien användbar vecka efter vecka

En översikt blir bättre för varje möte som du spelar in väl. Några vanor gör skillnad:

• Spela in från aktiviteten. Börja med Spela in möte under aktivitetens Mötesanteckningar, eller tacka ja när Poffle erbjuder sig att spela in ett samtal. Poffle kopplar ett erbjudet samtal till aktiviteten när det är den enda aktiviteten med fast tid som pågår eller är på väg att börja.
• Namnge talarna. Byt namn på ”Talare 2” i transkriberingen en gång, så visar Fortfarande öppna riktiga namn på de ansvariga nästa vecka.
• Avfärda det som inte är åtgärder. En lista med fem öppna åtgärder är bara användbar om alla fem är riktiga.
• Använd en mall som passar. Ett veckovis 1:1-samtal med titeln ”1:1 Ana och Ben” får mallen 1:1 med Uppdateringar, Feedback, Hinder och Utveckling.

När det inte finns någon översikt

• Det är det första inspelade mötet i serien. Översikten börjar från det andra mötet.
• Titeln har ändrats. Ett möte som har bytt namn och inte ingår i samma återkommande aktivitet matchar inte längre. Håll titlarna på återkommande möten oförändrade.
• För få gemensamma deltagare. Om de flesta personerna har bytts ut behandlar Poffle det som ett annat möte.
• Inga deltagare och en annan kalender. Utan deltagarlistor matchar en titel bara inom samma kalender, och den måste ha minst två ord.
• Du har redan spelat in det här tillfället. När det har en egen inspelning visar aktiviteten det mötets anteckningar i stället.

Översikten blir aldrig bättre än förra veckans anteckningar. För anteckningar som är värda att läsa igen, se automatiska mötesanteckningar och åtgärdspunkter och mallen för 1:1. Du kan hämta Poffle och spela in veckans möte, om alla går med på det, så att nästa vecka börjar med en översikt.