Ställ frågor om dina mötesanteckningar på Mac

Ibland vet du vad du vill fråga men inte vilket möte som har svaret. När flyttade vi lanseringen? Vem sa att den skulle skriva versionsinformationen? Med Poffle kan du ställa frågor till dina sparade möten med vanliga ord. Appen hittar de avsnitt som matchar, och Apple Intelligence skriver ett kort svar på din Mac med numrerade källor som du kan öppna.

Svaret kommer bara från dina egna sparade anteckningar och transkriberingar. När svaret inte finns där säger Poffle det i stället för att gissa.

Ställ en fråga

1. Öppna mötessökningen: tryck på Kontroll-alternativ-M, välj Sök i möten… i Poffles meny, klicka på förstoringsglaset i Agenda eller välj Sök i alla möten i Spela in.
2. Skriv din fråga i fältet där det står ”Sök eller ställ en fråga om dina möten”.
3. Tryck på Retur eller välj Fråga.

Retur ställer frågan när texten ser ut som en fråga: Den slutar med ett frågetecken, eller den har minst tre ord och börjar med ett frågeord som vem, vad, när, hur eller varför (på engelska what, who, when eller did). Annars fungerar fältet som en vanlig sökning, och Fråga finns där när du ändå vill ha ett svar. Medan Poffle arbetar står det ”Läser dina möten på den här Macen…” på kortet.

Var svaret kommer ifrån

Först samlar Poffle upp till 12 avsnitt från dina sparade möten: repliker i transkriberingar, anteckningar, beslut och åtgärdspunkter. Avfärdade åtgärder utelämnas. Avsnitten rangordnas efter vilka ord de har gemensamt med din fråga, utan hänsyn till versaler, accenter och vanliga ord. Ord i mötets titel, bland deltagarna och i ämnena väger tyngre, och nyare möten vinner vid lika. Det här steget körs lokalt på de sparade posterna och kräver ingen modell.

Sedan läser Apple Intelligence bara de avsnitten och svarar med högst tre korta meningar, på samma språk som din fråga. Svaret måste hänvisa till minst ett avsnitt. Text i avsnitten behandlas som data, så en mening i en transkribering kan inte instruera modellen att göra något annat.

Eftersom det första steget matchar ord bör du fråga med de ord som folk sannolikt sa. ”När är lanseringen?” hittar ett avsnitt där det står ”lansering”. En fråga om ”releasedatumet” kan missa det om ingen använde de orden.

Kontrollera källorna

Under svaret visar varje numrerad källa mötets titel, datum, tiden i inspelningen och talaren eller typen av post, följt av den citerade texten. Klicka på en källa för att öppna mötet vid avsnittet och spela sedan upp det.

Kortet avslutas med ”Besvarat på den här Macen utifrån dina sparade möten. Kontrollera källorna.” Svaret är en sammanfattning av de citerade avsnitten. Ett senare möte kan ha ändrat beslutet, och ett senare avsnitt i samma möte kan rätta ett tidigare. Öppna den nyaste källan innan du upprepar ett svar för någon annan.

När svaret är att mötena ”inte verkar ta upp det”

Om inget avsnitt innehåller det du frågade efter lyder svaret ”Dina sparade möten verkar inte ta upp det.” Det är avsiktligt. Det är mer användbart att veta att anteckningarna inte säger något än att få en trovärdig gissning.

• Använd de ord som troligen sades: ett projektnamn, en person, en produkt, ett datum.
• Fråga om en sak i taget. ”Vem ansvarar för versionsinformationen?” fungerar bättre än en fråga i fyra delar.
• Kontrollera att mötet har spelats in och bearbetats. Ett möte som fortfarande transkriberas har inget att söka i än.
• Prova en vanlig sökning med ett eller två ord och begränsa sedan efter dag, ämne eller filtren Anteckningar, Åtgärder och Transkribering.

Frågor som fungerar bra

• ”Vad beslutade vi om prissättningen?” Beslut är korta och lätta att citera.
• ”Vad bad Ana mig att skicka?” Talarnamn och ansvariga för åtgärder räknas som ord, så ett namn hjälper. Dina egna repliker är märkta Du, och svaret kallar dig ”du”.
• ”När är genomgången av onboardingen?” Ett konkret substantiv och ett frågeord.
• ”Nämnde kunden single sign-on?” En ja- eller nej-fråga som besvaras med avsnittet.

Frågor som kräver alla möten på en gång, som ”sammanfatta förra kvartalet”, passar dåligt. Fråga läser 12 avsnitt, inte hela ditt bibliotek. När sökfältet är tomt listar mötessökningen sparade sammanfattningar, beslut och åtgärder från alla möten. Läs dem i stället, eller markera en dag i sökkalendern.

Fråga eller söka?

Fråga och vanlig sökning delar samma fält, och de passar för olika uppgifter.

• Sökning listar alla träffar, markerar dagarna med träffar i kalendern och låter dig begränsa resultaten efter ämne, dag och källa. Den kräver inte Apple Intelligence och visar resultat medan du skriver. Använd den för att hitta alla möten där något kom upp.
• Fråga läser de avsnitt som matchar bäst och besvarar en specifik fråga med en eller två meningar, med källor. Använd den när du vill ha ett faktum, som ett datum, en ansvarig eller ett beslut, och inte en lista med ställen att läsa.

De två fungerar bra efter varandra. Fråga först. Om svaret är att mötena ”inte verkar ta upp det”, eller om källorna ser tunna ut, rensar du frågan, söker efter ett enda ord ur den och läser träffarna själv. När svaret pekar på rätt möte öppnar du källan och läser en minut före och efter innan du litar på formuleringen. Guiden om att söka i inspelningar via transkriberingen berättar mer om hur du väljer sökord.

Krav och integritet

• En Mac som har stöd för Apple Intelligence, med Apple Intelligence aktiverat, och ett språk som stöds. Apple listar dem i Så här får du nästa generation av Apple Intelligence.
• Sparade möten med transkriberingar eller anteckningar. Läs automatiska mötesanteckningar och åtgärdspunkter.

Om Apple Intelligence inte är tillgängligt förklarar kortet varför, till exempel ”Aktivera Apple Intelligence i Systeminställningar för att ställa frågor om dina möten. Sökningen hittar dem fortfarande.” Sökningen fungerar i båda fallen. Poffle använder Apples systemspråkmodell på enheten, så frågor, avsnitt och svar stannar på den här datorn.

Fråga fungerar bäst på möten med tydliga inspelningar och oförändrade titlar. Vill du börja bygga upp ett sådant bibliotek kan du hämta Poffle och spela in ditt nästa samtal om alla går med på det.