Vorlage für Notizen im Vorstellungsgespräch

Notizen aus einem Vorstellungsgespräch haben eine Aufgabe: Sie sollen dir und allen anderen im Auswahlgremium später eine faire Entscheidung ermöglichen, und zwar auf Grundlage dessen, was die Person tatsächlich gesagt hat. Eindrücke verblassen innerhalb eines Tages und vermischen sich zwischen Kandidaten. Belege, die an den Kriterien der Stelle festgemacht sind, tun das nicht.

Diese Anleitung zeigt, was du aufschreibst, was du weglässt, eine strukturierte Vorlage zum Kopieren und wie die Interview-Vorlage von Poffle dieselben Regeln anwendet, wenn sie Notizen aus einer Aufnahme schreibt.

Belege notieren, kein Urteil

Halte drei Dinge auseinander, die auf dem Papier gern durcheinandergeraten:

1. Was die Person gesagt oder getan hat. „Hat beschrieben, wie sie Fehler im Checkout reduziert hat, indem sie die Zahlungsprüfung früher im Ablauf platziert hat; nannte die Fehlerquoten vorher und nachher.“
2. Wie es sich auf ein Kriterium bezieht. „Relevant für: Fehlersuche bei Produktionsproblemen.“
3. Deine Bewertung. Halte sie nach dem Gespräch getrennt fest, anhand des Bewertungsleitfadens deiner Organisation.

Bleibt die Bewertung aus den laufenden Notizen heraus, sind diese für den Rest des Gremiums nützlicher. Die anderen können die Belege lesen und sich vor der Nachbesprechung ihre eigene Meinung bilden.

Beleg oder Eindruck?

Was nicht in die Notizen gehört

Schreib keine persönlichen Merkmale auf, die nichts mit der Stelle zu tun haben, rate sie nicht und kommentiere sie nicht: Alter, Familienplanung, Religion, Gesundheit, Staatsangehörigkeit und Ähnliches. Erwähnt eine Person so etwas, brauchen es die Notizen nicht. Beschreibungen von Aussehen oder Akzent gehören ebenfalls nicht hinein; sie belegen keine Fähigkeiten und machen Notizen schwerer teilbar.

Die Regeln unterscheiden sich von Land zu Land, halte dich also an die Vorgaben deiner Organisation. Zur Einordnung: Die U.S. Equal Employment Opportunity Commission sagt, dass Informationen, die vor einer Einstellung erfragt werden, auf das beschränkt sein sollten, was für die Entscheidung nötig ist, ob eine Person für die Stelle qualifiziert ist. Die britische Regierung rät Arbeitgebern, Bewerber nicht nach geschützten Merkmalen zu fragen oder danach, ob sie verheiratet sind oder Kinder haben oder planen. Siehe die Seite der EEOC zu verbotenen Praktiken und die Hinweise von GOV.UK zur Personalauswahl.

Eine Vorlage für strukturierte Interviews

Interview · [Stelle] · [Kandidat] · [Datum]
Interviewer: [Namen]
Kriterien für dieses Gespräch: [Kriterium 1], [Kriterium 2], [Kriterium 3]

Hintergrund
- [Relevante Erfahrung, die die Person beschrieben hat]

Frage 1: [Frage]
- Beleg: [was gesagt wurde, mit Einzelheiten]
- Kriterium: [welches]

Frage 2: [Frage]
- Beleg:
- Kriterium:

Fragen der Person
- [Was gefragt wurde] · [was wir geantwortet haben]

Offene Punkte
- [ ] [Name] erledigt [Aufgabe senden / Referenz prüfen / Frage beantworten] bis [Datum]

Bewertung: separat festgehalten in [Bewertungsbogen]

Stell allen Kandidaten für die Stelle dieselben Kernfragen in derselben Reihenfolge. Dann lassen sich die Notizen nebeneinanderlegen, und in der Nachbesprechung vergleicht ihr Belege statt Erinnerungen.

Wenn du das Gespräch aufnimmst

Mit einer Aufnahme kannst du zuhören, statt das ganze Gespräch über mitzutippen. Sie verlangt aber auch Sorgfalt. Sag es der Person vor dem Start, erkläre, warum du aufnimmst und wie lange du die Aufnahme behältst, und biete an, ohne Aufnahme weiterzumachen. Prüfe vorher die Richtlinie deiner Organisation; manche erlauben gar keine Aufnahmen von Vorstellungsgesprächen.

Poffle behält Aufnahmen, Transkripte und Notizen auf deinem Mac und kündigt Aufnahmen niemandem an. Die Person zu informieren, liegt also bei dir. Sind die Notizen fertig und ist die Entscheidung gefallen, kannst du das Audio entfernen und die Notizen behalten: Öffne das Optionsmenü des Meetings, wähle Löschen … und dann Nur Aufnahme löschen. Transkript, Notizen und Sprechernamen bleiben erhalten; die Audiodateien landen im Papierkorb, leere ihn also ebenfalls. Meeting und Notizen löschen entfernt alles.

So funktioniert die Interview-Vorlage von Poffle

Poffle verwendet seine Interview-Vorlage, wenn der Titel eines Meetings Wörter wie „interview“, „candidate“, „screening“ oder „phone screen“ enthält oder einen gängigen Begriff für ein Vorstellungsgespräch in einer der anderen Sprachen von Poffle, etwa „Vorstellungsgespräch“, „Bewerbungsgespräch“, „entrevista“ oder „面接“. Die Notizen nutzen die Abschnitte Hintergrund, Stärken, Bedenken und Offene Punkte.

Die Vorlage weist das lokale Modell an, Alter, Geschlecht, ethnische Herkunft, Staatsangehörigkeit, Religion, Gesundheit, Behinderung, Familie oder andere geschützte Merkmale nie zu notieren, abzuleiten oder zu bewerten und die Person nicht zu benoten. Die Notizen beschreiben, was gesagt wurde; die Entscheidung bleibt beim Gremium. Wie bei allen erstellten Notizen gilt: Lies sie mit dem Transkript daneben. Jeder Punkt verweist auf seine Quellpassage, und du kannst diesen Moment abspielen, um den Wortlaut zu prüfen.

Ein Titel wie „User Interview“ wird als Kundengespräch behandelt, weil damit meist Nutzerforschung gemeint ist. Wird der Titel eines Vorstellungsgesprächs nicht erkannt, öffne das Optionsmenü des Meetings und wähle Notizen neu schreiben als > Interview. Nächste Schritte wie „Ich schicke dir die Aufgabe bis Montag“ erscheinen unter Aufgaben mit verantwortlicher Person und Datum, und Erinnern fügt eine davon zu „Erinnerungen“ hinzu.

Notizen werden mit Apple Intelligence auf dem Mac geschrieben, wenn Gerät und Sprache es unterstützen; andernfalls steht dir das Transkript trotzdem zur Verfügung. Die anderen Stile findest du in der Anleitung zu den Vorlagen, und für Sitzungen zur Nutzerforschung gibt es die Notizen für Kundengespräche.