Sprint Planning: eine Vorlage, die sich selbst schreibt

Notizen zum Sprint Planning werden in einem ungünstigen Moment gelesen: mitten im Sprint, wenn jemand fragt, ob eine Arbeit überhaupt eingeplant war. Gute Notizen beantworten das in Sekunden. Sie nennen das Ziel, was dazugehört und was nicht, welche Risiken angesprochen wurden und wer was bis wann übernimmt.

Was Notizen zur Planung beantworten müssen

Der Scrum Guide ordnet das Sprint Planning um drei Themen: warum der Sprint wertvoll ist, was in diesem Sprint erledigt werden kann und wie die ausgewählte Arbeit erledigt wird. Das Sprint-Ziel muss feststehen, bevor das Planning endet. Die Einzelheiten stehen im Scrum Guide. Ob dein Team Scrum nutzt oder nicht, diese Fragen ergeben eine gute Gliederung:

• Warum: das Ziel, in einem Satz, den auch jemand außerhalb des Teams versteht.
• Was: die ausgewählte Arbeit und die Arbeit, die bewusst draußen bleibt.
• Wie: Verantwortliche, Termine und Abhängigkeiten, so wie sie genannt wurden.
• Risiken: was das Ziel gefährden könnte und was das Team tut, wenn es eintritt.

Dieselbe Struktur funktioniert für ein Roadmap-Review oder den Kick-off eines Projekts. Nur der Zeithorizont ändert sich.

Eine Vorlage für das Sprint Planning

Sprint Planning · Sprint [Nummer] · [Startdatum] bis [Enddatum]

Ziel
- [Ein Satz]

Im Umfang
- [Punkt] · verantwortlich: [Name]

Nicht im Umfang
- [Punkt] · Grund: [warum er draußen bleibt]

Risiken
- [Risiko] · falls es eintritt: [Plan]

Verantwortliche und Termine
- [ ] [Name] liefert [Ergebnis] bis [Datum]

Entscheidungen
- [Was vereinbart wurde]

Offene Fragen
- [Frage] · wer antwortet: [Name]

Aufschreiben, was nicht dazugehört

Die Liste Nicht im Umfang leistet mehr als jeder andere Teil der Notizen. Im Planning diskutiert ein Team oft lange über einen Punkt und beschließt dann, ihn wegzulassen. Eine Woche später erinnern sich alle an die Diskussion, nicht an die Entscheidung. Eine Zeile mit dem Grund, „Massenbearbeitung: wartet auf das neue Berechtigungsmodell“, klärt die Frage für den Rest des Sprints.

Verantwortliche und Termine, so wie genannt

Trag eine verantwortliche Person nur ein, wenn jemand die Arbeit übernommen hat, und ein Datum nur, wenn eines genannt wurde. „Die API sollte nächste Woche fertig sein“ ist von niemandem eine Zusage; notiere es als Annahme unter „Risiken“ und frag, wer dafür verantwortlich ist. Relative Angaben verschieben sich außerdem. Sagt jemand „bis Donnerstag“, schreib das Datum auf.

Entscheidungen verdienen dieselbe Sorgfalt. Halte fest, was das Team vereinbart hat, nicht jede Option, über die gesprochen wurde. „Launch am 12.“ ist eine Entscheidung. „Wir könnten ein Webinar machen“ ist eine Idee; behalte sie als Punkt oder offene Frage.

Bevor das Meeting endet

Nimm dir die letzten zwei Minuten, um die Notizen allen vorzulesen:

1. Lies das Ziel laut vor. Zögert jemand, ist es noch nicht vereinbart.
2. Lies die Liste der Punkte außerhalb des Umfangs vor. Hier kommt stiller Widerspruch ans Licht.
3. Lies jede verantwortliche Person mit Termin vor und lass sie bestätigen.

Das Vorlesen dauert kürzer als der Nachrichtenverlauf, den es verhindert, und es gibt jeder Zusage einen klaren, ausgesprochenen Moment, den du in einer Aufnahme leicht wiederfindest.

So funktioniert die Planungsvorlage von Poffle

Poffle verwendet seine Planungsvorlage, wenn der Titel eines Meetings „planning“, „sprint“, „retro“ oder „retrospective“, „roadmap“, „kickoff“ oder „OKR“ enthält, aber auch beim deutschen „Planung“. Die Notizen ergänzen die Abschnitte Ziele, Umfang, Risiken und Verantwortliche und Termine, und die Vorlage bittet das lokale Modell, Verantwortliche und Termine so festzuhalten, wie sie genannt wurden.

Der Rest der Notizen folgt den Regeln von oben. Entscheidungen enthält nur, was ausdrücklich vereinbart wurde. Aufgaben enthält Zusagen und angenommene Bitten, höchstens acht, und gibt es mehr, haben die mit verantwortlicher Person oder Frist Vorrang. Eine Frist erscheint nur, wenn jemand sie genannt hat. Jeder Punkt hat einen Zeitstempel, der seine Quelle abspielt, und unter den Notizen steht „Auf diesem Mac im Stil ‚Planung‘ geschrieben. Prüfe Details anhand der Aufnahme.“

Zwei Gewohnheiten machen die Notizen besser. Drücke Control-Option-B oder klicke auf Moment markieren, wenn sich das Team auf das Ziel einigt; markierte Momente werden in den Notizen berücksichtigt, sodass du das Ziel leicht wiederfindest. Und benenne nach dem Meeting die Sprecher unter Transkript, denn die Verantwortlichen der Aufgaben richten sich nach den Sprechernamen. Siehe Momente während der Aufnahme markieren.

Die Notizen mitten im Sprint nutzen

Kommt die Frage nach dem Umfang auf, such, statt zu scrollen. Die Meeting-Suche von Poffle durchsucht Notizen, Aufgaben und Transkripte, und mit Apple Intelligence kann sie eine Frage wie „Was haben wir aus Sprint 14 herausgenommen?“ aus deinen gesicherten Meetings beantworten, mit Links zu den Quellen. Siehe Fragen zu deinen Meeting-Notizen stellen.

Enthält der Titel eines Planungsmeetings keines der Stichwörter, öffne das Optionsmenü des Meetings und wähle Notizen neu schreiben als > Planung. Die Anleitung zu den Vorlagen erklärt die automatische Erkennung und die anderen Stile. Aufnahmen, Transkripte und Notizen bleiben auf deinem Mac.