Noter fra en jobsamtale har én opgave: at give dig og alle andre i panelet mulighed for senere at træffe en retfærdig beslutning ud fra det, kandidaten faktisk sagde. Indtryk falmer inden for et døgn og flyder sammen mellem kandidaterne. Det gør dokumentation, der er skrevet op imod stillingens kriterier, ikke.
Denne guide gennemgår, hvad du skal skrive, hvad du skal udelade, en struktureret skabelon, du kan kopiere, og hvordan Poffles skabelon til interviews anvender de samme regler, når den skriver noter ud fra en optagelse.
Skriv dokumentation, ikke en dom
Hold tre ting adskilt, som ellers let blandes sammen på siden:
- Hvad kandidaten sagde eller gjorde. “Beskrev, hvordan fejl i betalingsflowet blev reduceret ved at flytte valideringen af betalingen tidligere i forløbet; oplyste fejlraterne før og efter.”
- Hvordan det hænger sammen med et kriterium. “Relevant for: fejlfinding af problemer i produktion.”
- Din vurdering. Notér den separat efter samtalen, ud fra din organisations vurderingsskema.
Når vurderingen holdes ude af de løbende noter, bliver noterne mere nyttige for resten af panelet. De andre interviewere kan læse dokumentationen og danne sig deres egen mening før den fælles evaluering.
Dokumentation eller indtryk?
| Indtryk | Dokumentation |
|---|---|
| God kommunikator. | Forklarede afvejningen omkring caching for panelet på to minutter og besvarede derefter opfølgningsspørgsmålet om invalidering. |
| Ikke særlig erfaren. | Har ledet ét projekt fra start til slut. Har ikke ledet et team endnu og sagde, at vedkommende gerne vil. |
| Passer godt ind i kulturen. | Udelad det. Nævn det kriterium, du faktisk mener, og skriv dokumentationen for det. |
Hvad du skal udelade
Skriv ikke personlige egenskaber ned, gæt ikke på dem, og kommentér dem ikke, når de ikke har noget med jobbet at gøre: alder, familieplaner, religion, helbred, nationalitet og lignende. Hvis en kandidat nævner en af dem, behøver noterne ikke at have den med. Beskrivelser af udseende eller accent hører heller ikke hjemme; de er ikke dokumentation for kompetencer, og de gør noterne sværere at dele.
Reglerne er forskellige fra land til land, så følg din organisations retningslinjer. Som baggrund siger den amerikanske U.S. Equal Employment Opportunity Commission, at oplysninger, der indhentes før ansættelse, bør begrænses til det, der er nødvendigt for at afgøre, om en person er kvalificeret til jobbet. Den britiske regerings vejledning siger, at arbejdsgivere ikke må spørge kandidater om beskyttede karakteristika, eller om de er gift, har børn eller planlægger at få børn. Se EEOC’s side om forbudt praksis og GOV.UK’s vejledning om rekruttering.
En struktureret skabelon til jobsamtaler
Jobsamtale · [Stilling] · [Kandidat] · [Dato]
Interviewere: [Navne]
Kriterier for denne samtale: [kriterium 1], [kriterium 2], [kriterium 3]
Baggrund
- [Relevant erfaring, som kandidaten beskrev]
Spørgsmål 1: [spørgsmål]
- Dokumentation: [hvad kandidaten sagde, med detaljer]
- Kriterium: [hvilket]
Spørgsmål 2: [spørgsmål]
- Dokumentation:
- Kriterium:
Kandidatens spørgsmål
- [Hvad kandidaten spurgte om] · [hvad vi svarede]
Opfølgninger
- [ ] [Navn] vil [sende opgaven / tjekke en reference / besvare et spørgsmål] senest [dato]
Vurdering: noteret separat i [vurderingsskema]
Stil alle kandidater til stillingen de samme centrale spørgsmål i samme rækkefølge. Så kan noterne sammenlignes på tværs af kandidater, og den fælles evaluering bliver en sammenligning af dokumentation i stedet for af erindringer.
Hvis du optager samtalen
En optagelse giver dig mulighed for at lytte i stedet for at skrive hele samtalen igennem. Den kræver også omtanke. Fortæl kandidaten om det, før du starter, forklar, hvorfor du optager, og hvor længe du gemmer optagelsen, og tilbyd at fortsætte uden optagelse. Tjek først din organisations politik; nogle tillader slet ikke optagelse af jobsamtaler.
Poffle gemmer optagelser, transskriptioner og noter på din Mac og meddeler ikke optagelser til nogen, så det er op til dig at fortælle kandidaten om det. Når noterne er klar, og beslutningen er truffet, kan du fjerne lyden og beholde noterne: Åbn mødets menu med valgmuligheder, vælg Slet… og derefter Slet kun optagelse. Transskriptionen, noterne og talernavnene bliver; lydarkiverne flyttes til papirkurven, så tøm også den. Slet møde og noter fjerner det hele.
Sådan fungerer Poffles skabelon til interviews
Poffle bruger sin skabelon til interviews, når et mødes titel indeholder ord som “interview”, “candidate”, “screening” eller “phone screen” eller en almindelig betegnelse for en jobsamtale på et af Poffles andre sprog, f.eks. “jobsamtale”, “ansættelsessamtale”, “entrevista” eller “面接”. Noterne bruger sektionerne Baggrund, Styrker, Bekymringer og Opfølgninger.
Skabelonen beder modellen på enheden om aldrig at notere, udlede eller vurdere alder, køn, etnicitet, nationalitet, religion, helbred, handicap, familie eller andre beskyttede karakteristika og om ikke at bedømme kandidaten. Noterne beskriver, hvad der blev sagt; beslutningen ligger hos panelet. Som med alle genererede noter skal du læse dem op imod transskriptionen. Hvert punkt henviser til den passage, det stammer fra, og du kan afspille øjeblikket for at tjekke ordlyden.
En titel som “User interview” behandles som en kundesamtale, fordi udtrykket som regel betyder brugerundersøgelse. Hvis titlen på en jobsamtale ikke bliver genkendt, skal du åbne mødets menu med valgmuligheder og vælge Omskriv noter som > Interview. Opfølgninger som “Jeg sender dig opgaven senest mandag” vises under Opgaver med ansvarlig og dato, og Påmind mig føjer en af dem til Påmindelser.
Noterne skrives med Apple Intelligence på din Mac, når enheden og sproget understøtter det; ellers er transskriptionen stadig tilgængelig. Se guiden til skabeloner for de andre stilarter og noter til kundeopkald for sessioner med brugerundersøgelser.
Kilder
Officiel dokumentation og referencer, der er brugt i denne guide.