Đặt câu hỏi về ghi chú cuộc họp trên máy Mac

Đôi khi bạn biết câu hỏi nhưng không nhớ cuộc họp nào có câu trả lời. Chúng ta dời ngày ra mắt khi nào? Ai đã nói sẽ viết ghi chú phát hành? Poffle cho phép bạn hỏi các cuộc họp đã lưu bằng lời lẽ thông thường. Poffle tìm những đoạn khớp với câu hỏi, rồi Apple Intelligence viết một câu trả lời ngắn ngay trên máy Mac của bạn, kèm các nguồn được đánh số mà bạn có thể mở ra xem.

Câu trả lời chỉ đến từ chính các ghi chú và bản chép lại bạn đã lưu. Khi trong đó không có thông tin, Poffle sẽ nói rõ thay vì đoán.

Đặt một câu hỏi

1. Mở tính năng tìm kiếm cuộc họp: nhấn Control-Option-M, chọn Tìm kiếm cuộc họp… từ menu của Poffle, bấm vào biểu tượng kính lúp trong Lịch trình, hoặc chọn Tìm kiếm tất cả cuộc họp trong Thu âm.
2. Nhập câu hỏi vào trường có dòng chữ “Tìm kiếm hoặc đặt câu hỏi về các cuộc họp của bạn”.
3. Nhấn Return hoặc chọn Hỏi.

Phím Return sẽ gửi câu hỏi khi nội dung trông giống một câu hỏi: kết thúc bằng dấu chấm hỏi, hoặc có ít nhất ba từ và bắt đầu bằng một từ để hỏi như “ai”, “sao” hay “bao” (trong “bao giờ”, “bao nhiêu”), hoặc what, who, when hay did trong tiếng Anh. Nếu không, trường này hoạt động như tìm kiếm thông thường, và nút Hỏi luôn sẵn đó khi bạn vẫn muốn có câu trả lời. Trong lúc Poffle xử lý, thẻ kết quả hiển thị “Đang đọc các cuộc họp của bạn trên máy Mac này…”.

Câu trả lời đến từ đâu

Trước tiên, Poffle thu thập tối đa 12 đoạn từ các cuộc họp đã lưu: các lượt nói trong bản chép lại, ghi chú, quyết định và việc cần làm. Những việc cần làm đã bỏ qua sẽ không được tính. Các đoạn được xếp hạng theo số từ trùng với câu hỏi, không phân biệt chữ hoa chữ thường, dấu và các từ thông dụng. Từ trong tiêu đề cuộc họp, tên người tham dự và chủ đề được tính thêm trọng số, và khi ngang điểm thì cuộc họp mới hơn được ưu tiên. Bước này chạy cục bộ trên dữ liệu đã lưu và không cần đến mô hình nào.

Sau đó, Apple Intelligence chỉ đọc những đoạn này và trả lời bằng tối đa ba câu ngắn, theo ngôn ngữ của câu hỏi. Câu trả lời phải dẫn ít nhất một đoạn. Nội dung trong các đoạn được coi là dữ liệu, nên một câu trong bản chép lại không thể ra lệnh cho mô hình làm việc khác.

Vì bước đầu tiên so khớp theo từ ngữ, hãy hỏi bằng những từ mà mọi người có lẽ đã nói. “Khi nào ra mắt?” sẽ tìm được đoạn có chữ “ra mắt”. Một câu hỏi về “ngày phát hành” có thể bỏ sót đoạn đó nếu không ai dùng những từ này.

Kiểm tra các nguồn

Bên dưới câu trả lời, mỗi nguồn được đánh số hiển thị tiêu đề cuộc họp, ngày, thời điểm trong bản ghi và người nói hoặc loại mục, sau đó là đoạn trích. Bấm vào một nguồn để mở cuộc họp đó tại đúng đoạn, rồi phát lại.

Cuối thẻ có dòng “Đã trả lời trên máy Mac này dựa trên các cuộc họp đã lưu của bạn. Hãy kiểm tra các nguồn.” Câu trả lời là bản tóm tắt của các đoạn được dẫn. Một cuộc họp sau đó có thể đã thay đổi quyết định, và một đoạn về sau trong cùng cuộc họp có thể đính chính đoạn trước. Trước khi nhắc lại câu trả lời cho người khác, hãy mở nguồn mới nhất.

Khi câu trả lời là “không đề cập đến nội dung đó”

Nếu không có đoạn nào chứa thông tin bạn hỏi, câu trả lời sẽ là “Có vẻ các cuộc họp đã lưu của bạn không đề cập đến nội dung đó.” Đây là chủ ý. Biết rằng ghi chú không nói gì về việc đó hữu ích hơn nhận một phỏng đoán nghe có vẻ hợp lý.

• Dùng những từ có lẽ đã được nói ra: tên dự án, tên người, tên sản phẩm, một ngày cụ thể.
• Mỗi lần chỉ hỏi một điều. “Ai phụ trách ghi chú phát hành?” hiệu quả hơn một câu hỏi gồm bốn ý.
• Kiểm tra xem cuộc họp đã được ghi và xử lý chưa. Một cuộc họp vẫn đang được chép lại thì chưa có gì để tìm.
• Thử tìm kiếm thông thường với một hoặc hai từ, rồi thu hẹp theo ngày, chủ đề hoặc các bộ lọc Ghi chú, Việc cần làm và Bản chép lại.

Những câu hỏi hiệu quả

• “Chúng ta đã quyết định gì về giá?” Các quyết định thường ngắn và dễ trích dẫn.
• “Ana nhờ tôi gửi gì?” Tên người nói và người phụ trách việc cần làm cũng được tính là từ, nên nêu tên sẽ có ích. Lời của chính bạn được gắn nhãn Bạn, và câu trả lời gọi bạn là “bạn”.
• “Khi nào diễn ra buổi xem xét quy trình onboarding?” Một danh từ cụ thể và một từ để hỏi.
• “Khách hàng có nhắc đến đăng nhập một lần không?” Một câu hỏi có hoặc không, được trả lời kèm đoạn liên quan.

Những câu hỏi cần đến mọi cuộc họp cùng lúc, như “tóm tắt quý vừa rồi”, không phù hợp. Tính năng Hỏi đọc 12 đoạn, không phải toàn bộ thư viện của bạn. Khi để trống trường tìm kiếm, tính năng tìm kiếm cuộc họp sẽ liệt kê các bản tóm tắt, quyết định và việc cần làm đã lưu của nhiều cuộc họp; hãy đọc những mục đó, hoặc chọn một ngày trên lịch tìm kiếm.

Hỏi hay tìm kiếm?

Hỏi và tìm kiếm thông thường dùng chung một trường, nhưng phù hợp với những việc khác nhau.

• Tìm kiếm liệt kê mọi kết quả khớp, đánh dấu những ngày có kết quả trên lịch và cho phép bạn thu hẹp kết quả theo chủ đề, ngày và nguồn. Tìm kiếm không cần Apple Intelligence và hiện kết quả ngay khi bạn gõ. Hãy dùng nó để tìm mọi cuộc họp có nhắc đến một việc gì đó.
• Hỏi đọc những đoạn khớp nhất và trả lời một câu hỏi cụ thể trong một hoặc hai câu, kèm nguồn. Hãy dùng nó khi bạn cần một thông tin, như ngày tháng, người phụ trách hay một quyết định, chứ không phải danh sách những chỗ cần đọc.

Hai cách này kết hợp với nhau rất tốt. Hãy hỏi trước. Nếu câu trả lời là “không đề cập đến nội dung đó” hoặc các nguồn có vẻ ít ỏi, hãy xóa câu hỏi, tìm một từ trong đó và tự đọc các kết quả. Khi câu trả lời chỉ đúng cuộc họp, hãy mở nguồn và đọc khoảng một phút trước và sau đoạn đó trước khi tin vào câu chữ. Hướng dẫn tìm bản ghi theo bản chép lại có thêm lời khuyên về cách chọn từ tìm kiếm.

Yêu cầu và quyền riêng tư

• Một máy Mac hỗ trợ Apple Intelligence, đã bật Apple Intelligence, và một ngôn ngữ được hỗ trợ. Apple liệt kê các yêu cầu này trong Cách nhận Apple Intelligence thế hệ mới.
• Các cuộc họp đã lưu có bản chép lại hoặc ghi chú. Xem ghi chú cuộc họp và việc cần làm tự động.

Nếu Apple Intelligence không khả dụng, thẻ sẽ giải thích lý do, ví dụ “Hãy bật Apple Intelligence trong Cài đặt hệ thống để đặt câu hỏi về các cuộc họp. Tính năng tìm kiếm vẫn tìm được chúng.” Tìm kiếm vẫn hoạt động trong mọi trường hợp. Poffle dùng mô hình ngôn ngữ hệ thống trên thiết bị của Apple, nên câu hỏi, các đoạn trích và câu trả lời đều ở lại trên máy Mac này.

Tính năng Hỏi hoạt động tốt nhất với những cuộc họp có bản ghi rõ ràng và tiêu đề ổn định. Để bắt đầu xây dựng thư viện đó, hãy tải về Poffle và ghi lại cuộc gọi tiếp theo khi mọi người đều đồng ý.