Poser des questions à vos notes de réunion sur Mac

Parfois, vous connaissez la question, mais pas la réunion qui y répond. Quand avons-nous décalé le lancement ? Qui a dit qu’il rédigerait les notes de version ? Poffle vous permet d’interroger vos réunions enregistrées avec vos propres mots. Il trouve les passages correspondants, et Apple Intelligence rédige sur votre Mac une réponse courte, avec des sources numérotées que vous pouvez ouvrir.

La réponse provient uniquement de vos propres notes et transcriptions enregistrées. Lorsqu’elles ne la contiennent pas, Poffle le dit au lieu de deviner.

Poser une question

1. Ouvrez la recherche de réunions : appuyez sur Contrôle + Option + M, choisissez Rechercher dans les réunions… dans le menu de Poffle, cliquez sur la loupe dans Agenda, ou choisissez Rechercher dans toutes les réunions dans Enregistreur.
2. Tapez votre question dans le champ qui indique « Rechercher ou poser une question sur vos réunions ».
3. Appuyez sur Retour ou choisissez Demander.

Retour pose la question lorsque le texte ressemble à une question : il se termine par un point d’interrogation, ou il compte au moins trois mots et commence par un mot interrogatif comme quand, qui, quoi, pourquoi ou comment (what, who, when ou did en anglais). Sinon, le champ fonctionne comme une recherche ordinaire, et Demander reste disponible si vous voulez quand même une réponse. Pendant que Poffle travaille, la carte indique « Lecture de vos réunions sur ce Mac… ».

D’où vient la réponse

Poffle rassemble d’abord jusqu’à 12 passages tirés de vos réunions enregistrées : interventions de la transcription, notes, décisions et actions à mener. Les actions ignorées sont exclues. Les passages sont classés selon les mots qu’ils partagent avec votre question, sans tenir compte de la casse, des accents ni des mots courants. Les mots présents dans le titre d’une réunion, ses participants et ses sujets comptent davantage, et les réunions les plus récentes l’emportent en cas d’égalité. Cette étape s’exécute localement sur les données enregistrées et ne nécessite aucun modèle.

Apple Intelligence lit ensuite uniquement ces passages et répond en trois phrases courtes au maximum, dans la langue de votre question. Il doit citer au moins un passage. Le texte des passages est traité comme des données : une phrase d’une transcription ne peut donc pas lui ordonner de faire autre chose.

Comme la première étape compare des mots, posez la question avec les mots que les gens ont probablement prononcés. « Quand a lieu le lancement ? » trouve un passage qui dit « lancement ». Une question sur « la date de sortie » risque de le manquer si personne n’a employé ces mots.

Vérifier les sources

Sous la réponse, chaque source numérotée affiche le titre de la réunion, sa date, le moment dans l’enregistrement et l’intervenant ou le type d’élément, suivis du texte cité. Cliquez sur une source pour ouvrir la réunion à ce passage, puis écoutez-le.

La carte se termine par « Réponse rédigée sur ce Mac à partir de vos réunions enregistrées. Vérifiez les sources. » La réponse résume les passages cités. Une réunion ultérieure a pu modifier la décision, et un passage plus tardif de la même réunion peut en corriger un plus ancien. Avant de répéter une réponse à quelqu’un, ouvrez la source la plus récente.

Quand la réponse est « ne semblent pas aborder ce sujet »

Si aucun passage ne contient le fait demandé, la réponse indique « Vos réunions enregistrées ne semblent pas aborder ce sujet. » C’est voulu. Mieux vaut savoir que les notes sont muettes que d’obtenir une supposition plausible.

• Utilisez les mots probablement prononcés : un nom de projet, une personne, un produit, une date.
• Posez une seule question à la fois. « Qui s’occupe des notes de version ? » fonctionne mieux qu’une question en quatre parties.
• Vérifiez que la réunion a bien été enregistrée et traitée. Une réunion encore en cours de transcription n’offre encore rien à rechercher.
• Essayez une recherche ordinaire avec un ou deux mots, puis affinez par jour, par sujet ou avec les filtres Notes, Actions et Transcription.

Les questions qui fonctionnent bien

• « Qu’avons-nous décidé pour les tarifs ? » Les décisions sont courtes et faciles à citer.
• « Qu’est-ce qu’Ana m’a demandé d’envoyer ? » Les noms des intervenants et des responsables d’actions comptent comme des mots : un nom aide donc. Vos propres interventions sont étiquetées Vous, et la réponse vous désigne par « vous ».
• « Quand a lieu la revue de l’onboarding ? » Un nom concret et un mot interrogatif.
• « Le client a-t-il parlé d’authentification unique ? » Une question fermée, avec le passage à l’appui de la réponse.

Les questions qui nécessitent toutes les réunions à la fois, comme « résume le dernier trimestre », conviennent mal. Demander lit 12 passages, pas toute votre bibliothèque. Lorsque le champ de recherche est vide, la recherche de réunions liste les résumés, décisions et actions enregistrés dans toutes les réunions ; lisez-les plutôt, ou sélectionnez un jour dans le calendrier de recherche.

Demander ou rechercher ?

Demander et la recherche ordinaire partagent le même champ, et ils conviennent à des tâches différentes.

• Rechercher liste toutes les correspondances, signale les jours concernés dans le calendrier et vous permet d’affiner les résultats par sujet, par jour et par source. Cette fonction ne nécessite pas Apple Intelligence et affiche les résultats à mesure que vous tapez. Utilisez-la pour trouver toutes les réunions où un sujet a été évoqué.
• Demander lit les passages les plus pertinents et répond à une question précise en une ou deux phrases, avec des sources. Utilisez-la lorsque vous voulez un fait, comme une date, un responsable ou une décision, et non une liste d’endroits à lire.

Les deux fonctionnent bien l’une après l’autre. Demandez d’abord. Si la réponse est « ne semblent pas aborder ce sujet » ou si les sources paraissent maigres, effacez la question, recherchez un seul de ses mots et lisez vous-même les correspondances. Lorsque la réponse désigne la bonne réunion, ouvrez la source et lisez une minute avant et après avant de vous fier à la formulation. Le guide sur la recherche d’enregistrements par transcription donne d’autres conseils pour choisir les mots à rechercher.

Configuration requise et confidentialité

• Un Mac compatible avec Apple Intelligence, avec Apple Intelligence activé, et une langue prise en charge. Apple les liste dans Comment obtenir la nouvelle génération d’Apple Intelligence.
• Des réunions enregistrées avec des transcriptions ou des notes. Consultez les notes de réunion et actions à mener automatiques.

Si Apple Intelligence n’est pas disponible, la carte en explique la raison, par exemple « Activez Apple Intelligence dans Réglages Système pour interroger vos réunions. La recherche les trouve toujours. » La recherche fonctionne dans tous les cas. Poffle utilise le modèle de langage système d’Apple sur l’appareil : questions, passages et réponses restent donc sur ce Mac.

Demander donne les meilleurs résultats avec des réunions bien enregistrées et des titres stables. Pour commencer à constituer cette bibliothèque, téléchargez Poffle et enregistrez votre prochain appel avec l’accord de tous.