Intervjunotater har én oppgave: å la deg, og alle andre i panelet, ta en rettferdig beslutning senere ut fra det kandidaten faktisk sa. Inntrykk blekner i løpet av en dag og blander seg mellom kandidatene. Belegg som er skrevet mot kriteriene for stillingen, gjør ikke det.
Denne guiden handler om hva du bør skrive, hva du bør utelate, en strukturert mal du kan kopiere, og hvordan intervjumalen i Poffle bruker de samme reglene når den skriver notater ut fra et opptak.
Skriv belegg, ikke en dom
Hold tre ting fra hverandre som lett blandes sammen på siden:
- Hva kandidaten sa eller gjorde. «Beskrev hvordan feil i kassen ble redusert ved å flytte betalingsvalideringen tidligere i flyten. Oppga feilratene før og etter.»
- Hvordan det henger sammen med et kriterium. «Relevant for: feilsøking av problemer i produksjon.»
- Din vurdering. Registrer den separat, etter organisasjonens vurderingsveiledning, etter intervjuet.
Når vurderingen holdes utenfor de løpende notatene, blir notatene mer nyttige for resten av panelet. De andre intervjuerne kan lese belegget og danne seg sin egen mening før oppsummeringsmøtet.
Belegg eller inntrykk?
| Inntrykk | Belegg |
|---|---|
| God kommunikator. | Forklarte avveiningen rundt hurtigbufring for panelet på to minutter, og svarte deretter på oppfølgingsspørsmålet om invalidering. |
| Ikke særlig erfaren. | Har ledet ett prosjekt fra start til slutt. Har ikke ledet et team ennå, og sa at det er noe vedkommende ønsker. |
| Passer godt inn i kulturen. | Utelat dette. Nevn kriteriet du egentlig mener, og skriv belegget for det. |
Dette bør du utelate
Ikke skriv ned, gjett på eller kommenter personlige egenskaper som ikke har noe med jobben å gjøre: alder, familieplaner, religion, helse, nasjonalitet og lignende. Nevner en kandidat noe av dette, trenger ikke notatene det. Beskrivelser av utseende eller aksent hører heller ikke hjemme der. De er ikke belegg for ferdigheter, og de gjør notatene vanskeligere å dele.
Reglene varierer fra land til land, så følg organisasjonens retningslinjer. Som bakgrunn: Den amerikanske likestillingsmyndigheten U.S. Equal Employment Opportunity Commission sier at opplysninger som innhentes før ansettelse, bør begrenses til det som er nødvendig for å avgjøre om en person er kvalifisert for jobben. Britiske myndigheters veiledning sier at arbeidsgivere ikke skal spørre kandidater om beskyttede egenskaper, eller om de er gift eller har eller planlegger å få barn. Se EEOCs side om forbudt praksis og veiledningen om rekruttering på GOV.UK.
En strukturert intervjumal
Intervju · [Stilling] · [Kandidat] · [Dato]
Intervjuere: [Navn]
Kriterier for dette intervjuet: [kriterium 1], [kriterium 2], [kriterium 3]
Bakgrunn
- [Relevant erfaring kandidaten beskrev]
Spørsmål 1: [spørsmål]
- Belegg: [hva kandidaten sa, med detaljer]
- Kriterium: [hvilket]
Spørsmål 2: [spørsmål]
- Belegg:
- Kriterium:
Kandidatens spørsmål
- [Hva kandidaten spurte om] · [hva vi svarte]
Oppfølging
- [ ] [Navn] skal [sende oppgaven / sjekke en referanse / svare på et spørsmål] innen [dato]
Vurdering: registrert separat i [vurderingsskjema]
Still alle kandidatene til stillingen de samme kjernespørsmålene i samme rekkefølge. Da kan notatene sammenlignes på tvers av kandidater, og oppsummeringsmøtet blir en sammenligning av belegg i stedet for av minner.
Hvis du tar opp intervjuet
Med et opptak kan du lytte i stedet for å skrive deg gjennom samtalen. Det krever også omtanke. Si fra til kandidaten før du starter, forklar hvorfor du tar opp og hvor lenge du beholder opptaket, og tilby å fortsette uten opptak. Sjekk organisasjonens retningslinjer først. Noen tillater ikke opptak av intervjuer i det hele tatt.
Poffle holder opptak, transkripsjoner og notater på Macen og varsler ingen om opptak, så det er opp til deg å si fra til kandidaten. Når notatene er klare og beslutningen er tatt, kan du fjerne lyden og beholde notatene: Åpne valgmenyen for møtet, velg Slett… og deretter Slett bare opptaket. Transkripsjonen, notatene og talernavnene blir værende, og lydfilene flyttes til papirkurven, så tøm den også. Slett møte og notater fjerner alt.
Slik fungerer intervjumalen i Poffle
Poffle bruker intervjumalen når tittelen på et møte inneholder ord som «interview», «candidate», «screening» eller «phone screen», eller et vanlig ord for jobbintervju på et av Poffles andre språk, for eksempel «entrevista» eller «面接». På norsk gjenkjennes både «jobbintervju» og «intervju». Notatene bruker delene Bakgrunn, Styrker, Bekymringer og Oppfølging.
Malen ber modellen på enheten om aldri å notere, utlede eller vurdere alder, kjønn, etnisitet, nasjonalitet, religion, helse, funksjonsnedsettelse, familie eller andre beskyttede egenskaper, og om ikke å gi kandidaten karakter. Notatene beskriver hva som ble sagt. Beslutningen ligger hos panelet. Som med alle genererte notater bør du lese dem opp mot transkripsjonen. Hvert punkt lenker til passasjen det kom fra, og du kan spille av øyeblikket for å sjekke ordlyden.
En tittel som «User interview» behandles som en kundesamtale, fordi uttrykket vanligvis betyr brukerundersøkelse. For et jobbintervju der tittelen ikke gjenkjennes, åpner du valgmenyen for møtet og velger Skriv om notatene som > Intervju. Oppfølginger som «Jeg sender deg oppgaven innen mandag» vises under Oppfølgingspunkter med ansvarlig og dato, og Påminn meg legger ett av dem til i Påminnelser.
Notatene skrives med Apple Intelligence på Macen når enheten og språket støtter det. Ellers er transkripsjonen fortsatt tilgjengelig. Se guiden om maler for de andre stilene, og notater fra kundesamtaler for brukerundersøkelser.
Kilder
Offisiell dokumentasjon og referanser brukt i denne guiden.