面試記錄只有一個任務：讓你和面試小組的其他成員，日後能根據應徵者實際說過的話做出公正的決定。印象在一天之內就會淡去，還會和其他應徵者混在一起；依職位標準寫下的證據則不會。
本指南說明該寫什麼、不該寫什麼，提供一份可以拷貝的結構化範本，並說明 Poffle 的「面試」範本在根據錄音撰寫記錄時，如何套用同樣的規則。
寫下證據，而不是評斷
有三件事在紙上常常混在一起，請把它們分開：
- 應徵者說了什麼或做了什麼。「描述了如何把付款驗證移到流程前段，藉此減少結帳錯誤；並提供了前後的錯誤率。」
- 這和哪一項標準有關。「相關標準：排查正式環境問題。」
- 你的評估。請在面試結束後，依照你所屬組織的評分指南另外記錄。
不把評估寫進當場的記錄，能讓記錄對面試小組的其他人更有用。其他面試官可以先讀證據，在會後討論前形成自己的看法。
是證據，還是印象？
| 印象 | 證據 |
|---|---|
| 溝通能力很強。 | 在兩分鐘內向面試小組說明了快取的取捨，接著回答了關於快取失效的追問。 |
| 資歷不太深。 | 曾從頭到尾帶領過一個專案。還沒有管理過團隊，並表示想要嘗試。 |
| 很符合團隊文化。 | 不要寫這個。寫出你真正指的那項標準，再寫下支持它的證據。 |
哪些內容不該寫
不要寫下、猜測或評論與工作無關的個人特徵：年齡、生育計畫、宗教、健康、國籍等等。即使應徵者自己提到了，記錄中也不需要這些內容。外表或口音的描述同樣不該出現；它們不是能力的證據，還會讓記錄更難分享。
各國的規定不盡相同，請遵循你所屬組織的指引。舉例來說，美國公平就業機會委員會表示，雇用前要求提供的資訊，應限於判斷某人是否勝任該工作所必需的內容。英國政府的指引則要求雇主不要詢問應徵者的受保護特徵，也不要詢問他們是否已婚、是否有子女或打算生育。請參閱 EEOC 關於禁止做法的頁面和 GOV.UK 的招募指引。
結構化面試範本
面試 · [職位] · [應徵者] · [日期]
面試官：[姓名]
本次面試的標準：[標準 1]、[標準 2]、[標準 3]
背景
- [應徵者描述的相關經驗]
問題 1：[問題]
- 證據：[對方說了什麼，附上具體細節]
- 標準：[哪一項]
問題 2：[問題]
- 證據：
- 標準：
應徵者的提問
- [對方問了什麼] · [我們的回答]
後續追蹤
- [ ] [姓名] 會在 [日期] 前 [寄出測驗／確認推薦人／回覆問題]
評估：另外記錄於 [評分表]
對同一職位的每位應徵者，都以相同順序提出相同的核心問題。這樣記錄就能在應徵者之間對照，會後討論也會變成比較證據，而不是比較記憶。
如果你要錄下面試
錄音讓你可以專心聆聽，而不必邊聽邊打字。但錄音也需要謹慎處理。開始前先告知應徵者，說明你為什麼錄音、會保留多久，並主動提出可以不錄音繼續進行。請先查看你所屬組織的政策；有些組織完全不允許錄下面試。
Poffle 會將錄音、逐字稿和記錄保留在你的 Mac 上，而且不會向任何人宣告正在錄音，所以告知應徵者是你的責任。記錄準備好、也做出決定之後，你可以移除音訊並保留記錄：打開會議的選項選單，選擇刪除…，然後選擇僅刪除錄音。逐字稿、記錄和說話者名稱都會保留；音訊檔案會移到垃圾桶，所以也請清空垃圾桶。刪除會議和記錄則會移除所有內容。
Poffle 的「面試」範本如何運作
當會議標題包含「interview」、「candidate」、「screening」或「phone screen」這類字詞，或是 Poffle 支援的其他語言中表示求職面試的常用詞（例如「面試」、Vorstellungsgespräch 或 entrevista）時，Poffle 就會使用「面試」範本。「後端工程師面試」這樣的中文標題也能辨識。記錄會使用背景、優勢、疑慮和後續追蹤這幾個段落。
這個範本會要求裝置端模型絕不記錄、推斷或評價年齡、性別、種族、國籍、宗教、健康、身心障礙、家庭狀況或其他受保護特徵，也不替應徵者打分數。記錄描述的是會中說過的話；決定權仍在面試小組。和所有產生的記錄一樣，請對照逐字稿閱讀。每個重點都連結到它的出處段落，你可以播放那一刻來核對措辭。
像「User interview」這樣的標題會被視為客戶對話，因為這個詞通常指的是使用者研究。如果求職面試的標題沒有被辨識出來，請打開會議的選項選單，選擇將記錄改寫為 > 面試。像「我星期一前把測驗寄給你」這樣的後續追蹤，會連同負責人和日期出現在待辦事項下，而提醒我可以把它加入 Apple「提醒事項」。
當裝置和語言都支援時，「記錄」標籤頁中的記錄會由 Mac 上的 Apple Intelligence 撰寫；否則，逐字稿仍可使用。其他風格請參閱範本指南，使用者研究訪談則請參閱客戶通話記錄。
資料來源
本指南引用的官方文件和參考資料。