Notities bij een sollicitatiegesprek hebben één taak: jou, en iedereen in het panel, later een eerlijk besluit laten nemen op basis van wat de kandidaat echt heeft gezegd. Indrukken vervagen binnen een dag en lopen tussen kandidaten door elkaar. Bewijs dat je vastlegt tegen de criteria van de functie doet dat niet.
Deze gids behandelt wat je opschrijft, wat je weglaat, een gestructureerd sjabloon om te kopiëren en hoe het interviewsjabloon van Poffle dezelfde regels toepast als het notities schrijft op basis van een opname.
Schrijf bewijs op, geen oordeel
Houd drie dingen uit elkaar die op papier vaak door elkaar lopen:
- Wat de kandidaat zei of deed. ‘Beschreef hoe fouten bij het afrekenen afnamen door de betalingscontrole eerder in de flow te zetten; noemde de foutpercentages ervoor en erna.’
- Hoe het samenhangt met een criterium. ‘Relevant voor: problemen in productie debuggen.’
- Jouw beoordeling. Leg die na het gesprek apart vast, volgens de beoordelingsrichtlijn van je organisatie.
Als de beoordeling niet in de lopende notities staat, heeft de rest van het panel er meer aan. Andere interviewers kunnen het bewijs lezen en zelf een mening vormen voor de nabespreking.
Bewijs of indruk?
| Indruk | Bewijs |
|---|---|
| Communiceert sterk. | Legde het panel in twee minuten de afweging rond caching uit en beantwoordde daarna de vervolgvraag over invalidatie. |
| Niet erg senior. | Heeft één project van begin tot eind geleid. Heeft nog geen team aangestuurd en zei dat graag te willen. |
| Past goed in de cultuur. | Laat dit weg. Noem het criterium dat je echt bedoelt en schrijf het bewijs daarvoor op. |
Wat je weglaat
Schrijf geen persoonlijke kenmerken op die niets met de functie te maken hebben, gok er niet naar en geef er geen commentaar op: leeftijd, kinderwens, geloof, gezondheid, nationaliteit en dergelijke. Noemt een kandidaat er een, dan hoort dat niet in de notities. Beschrijvingen van uiterlijk of accent horen er ook niet in; ze zijn geen bewijs van vaardigheid en maken notities lastiger om te delen.
De regels verschillen per land, dus volg de richtlijnen van je organisatie. Ter vergelijking: de Amerikaanse Equal Employment Opportunity Commission stelt dat informatie die je vóór de aanstelling opvraagt, beperkt moet blijven tot wat essentieel is om te bepalen of iemand geschikt is voor de functie. Britse overheidsrichtlijnen zeggen dat werkgevers kandidaten niet mogen vragen naar beschermde kenmerken, of ze getrouwd zijn, of ze kinderen hebben of willen. Zie de pagina van de EEOC over verboden praktijken en de wervingsrichtlijnen op GOV.UK.
Een gestructureerd interviewsjabloon
Interview · [Functie] · [Kandidaat] · [Datum]
Interviewers: [Namen]
Criteria voor dit gesprek: [criterium 1], [criterium 2], [criterium 3]
Achtergrond
- [Relevante ervaring die de kandidaat beschreef]
Vraag 1: [vraag]
- Bewijs: [wat de kandidaat zei, met details]
- Criterium: [welk]
Vraag 2: [vraag]
- Bewijs:
- Criterium:
Vragen van de kandidaat
- [Wat de kandidaat vroeg] · [wat wij antwoordden]
Vervolgacties
- [ ] [Naam] gaat [de opdracht sturen / een referentie nagaan / een vraag beantwoorden] vóór [datum]
Beoordeling: apart vastgelegd in [beoordelingsformulier]
Stel elke kandidaat voor de functie dezelfde kernvragen in dezelfde volgorde. Dan sluiten de notities van alle kandidaten op elkaar aan, en wordt de nabespreking een vergelijking van bewijs in plaats van herinneringen.
Als je het gesprek opneemt
Met een opname kun je luisteren in plaats van door het gesprek heen te typen. Het vraagt ook om zorgvuldigheid. Vertel het de kandidaat voordat je begint, leg uit waarom je opneemt en hoelang je de opname bewaart, en bied aan zonder opname verder te gaan. Kijk eerst naar het beleid van je organisatie; sommige organisaties staan helemaal geen opnamen van sollicitatiegesprekken toe.
Poffle bewaart opnamen, transcripten en notities op je Mac en maakt opnamen aan niemand bekend, dus het is aan jou om de kandidaat te informeren. Zijn de notities klaar en is het besluit genomen, dan kun je de audio verwijderen en de notities houden: open het optiemenu van de vergadering, kies Verwijder… en daarna Verwijder alleen opname. Het transcript, de notities en de sprekernamen blijven bewaard; de audiobestanden gaan naar de prullenmand, dus leeg die ook. Verwijder vergadering en notities verwijdert alles.
Hoe het interviewsjabloon van Poffle werkt
Poffle gebruikt het interviewsjabloon als de titel van een vergadering woorden bevat als ‘interview’, ‘candidate’, ‘screening’ of ‘phone screen’, of een gangbaar woord voor een sollicitatiegesprek in een van de andere talen van Poffle, zoals ‘sollicitatiegesprek’, ‘Vorstellungsgespräch’ of ‘面接’. De notities gebruiken de onderdelen Achtergrond, Sterke punten, Aandachtspunten en Vervolgacties.
Het sjabloon draagt het lokale model op om nooit leeftijd, gender, etniciteit, nationaliteit, geloof, gezondheid, beperking, gezin of andere beschermde kenmerken te noteren, af te leiden of te beoordelen, en de kandidaat geen cijfer te geven. De notities beschrijven wat er is gezegd; het besluit blijft bij het panel. Lees ze, zoals alle gegenereerde notities, naast het transcript. Elk punt verwijst naar de passage waar het vandaan komt, en je kunt dat moment afspelen om de formulering te controleren.
Een titel als ‘User interview’ wordt behandeld als een klantgesprek, omdat die term meestal op gebruikersonderzoek slaat. Wordt de titel van een sollicitatiegesprek niet herkend, open dan het optiemenu van de vergadering en kies Herschrijf notities als > Interview. Vervolgacties zoals ‘Ik stuur je de opdracht vóór maandag’ verschijnen onder Actiepunten met hun eigenaar en datum, en Herinner mij zet er een in Herinneringen van Apple.
Notities worden met Apple Intelligence op de Mac geschreven als het apparaat en de taal dat ondersteunen; anders is het transcript nog steeds beschikbaar. Zie de gids over sjablonen voor de andere stijlen, en notities bij klantgesprekken voor sessies met gebruikersonderzoek.
Bronnen
Officiële documentatie en bronnen die in deze gids zijn gebruikt.