面接メモの役割は1つです。候補者が実際に話した内容をもとに、自分も、ほかの面接官も、あとで公平な判断を下せるようにすることです。印象は1日もたたずに薄れ、候補者同士で混ざってしまいます。職務の評価基準に照らして書いた根拠は、そうはなりません。
このガイドでは、書くべきこと、書くべきでないこと、コピーして使える構造化テンプレート、そして録音からメモを作成するときにPoffleの面接用テンプレートが同じルールをどう適用するかを説明します。
評価ではなく、根拠を書く
メモの上で混ざりがちな3つのことを、分けて書きましょう。
- 候補者が話したこと、したこと。「決済の検証をフローの早い段階に移して、チェックアウトのエラーを減らした経験を説明。導入前後のエラー率も示した。」
- それがどの評価基準に関係するか。「関連：本番環境の問題のデバッグ」
- 自分の評価。面接のあとで、組織の評価ガイドに沿って別に記録します。
評価を面接中のメモに入れないことで、メモはほかの面接官にとっても役に立つものになります。ほかの面接官は、振り返りの前に根拠を読んで自分の見方をまとめられます。
根拠か、印象か
| 印象 | 根拠 |
|---|---|
| コミュニケーション能力が高い。 | キャッシュのトレードオフを面接官に2分で説明し、続けて無効化についての追加質問にも答えた。 |
| 経験が浅い。 | 1つのプロジェクトを最初から最後まで率いた経験がある。チームのマネジメント経験はまだないが、やってみたいと話していた。 |
| カルチャーフィットしている。 | これは書きません。実際に意図している評価基準を明確にし、その根拠を書きます。 |
書くべきでないこと
年齢、家族計画、宗教、健康状態、国籍など、職務と関係のない個人的な特性を書き留めたり、推測したり、コメントしたりしないでください。候補者がそうした話をしても、メモに残す必要はありません。外見やなまりについての記述も不要です。スキルの根拠にはならず、メモを共有しにくくします。
ルールは国によって異なるため、組織のガイドラインに従ってください。参考までに、米国雇用機会均等委員会（EEOC）は、採用前に求める情報は、その人が職務に適格かどうかを判断するのに不可欠なものに限るべきだとしています。英国政府のガイダンスは、保護される特性について候補者に尋ねないこと、また結婚しているかどうか、子どもがいるか、子どもをもつ予定があるかを尋ねないことを雇用主に求めています。詳しくは、禁止されている慣行についてのEEOCのページとGOV.UKの採用に関するガイダンスをご覧ください。
構造化面接のテンプレート
面接 · [職種] · [候補者] · [日付]
面接官：[名前]
この面接の評価基準：[基準1]、[基準2]、[基準3]
経歴
- [候補者が説明した関連経験]
質問1：[質問]
- 根拠：[具体的に話した内容]
- 評価基準：[どの基準か]
質問2：[質問]
- 根拠：
- 評価基準：
候補者からの質問
- [質問の内容] · [こちらの回答]
フォローアップ
- [ ] [名前]が[日付]までに[課題を送る／リファレンスを確認する／質問に回答する]
評価：[評価フォーム]に別途記録
同じ職種の候補者には、全員に同じ中心的な質問を同じ順番で尋ねましょう。そうすればメモが候補者間で比較しやすくなり、振り返りは記憶の比べ合いではなく、根拠の比較になります。
面接を録音する場合
録音があれば、会話中にずっと入力し続ける代わりに、話を聞くことに集中できます。ただし、扱いには注意が必要です。始める前に候補者に伝え、録音する理由と保存期間を説明し、録音なしで続けることもできると申し出てください。まず組織のポリシーを確認しましょう。面接の録音をまったく認めていない組織もあります。
Poffleは、録音、文字起こし、メモをMacに保存し、録音していることを誰にも通知しません。候補者に伝えるのはご自身の役目です。メモができて判断が済んだら、音声を削除してメモだけを残せます。会議のオプションメニューを開き、「削除…」を選んでから「録音のみ削除」を選択します。文字起こし、メモ、話者の名前は残り、音声ファイルはゴミ箱に移動するので、ゴミ箱も空にしてください。「会議とメモを削除」を選ぶと、すべてが削除されます。
Poffleの面接用テンプレートのしくみ
会議のタイトルに「interview」「candidate」「screening」「phone screen」などの語や、Poffleが対応するほかの言語で面接を表す一般的な語（「面接」「採用面談」、Vorstellungsgespräch、entrevistaなど）が含まれていると、Poffleは面接用のテンプレートを使います。メモには「経歴」「強み」「懸念点」「フォローアップ」のセクションが使われます。
このテンプレートは、年齢、性別、民族、国籍、宗教、健康状態、障害、家族、その他の保護される特性を、決して記録、推測、評価しないこと、そして候補者を採点しないことをオンデバイスのモデルに指示します。メモは話された内容を記述するもので、判断は面接官に委ねられます。生成されたメモはどれも、文字起こしと照らし合わせて読んでください。各項目は元になった箇所にリンクしており、その場面を再生して言い回しを確認できます。
「User interview」のようなタイトルは、通常ユーザーリサーチを意味するため、顧客との会話として扱われます。タイトルが認識されない面接では、会議のオプションメニューを開き、「次の形式でメモを書き直す」＞「インタビュー」を選択します。「月曜日までに課題をお送りします」のようなフォローアップは、担当者と日付付きで「アクションアイテム」に表示され、「リマインダーに追加」でリマインダーAppに追加できます。
デバイスと言語が対応していれば、メモはMac上のApple Intelligenceで作成されます。対応していない場合でも、文字起こしは利用できます。ほかの形式についてはテンプレートのガイドを、ユーザーリサーチのセッションについては顧客との通話メモをご覧ください。
参考資料
このガイドで参照した公式ドキュメントと資料です。