Note del colloquio di lavoro: un modello che si compila da solo

Le note di un colloquio hanno un solo compito: permettere a te, e a chiunque altro faccia parte della commissione, di prendere in seguito una decisione equa basata su ciò che il candidato ha detto davvero. Le impressioni svaniscono nel giro di un giorno e si confondono tra un candidato e l’altro. I fatti annotati rispetto ai criteri del ruolo no.

Questa guida spiega cosa scrivere, cosa lasciare fuori, un modello strutturato da copiare e come il modello Intervista di Poffle applica le stesse regole quando scrive le note da una registrazione.

Scrivi fatti, non verdetti

Tieni separate tre cose che sulla pagina tendono a mescolarsi:

1. Cosa ha detto o fatto il candidato. “Ha descritto come ha ridotto gli errori nel checkout anticipando la convalida del pagamento nel flusso; ha indicato i tassi di errore prima e dopo.”
2. Come si collega a un criterio. “Pertinente per: debug dei problemi in produzione.”
3. La tua valutazione. Registrala separatamente, secondo la griglia di valutazione della tua organizzazione, dopo il colloquio.

Tenere la valutazione fuori dalle note prese durante il colloquio le rende più utili al resto della commissione. Gli altri selezionatori possono leggere i fatti e farsi una propria opinione prima del debriefing.

Fatto o impressione?

Cosa lasciare fuori

Non annotare, ipotizzare o commentare caratteristiche personali che non hanno nulla a che fare con il lavoro: età, progetti familiari, religione, salute, nazionalità e simili. Se un candidato ne menziona una, alle note non serve. Anche le descrizioni dell’aspetto o dell’accento non c’entrano; non sono prove di competenza, e rendono le note più difficili da condividere.

Le regole cambiano da paese a paese, quindi segui le indicazioni della tua organizzazione. Per contesto, la U.S. Equal Employment Opportunity Commission afferma che le informazioni richieste prima dell’assunzione dovrebbero limitarsi a ciò che è essenziale per decidere se una persona è qualificata per il lavoro. Le linee guida del governo britannico dicono ai datori di lavoro di non chiedere ai candidati delle caratteristiche protette, né se sono sposati o se hanno o intendono avere figli. Consulta la pagina dell’EEOC sulle pratiche vietate e le indicazioni di GOV.UK sulle assunzioni.

Un modello strutturato per il colloquio

Colloquio · [Ruolo] · [Candidato] · [Data]
Selezionatori: [Nomi]
Criteri per questo colloquio: [criterio 1], [criterio 2], [criterio 3]

Percorso
- [Esperienza pertinente descritta dal candidato]

Domanda 1: [domanda]
- Fatti: [cosa ha detto, con dettagli specifici]
- Criterio: [quale]

Domanda 2: [domanda]
- Fatti:
- Criterio:

Domande del candidato
- [Cosa ha chiesto] · [cosa abbiamo risposto]

Follow-up
- [ ] [Nome] farà [inviare l’esercizio / verificare una referenza / rispondere a una domanda] entro [data]

Valutazione: registrata separatamente in [modulo di valutazione]

Fai a ogni candidato per il ruolo le stesse domande di base nello stesso ordine. Le note diventano così confrontabili tra candidati, e il debriefing diventa un confronto tra fatti invece che tra ricordi.

Se registri il colloquio

Una registrazione ti permette di ascoltare invece di scrivere per tutta la conversazione. Richiede però attenzione. Avvisa il candidato prima di iniziare, spiega perché registri e per quanto tempo conservi la registrazione, e offri di continuare senza registrare. Controlla prima i criteri della tua organizzazione; alcune non consentono affatto di registrare i colloqui.

Poffle conserva registrazioni, trascrizioni e note sul tuo Mac e non annuncia le registrazioni a nessuno, quindi avvisare il candidato spetta a te. Quando le note sono pronte e la decisione è presa, puoi rimuovere l’audio e conservare le note: apri il menu delle opzioni della riunione, scegli Elimina…, poi Elimina solo la registrazione. Trascrizione, note e nomi degli interlocutori restano; i file audio finiscono nel Cestino, quindi svuota anche quello. Elimina riunione e note rimuove tutto.

Come funziona il modello Intervista di Poffle

Poffle usa il suo modello Intervista quando il titolo di una riunione contiene parole come “interview”, “candidate”, “screening” o “phone screen”, oppure un termine comune per il colloquio di lavoro in un’altra lingua di Poffle, come “colloquio”, “candidato”, “entrevista” o “面接”. Le note usano le sezioni Percorso, Punti di forza, Perplessità e Follow-up.

Il modello Intervista indica al modello linguistico sul dispositivo di non annotare, dedurre o valutare mai età, genere, etnia, nazionalità, religione, salute, disabilità, famiglia o altre caratteristiche protette, e di non assegnare un punteggio al candidato. Le note descrivono ciò che è stato detto; la decisione resta alla commissione. Come per qualsiasi nota generata, leggile confrontandole con la trascrizione. Ogni punto rimanda al passaggio da cui proviene, e puoi riprodurre quel momento per verificare la formulazione.

Un titolo come “User interview” viene trattato come una conversazione con un cliente, perché l’espressione indica di solito una ricerca sugli utenti. Per un colloquio di lavoro il cui titolo non viene riconosciuto, apri il menu delle opzioni della riunione e scegli Riscrivi note come > Intervista. I follow-up come “Ti mando l’esercizio entro lunedì” compaiono sotto Azioni da svolgere con il loro responsabile e la loro data, e Ricordamelo ne aggiunge uno a Promemoria di Apple.

Le note vengono scritte con Apple Intelligence sul Mac quando il dispositivo e la lingua lo supportano; altrimenti la trascrizione resta disponibile. Consulta la guida ai modelli per gli altri stili, e le note delle chiamate con i clienti per le sessioni di ricerca sugli utenti.