Les notes d’entretien n’ont qu’une fonction : vous permettre, à vous et aux autres membres du jury, de prendre plus tard une décision juste à partir de ce que le candidat a réellement dit. Les impressions s’estompent en un jour et se mélangent d’un candidat à l’autre. Les faits consignés au regard des critères du poste, non.
Ce guide explique quoi écrire et quoi omettre, propose un modèle structuré à copier, et montre comment le modèle Entretien de Poffle applique les mêmes règles lorsqu’il rédige des notes à partir d’un enregistrement.
Consigner des faits, pas un verdict
Séparez trois choses qui ont tendance à se mélanger sur la page :
- Ce que le candidat a dit ou fait. « A décrit la réduction des erreurs au paiement obtenue en avançant la validation du paiement dans le parcours ; a donné les taux d’erreur avant et après. »
- Le lien avec un critère. « Pertinent pour : débogage de problèmes en production. »
- Votre évaluation. Consignez-la séparément, selon la grille d’évaluation de votre organisation, après l’entretien.
Garder l’évaluation hors des notes prises en cours d’entretien les rend plus utiles au reste du jury. Les autres recruteurs peuvent lire les faits et se forger leur propre avis avant le débriefing.
Fait ou impression ?
| Impression | Fait |
|---|---|
| Excellent communicant. | A expliqué au jury le compromis lié au cache en deux minutes, puis a répondu à la question de suivi sur l’invalidation. |
| Pas très senior. | A mené un projet du début à la fin. N’a pas encore managé d’équipe et a dit vouloir le faire. |
| Bonne adéquation culturelle. | À omettre. Nommez le critère que vous visez réellement, et écrivez les faits qui s’y rapportent. |
Ce qu’il faut omettre
N’écrivez pas, ne devinez pas et ne commentez pas les caractéristiques personnelles sans rapport avec le poste : âge, projets familiaux, religion, santé, nationalité et autres caractéristiques similaires. Si un candidat en mentionne une, les notes n’en ont pas besoin. Les descriptions de l’apparence ou de l’accent n’ont pas leur place non plus : elles ne prouvent aucune compétence et rendent les notes plus difficiles à partager.
Les règles varient selon les pays : suivez donc les consignes de votre organisation. À titre d’exemple, la Commission américaine pour l’égalité des chances en matière d’emploi (EEOC) indique que les informations demandées avant l’embauche doivent se limiter à ce qui est essentiel pour déterminer si une personne est qualifiée pour le poste. Les recommandations du gouvernement britannique demandent aux employeurs de ne pas interroger les candidats sur leurs caractéristiques protégées, ni de leur demander s’ils sont mariés, ou s’ils ont ou prévoient d’avoir des enfants. Consultez la page de l’EEOC sur les pratiques interdites et les recommandations de GOV.UK sur le recrutement.
Un modèle d’entretien structuré
Entretien · [Poste] · [Candidat] · [Date]
Recruteurs : [Noms]
Critères de cet entretien : [critère 1], [critère 2], [critère 3]
Parcours
- [Expérience pertinente décrite par le candidat]
Question 1 : [question]
- Faits : [ce qui a été dit, avec des détails précis]
- Critère : [lequel]
Question 2 : [question]
- Faits :
- Critère :
Questions du candidat
- [Ce qui a été demandé] · [ce que nous avons répondu]
Suites à donner
- [ ] [Nom] va [envoyer l’exercice / vérifier une référence / répondre à une question] d’ici le [date]
Évaluation : consignée séparément dans [grille d’évaluation]
Posez à chaque candidat au poste les mêmes questions principales dans le même ordre. Les notes s’alignent alors d’un candidat à l’autre, et le débriefing devient une comparaison de faits plutôt que de souvenirs.
Si vous enregistrez l’entretien
Un enregistrement vous permet d’écouter au lieu de taper pendant toute la conversation. Il demande aussi des précautions. Prévenez le candidat avant de commencer, expliquez pourquoi vous enregistrez et combien de temps vous conservez l’enregistrement, et proposez de continuer sans enregistrer. Vérifiez d’abord la politique de votre organisation ; certaines n’autorisent pas du tout l’enregistrement des entretiens.
Poffle conserve les enregistrements, les transcriptions et les notes sur votre Mac et n’annonce les enregistrements à personne : c’est donc à vous de prévenir le candidat. Une fois les notes prêtes et la décision prise, vous pouvez supprimer l’audio et garder les notes : ouvrez le menu d’options de la réunion, choisissez Supprimer…, puis Supprimer uniquement l’enregistrement. La transcription, les notes et les noms des intervenants restent ; les fichiers audio vont dans la Corbeille, pensez donc à la vider aussi. Supprimer la réunion et les notes supprime tout.
Comment fonctionne le modèle Entretien de Poffle
Poffle utilise son modèle Entretien lorsque le titre d’une réunion contient des mots comme « interview », « candidate », « screening » ou « phone screen », ou un terme courant désignant un entretien d’embauche dans une autre langue de Poffle, comme « recrutement », « entrevista » ou « 面接 ». Les notes utilisent les sections Parcours, Points forts, Réserves et Suites à donner.
Le modèle Entretien demande au modèle de langage sur l’appareil de ne jamais consigner, déduire ni évaluer l’âge, le genre, l’origine ethnique, la nationalité, la religion, la santé, le handicap, la situation familiale ou d’autres caractéristiques protégées, et de ne pas attribuer de note au candidat. Les notes décrivent ce qui a été dit ; la décision reste au jury. Comme pour toutes les notes générées, relisez-les à la lumière de la transcription. Chaque point renvoie à son passage source, et vous pouvez écouter ce moment pour vérifier la formulation.
Un titre comme « User interview » est traité comme une conversation client, car l’expression désigne généralement une recherche utilisateur. Pour un entretien d’embauche dont le titre n’est pas reconnu, ouvrez le menu d’options de la réunion et choisissez Réécrire les notes au format > Entretien. Les suites comme « Je vous envoie l’exercice d’ici lundi » apparaissent sous Actions à mener avec leur responsable et leur date, et Me le rappeler en ajoute une à Rappels.
Les notes sont rédigées avec Apple Intelligence sur le Mac lorsque l’appareil et la langue le prennent en charge ; sinon, la transcription reste disponible. Consultez le guide des modèles pour les autres styles, et les notes d’appel client pour les séances de recherche utilisateur.
Sources
Documentation officielle et références utilisées dans ce guide.