例会前快速准备：在 Mac 上回顾上次纪要和未完成待办

如果你记得上周发生了什么，每周例会就会开得更顺：大家同意了什么，哪些任务还没完成。可翻找旧纪要花的时间，往往比会前那两分钟要长。Poffle 会在你的 Mac 上把这份回顾放在“日程”中的日程旁边，让你在会议倒计时期间就能读完。

只要是你以前用 Poffle 录过的会议，都可以这样准备：每周的 1:1、团队同步会、每月的客户回顾会。简报来自这台 Mac 上存储的纪要，不会从任何服务器获取内容。

“上次”简报显示什么

在“日程”中打开这场会议的下一次日程。在录制按钮上方，它的“会议纪要”部分会显示“上次”，并注明上一场会议距今多久，例如“上周”。

• 上一场会议纪要中的最多三条要点，通常来自其中的“要点一览”。
• “仍未完成”：这个系列最近三场会议中最多五项尚未完成的待办事项，每项都附有负责人和截止时间的说法。
• “打开纪要”：打开上一场会议的完整纪要。

如果上一场会议有听写文本但没有纪要，例如当时 Apple 智能不可用，简报会改为告诉你那一天的听写文本已可查看。

Poffle 如何找到上一场会议

Poffle 会查找同一会议最近的一次较早录音。满足以下任一条件，就算作同一会议：

• 它是同一日历中同一重复日程的某一次。
• 它的标题相同，而且至少一半的参与者相同。
• 两场会议都没有列出参与者，且在同一日历中有相同的标题，标题至少包含两个单词。

标题匹配不区分大小写、重音符号和标点。当前这一次会议的录音永远不会被用作它自己的简报。若要把会议设为重复日程，请参阅 Apple 关于“日历”中重复日程的指南。

在会议开始前找到它

不必打开日程，你也能知道有简报在等着你。当“日程”中的下一场会议有简报时，它的卡片上会显示一行简短的文字，例如“上次：昨天 · 2 项待办未完成”；如果没有未完成的待办，则显示“纪要已就绪”。

Poffle 的倒计时会告诉你什么时候该看。在“设置”>“活动”>“时间”中，把“会议预告”设为 1 到 30 分钟之间。当下一场定时会议进入这个时间范围时，屏幕边缘的“日程”速览会显示倒计时。如果还想听到提示音，请在“设置”>“反馈”>“会议声音”中打开“会议前播放”。用倒计时让下一场会议始终可见一文详细介绍了速览的各项设置。

两分钟的会前流程

1. 会议预告出现时，打开“日程”并选择这场会议。
2. 阅读“上次”中的要点。那是你们达成的共识，用的是你们自己会上的说法。
3. 过一遍“仍未完成”。勾掉已经做完的，记下需要汇报的事项。
4. 如果某条要点需要上下文，请选取“打开纪要”，然后播放它的时间戳。
5. 加入会议。如果要录音，请先告知所有人，然后选取“录制会议”，这样新的纪要就会归入同一系列。

这样一来，每周例会的头几分钟就可以用来做决定，而不是重新拼凑上周的情况。

随手关闭待办事项

在“仍未完成”中勾选待办事项旁边的圆圈，就会在它所属的会议中将其标记为完成。如果你已用“提醒我”把这项待办添加到 Apple“提醒事项”，对应的提醒事项也会一并完成；在“提醒事项”中完成它，Poffle 中也会随之完成。已忽略的待办事项绝不会出现在简报中。Apple 在在 Mac 上的“提醒事项”中添加或更改提醒事项中介绍了提醒事项的日期和提醒设置。

列表最多显示五项待办事项。如果未完成的更多，先处理显示出来的这些，然后在搜索会议中用“待办”筛选条件查看之前的会议。

让这个系列每周都有用

每认真录好一场会议，简报就会更好一些。几个习惯能带来明显的差别：

• 从日程开始录音。在日程的“会议纪要”中选取“录制会议”，或者接受 Poffle 录制通话的提议。如果被提议的通话所对应的日程是唯一一个正在进行或即将开始的定时日程，Poffle 会把通话关联到该日程。
• 给说话人命名。在听写文本中把“说话人 2”改名一次，下周“仍未完成”中的负责人就会显示真实姓名。
• 忽略不是待办的条目。只有五项都是真正的待办，这份五项待办的列表才有用。
• 使用合适的模板。标题为“1:1 Ana and Ben”的每周 1:1 会议会使用“一对一”（1:1）模板，其中包含近况更新、反馈、阻碍和成长几个部分。

没有简报的情况

• 这是该系列录制的第一场会议。简报从第二场会议开始出现。
• 标题改了。改名后的会议如果不属于同一重复日程，就不再匹配。请保持周期性会议的标题不变。
• 相同的参与者太少。如果大部分人都换了，Poffle 会把它当作另一场会议。
• 没有参与者，而且日历不同。没有参与者列表时，标题只在同一日历内匹配，而且至少要包含两个单词。
• 你已经录制了这一次会议。一旦这一次有了自己的录音，日程就会改为显示这场会议的纪要。

简报的价值取决于上周的纪要。想要值得回看的纪要，请参阅自动生成会议纪要和待办事项以及一对一（1:1）纪要模板。你可以下载 Poffle，在征得所有人同意后录下本周的会议，这样下周一开始就有简报可看。