Mac에서 정기 회의를 몇 초 만에 준비하는 방법

주간 회의는 지난주에 무슨 일이 있었는지, 즉 무엇을 합의했고 어떤 작업이 아직 남아 있는지 기억할 때 더 잘 진행됩니다. 하지만 예전 메모를 뒤지다 보면 보통 주어지는 2분으로는 부족합니다. Poffle은 이 요약을 Mac의 일정에서 이벤트 바로 옆에 보여 주므로, 회의 카운트다운이 흐르는 동안 읽어 볼 수 있습니다.

이전에 Poffle로 녹음한 회의라면 무엇이든 해당됩니다. 매주 하는 1:1, 팀 싱크, 매월 하는 고객 리뷰 등입니다. 요약은 이 Mac에 저장된 메모에서 가져오며, 서버에서 아무것도 불러오지 않습니다.

지난번 요약에 표시되는 내용

일정에서 회의의 다음 일정을 여세요. 녹음 버튼 위의 회의 메모 섹션에 지난번이 표시되고, 이전 회의가 얼마 전이었는지(예: “지난주”)도 함께 나옵니다.

• 이전 회의 메모에서 가져온 최대 3개의 요점. 대개 한눈에 보기 요약에서 가져옵니다.
• 미완료: 시리즈의 최근 3개 회의에서 아직 완료되지 않은 실행 항목 최대 5개. 각 항목에 담당자와 마감 표현이 함께 표시됩니다.
• 메모 열기: 이전 회의의 전체 메모를 엽니다.

이전 회의에 전사문은 있지만 메모가 없다면(예를 들어 Apple Intelligence를 사용할 수 없었던 경우), 요약 대신 해당 날짜의 전사문을 검토할 수 있다는 안내가 표시됩니다.

Poffle이 이전 회의를 찾는 방식

Poffle은 같은 회의의 가장 최근 녹음을 찾습니다. 다음 중 하나에 해당하면 같은 회의로 간주합니다.

• 같은 캘린더에 있는 같은 반복 이벤트의 일정입니다.
• 제목이 같고, 참석자의 절반 이상이 같습니다.
• 두 회의 모두 참석자 목록이 없고, 같은 캘린더에서 두 단어 이상으로 된 같은 제목을 사용합니다.

제목을 비교할 때는 대소문자, 악센트, 문장 부호를 무시합니다. 현재 일정의 녹음은 그 일정 자신의 요약으로 쓰이지 않습니다. 회의를 반복 이벤트로 설정하는 방법은 Apple의 캘린더 반복 이벤트 가이드를 참고하세요.

회의가 시작되기 전에 확인하기

이벤트를 열지 않아도 요약이 준비되어 있는지 알 수 있습니다. 일정의 다음 회의에 요약이 있으면 카드에 “지난번 어제 · 미완료 실행 항목 2개” 같은 짧은 줄이 표시되고, 남은 항목이 없으면 “메모 준비됨”이 표시됩니다.

언제 확인할지는 Poffle의 카운트다운이 알려 줍니다. 설정 > 활동 > 타이밍에서 회의 예고를 1분에서 30분 사이로 설정하세요. 다음 시간 지정 회의가 그 범위에 들어오면 일정의 살짝 보기가 화면 가장자리에 카운트다운을 표시합니다. 소리도 함께 받으려면 설정 > 피드백 > 회의 사운드에서 회의 전에 재생을 켜세요. 살짝 보기 설정은 카운트다운으로 다음 회의를 계속 확인하기에서 자세히 다룹니다.

2분 루틴

1. 회의 예고가 나타나면 일정을 열고 회의를 선택하세요.
2. 지난번 요점을 읽으세요. 회의에서 쓴 표현 그대로, 합의한 내용이 담겨 있습니다.
3. 미완료 항목을 살펴보세요. 끝난 항목에는 체크 표시를 하고, 보고해야 할 내용은 메모해 두세요.
4. 맥락이 필요한 요점이 있으면 메모 열기를 선택하고 타임스탬프를 재생하세요.
5. 회의에 참가하세요. 녹음한다면 먼저 모두에게 알리고 회의 녹음을 선택해, 새 메모가 같은 시리즈에 이어지도록 하세요.

이렇게 하면 주간 회의의 처음 몇 분을 지난주 일을 되짚는 데 쓰는 대신 결정을 내리는 데 쓸 수 있습니다.

그때그때 실행 항목 닫기

미완료에서 실행 항목 옆의 원을 체크하면 그 항목이 나온 회의에서도 완료됩니다. 미리 알림 추가로 그 실행 항목을 Apple 미리 알림에 추가했다면 미리 알림도 함께 완료되며, 미리 알림에서 완료하면 Poffle에서도 완료됩니다. 무시한 실행 항목은 요약에 나타나지 않습니다. 미리 알림의 날짜와 알림은 Apple의 Mac에서 미리 알림 추가 또는 변경하기에서 설명합니다.

목록에는 실행 항목이 최대 5개까지 표시됩니다. 남은 항목이 더 많다면 보이는 항목부터 처리한 다음, 회의 검색에서 실행 항목 필터로 이전 회의를 확인하세요.

매주 쓸모 있는 시리즈 유지하기

요약은 회의를 잘 녹음할수록 좋아집니다. 몇 가지 습관이 차이를 만듭니다.

• 이벤트에서 녹음하세요. 이벤트의 회의 메모에서 회의 녹음으로 시작하거나, Poffle의 통화 녹음 제안을 수락하세요. 제안된 통화가 진행 중이거나 곧 시작되는 유일한 시간 지정 이벤트라면 Poffle이 통화를 그 이벤트에 연결합니다.
• 화자 이름을 지정하세요. 전사문에서 “화자 2”의 이름을 한 번 바꿔 두면, 다음 주 미완료 항목의 담당자에 실제 이름이 표시됩니다.
• 실행 항목이 아닌 것은 무시하세요. 미완료 실행 항목 5개 목록은 5개 모두 진짜일 때만 쓸모가 있습니다.
• 알맞은 템플릿을 사용하세요. “1:1 Ana and Ben”이라는 제목의 주간 1:1에는 업데이트, 피드백, 걸림돌, 성장 섹션이 있는 1:1 템플릿이 적용됩니다.

요약이 표시되지 않을 때

• 시리즈에서 처음 녹음한 회의입니다. 요약은 두 번째 회의부터 표시됩니다.
• 제목이 바뀌었습니다. 같은 반복 이벤트에 속하지 않는 회의의 이름을 바꾸면 더 이상 일치하지 않습니다. 반복 회의의 제목은 그대로 유지하세요.
• 겹치는 참석자가 너무 적습니다. 참석자 대부분이 바뀌면 Poffle은 다른 회의로 취급합니다.
• 참석자가 없고 캘린더가 다릅니다. 참석자 목록이 없으면 제목은 같은 캘린더 안에서만 일치하며, 두 단어 이상이어야 합니다.
• 이번 일정을 이미 녹음했습니다. 일정에 자체 녹음이 생기면 이벤트에는 그 회의의 메모가 대신 표시됩니다.

요약은 지난주 메모만큼만 유용합니다. 다시 읽을 가치가 있는 메모를 만드는 방법은 회의 메모와 실행 항목 자동 작성과 1:1 템플릿을 참고하세요. Poffle을 다운로드하고 모두의 동의를 얻어 이번 주 회의를 녹음해 두면, 다음 주는 요약과 함께 시작할 수 있습니다.