Macで定例会議の準備を数秒で済ませる方法

毎週の会議は、先週何があったか、つまり何が合意され、どのタスクがまだ終わっていないかを覚えていると、うまく進みます。けれども古いメモを探していると、ふだん確保できる2分ではとても足りません。Poffleは、その要約をMac上の「予定」で予定の横に表示します。会議までのカウントダウンが進む間に、さっと読めます。

Poffleで以前に録音した会議であれば、どれでも使えます。毎週の1on1、チームの定例、月1回のクライアントとのレビューなどです。この要約は、このMacに保存されたメモから作られます。サーバーから何かを取得することはありません。

「前回」の要約に表示される内容

「予定」で、その会議の次回の予定を開きます。録音ボタンの上にある「会議メモ」セクションに「前回」が表示され、前回の会議がどれくらい前だったかが「先週」のように示されます。

• 前回の会議のメモから、最大3つのポイント。通常は「概要」から取られます。
• 「未完了」：シリーズの直近3回の会議から、まだ完了していないアクションを最大5つ。それぞれに担当者と、話された期限の表現が付きます。
• 「メモを開く」：前回の会議のメモ全体を開きます。

前回の会議に文字起こしはあってもメモがない場合（たとえばApple Intelligenceを利用できなかった場合）は、代わりに、その日付の文字起こしを確認できることが表示されます。

Poffleが前回の会議を見つける仕組み

Poffleは、同じ会議の過去の録音のうち、もっとも新しいものを探します。次のいずれかに当てはまる場合、同じ会議とみなされます。

• 同じカレンダーにある、同じ繰り返しの予定の1回である。
• タイトルが同じで、参加者の半数以上が同じである。
• どちらの会議にも参加者が登録されておらず、同じカレンダーにあり、同じタイトルが2語以上である。

タイトルの照合では、大文字と小文字、アクセント記号、句読点は区別されません。今回の回の録音が、その回自身の要約に使われることはありません。会議を繰り返しの予定として設定する方法については、Appleのカレンダーの繰り返しの予定に関するガイドをご覧ください。

会議が始まる前に確認する

要約が用意されていることは、予定を開かなくてもわかります。「予定」の次の会議に要約がある場合、そのカードに「前回 昨日 · 未完了のアクション2件」のような短い行が表示されます。未完了のものがなければ、「メモの準備完了」と表示されます。

確認するタイミングは、Poffleのカウントダウンが教えてくれます。「会議前のお知らせ」を、「設定」＞「アクティビティ」＞「タイミング」で1〜30分の間に設定します。次の時刻指定の会議がその時間内に入ると、「予定」のお知らせが画面の端にカウントダウンを表示します。サウンドも鳴らしたい場合は、「会議の前に再生」を「設定」＞「フィードバック」＞「会議のサウンド」でオンにします。お知らせの設定について詳しくは、次の会議をカウントダウンで表示する方法をご覧ください。

2分でできる準備の手順

1. お知らせが表示されたら、「予定」を開いて会議を選択します。
2. 「前回」のポイントを読みます。そこには、合意した内容が、自分たちの会議で使われた言葉のまま書かれています。
3. 「未完了」に目を通します。終わったものにはチェックを付け、報告が必要なことを控えておきます。
4. ポイントの背景を知りたいときは、「メモを開く」を選択し、そのタイムスタンプを再生します。
5. 会議に参加します。録音する場合は、まず全員に伝えてから「会議を録音」を選択します。こうすると、新しいメモが同じシリーズに加わります。

このように進めれば、毎週の会議の最初の数分を、先週の出来事を思い出すことではなく、決定に使えます。

アクションはその場で完了にする

「未完了」のアクションの横にある丸にチェックを付けると、そのアクションは元の会議で完了になります。そのアクションを「リマインダーに追加」でリマインダーAppに追加していた場合は、リマインダーも完了になります。逆に、リマインダーAppで完了にすると、Poffleでも完了になります。除外したアクションが要約に表示されることはありません。リマインダーの日付と通知については、AppleのMacでリマインダーを追加する／変更するで説明されています。

リストに表示されるアクションは最大5つです。それ以上未完了のものがある場合は、表示されているものを片付けてから、会議を検索で「アクション」フィルタを使い、以前の会議を確認してください。

毎週の要約を役立つものに保つ

要約は、会議をうまく録音するたびに良くなっていきます。いくつかの習慣で、大きな違いが出ます。

• 予定から録音する。予定の「会議メモ」で「会議を録音」から始めるか、Poffleによる通話の録音の提案を受け入れます。提案された通話は、進行中または開始直前の時刻指定の予定がそれ1つだけの場合に、その予定にリンクされます。
• 話者に名前を付ける。文字起こしで「話者2」の名前を一度変えておけば、翌週の「未完了」には担当者の実名が表示されます。
• アクションでないものは除外する。5つの未完了アクションのリストが役に立つのは、5つすべてが本当のアクションである場合だけです。
• 合ったテンプレートを使う。「1:1 Ana and Ben」というタイトルの毎週の1on1には、近況、フィードバック、ブロッカー、成長のセクションを持つ1on1テンプレートが使われます。

要約が表示されない場合

• シリーズで初めて録音した会議である。要約は、2回目の会議から表示されます。
• タイトルが変わった。同じ繰り返しの予定に含まれない会議は、名前を変えると一致しなくなります。定例会議のタイトルは変えないようにしてください。
• 共通の参加者が少なすぎる。参加者の大半が入れ替わった場合、Poffleは別の会議として扱います。
• 参加者がおらず、カレンダーも異なる。参加者のリストがない場合、タイトルが一致するのは同じカレンダー内だけです。また、タイトルはスペースで区切られた2語以上である必要があります。
• この回はすでに録音済みである。その回の録音ができると、予定には代わりにその会議のメモが表示されます。

要約の価値は、先週のメモの質で決まります。読み返す価値のあるメモについては、議事録とアクションアイテムの自動作成と1on1テンプレートをご覧ください。Poffleをダウンロードして、全員の同意を得たうえで今週の会議を録音すれば、来週は要約から始められます。