Một huddle trên Slack thường bắt đầu khi ai đó bấm vào biểu tượng tai nghe trong một kênh. Không có lời mời, không có chương trình họp và thường cũng không có biên bản. Khi một huddle đi đến một quyết định mà sau này bạn muốn kiểm tra lại, bạn có thể ghi âm nó trên máy Mac: micrô của bạn và âm thanh của huddle, được chép lại ngay trên máy và có thể tìm kiếm cùng với các cuộc họp khác của bạn.
Poffle thấy gì khi một huddle bắt đầu
Poffle kiểm tra những ứng dụng nào đang dùng micrô, dựa trên danh sách mà macOS lưu giữ. Khi ứng dụng Slack đã dùng micrô trong 3 giây, Poffle đề xuất ghi một cuộc gọi Slack. Poffle thấy ứng dụng chứ không thấy cuộc trò chuyện, nên không biết huddle đang diễn ra ở kênh nào và không đọc nội dung Slack. Nếu bạn dùng Slack trong trình duyệt, lời đề xuất sẽ nêu tên trình duyệt thay vì Slack.
Vì huddle hiếm khi có sự kiện lịch, bản ghi thường được lưu với tên “Cuộc gọi Slack”. Nếu có một sự kiện có giờ cụ thể đang diễn ra hoặc bắt đầu trong vòng 5 phút, và đó là sự kiện duy nhất, Poffle sẽ liên kết bản ghi với sự kiện đó.
Ghi âm một huddle
- Tham gia hoặc bắt đầu huddle. Slack bắt đầu huddle từ biểu tượng tai nghe ở đầu một kênh hoặc tin nhắn trực tiếp (hướng dẫn về huddle của Slack).
- Nói rằng bạn muốn ghi âm, trước khi cuộc thảo luận bắt đầu.
- Bấm vào chấm đỏ trong lướt xem, hoặc Ghi trong Ghi cuộc gọi này? ở Lịch trình hoặc Thu âm.
- Dùng Đánh dấu thời điểm, hoặc Control-Option-B, khi có điều gì đó được quyết định, để sau này bạn tìm lại được trong ghi chú.
- Rời đi bằng nút Leave (Rời khỏi). Slack kết thúc huddle khi người cuối cùng rời đi.
Để làm việc này, Poffle cần quyền truy cập micrô và quyền Bản ghi âm thanh hệ thống & màn hình; Apple có tài liệu cho cả hai, về micrô và về âm thanh hệ thống. Poffle chỉ ghi âm thanh.
Tùy chọn âm thanh của Slack
Slack chưa có giao diện tiếng Việt, nên các mục dưới đây giữ nguyên tên tiếng Anh. Bấm vào ảnh hồ sơ của bạn trong thanh bên, chọn Preferences (Tùy chọn), rồi chọn Audio & video (Âm thanh và video). Tại đó, bạn chọn Microphone (Micrô) và Speaker (Loa), quản lý tính năng tự động điều chỉnh độ lợi và tìm thấy tính năng khử tiếng ồn của Slack, như mô tả trong tùy chọn huddle của Slack.
Hãy chọn đúng micrô mà máy Mac đang dùng làm đầu vào. Poffle ghi đầu vào mặc định đó làm phần của bạn trong huddle, còn các giọng nói khác được ghi từ âm thanh máy Mac. Tính năng khử tiếng ồn của Slack làm sạch những gì Slack gửi cho người khác; Poffle ghi trực tiếp micrô của bạn, nên bản ghi giọng của bạn trong Poffle không bị lọc. Tai nghe giúp âm thanh của huddle không lọt vào micrô của bạn. Nếu một phần vẫn lọt vào, Poffle sẽ bỏ những đoạn lặp lại đó khỏi bản chép lại và cho bạn biết.
Những huddle dài và im lặng
Một số nhóm để huddle mở trong lúc làm việc, thỉnh thoảng mới nói. Tùy chọn Dừng khi cuộc gọi kết thúc của Poffle cũng dừng bản ghi sau 3 phút mà cả micrô lẫn âm thanh máy Mac đều im lặng. Trước đó, bạn sẽ thấy bộ đếm ngược 15 giây kèm dòng “Đã im lặng 3 phút.” Chọn Tiếp tục ghi, và Poffle sẽ không dừng vì im lặng nữa cho đến khi có âm thanh trở lại.
Với một quãng nghỉ có kế hoạch, hãy dùng Tạm dừng. Không có gì được ghi trong lúc tạm dừng, thời gian tạm dừng không bị tính là im lặng, và bản ghi vẫn dừng nếu huddle kết thúc.
Khi bạn rời đi, Poffle nhận thấy Slack đã nhả micrô. Sau 20 giây, Poffle hiển thị bộ đếm ngược kèm dòng “Slack đã kết thúc cuộc gọi.”, rồi lưu bản ghi, được cắt đến 2 giây sau lần cuối Slack dùng micrô.
Ghi chú AI của Slack và việc báo cho mọi người
Slack có tính năng ghi chú AI riêng cho huddle. Theo Slack, tính năng này tắt theo mặc định, và mọi người trong huddle đều được thông báo khi ghi chú được bắt đầu, dừng hoặc hủy (hướng dẫn ghi chú AI của Slack). Poffle không gửi gì đến Slack và không hiển thị gì trong huddle. Hãy báo cho mọi người trong huddle rằng bạn đang ghi âm, và nhắc lại khi có người tham gia giữa chừng.
Tìm lại huddle sau này
Bản ghi huddle xuất hiện trong phần Cuộc họp của Thu âm và trong Tìm kiếm cuộc họp, mở bằng Control-Option-M. Tính năng tìm kiếm bao quát bản chép lại, ghi chú và việc cần làm, nên chỉ cần một cụm từ trong huddle là đủ. Thêm một chủ đề, chẳng hạn tên dự án, để huddle nằm cùng các cuộc họp về cùng công việc. Để đặt câu hỏi cho tất cả các cuộc họp đó, hãy xem cách đặt câu hỏi về ghi chú cuộc họp.
Câu hỏi về huddle Slack
Phụ đề trực tiếp của Slack có nằm trong bản ghi không?
Không. Theo Slack, phụ đề huddle không được lưu sau khi huddle kết thúc. Bản chép lại của Poffle được chuẩn bị từ bản ghi của chính Poffle, ngay trên máy Mac của bạn.
Bản ghi huddle có được tạo ghi chú không?
Có, khi Apple Intelligence khả dụng cho ngôn ngữ đó. Tên “Cuộc gọi Slack” không gợi ý loại cuộc họp nào, nên ghi chú dùng bố cục chung. Hãy chọn kiểu khác bằng Viết lại ghi chú theo kiểu trong menu tùy chọn của cuộc họp.
Poffle có thể tự động ghi mọi huddle không?
Không. Poffle chỉ đề xuất; không có gì được ghi cho đến khi bạn bấm Ghi. Ghi âm theo lịch áp dụng cho sự kiện lịch, không áp dụng cho huddle.
Nguồn tham khảo
Tài liệu chính thức và nguồn tham khảo được dùng trong hướng dẫn này.