Macで次の会議をカウントダウン表示する方法

会議の通知は、通話が10分後に始まることを知らせてくれます。カウントダウンは、その次の判断に役立ちます。今の作業を終わらせる時間があるのか、それとももう準備を始めるべきなのか。Macでは、カレンダーの予定の通知と、Poffleのバーに表示されるお知らせを組み合わせて使えます。

まずは、カレンダーそのものから始めましょう。カウントダウンが役に立つのは、正しい予定と開始時刻が反映されている場合だけです。予定を別の画面でも表示する前に、会議が入っているアカウントをAppleのカレンダーで利用できることを確認してください。

カレンダーAppで適切な通知を設定する

1. カレンダーを開き、予定をダブルクリックします。
2. 予定の時刻をクリックして、タイミングのオプションを表示します。
3. 「通知」メニューから、何分前に通知するかを選択します。
4. 用意されている選択肢が合わない場合は、「カスタム」を使います。

Appleのカレンダーは、サウンド付きの画面上のメッセージなど、予定の通知に対応しています。Exchangeの予定で設定できる通知は1つだけです。利用できるオプションについては、Appleの予定の通知に関する説明を参照してください。

新しい予定については、「カレンダー」＞「設定」＞「通知」を開き、デフォルトを変更したいアカウントを選択します。デフォルトは、時刻指定の予定、終日の予定、誕生日でそれぞれ別に設定されています。詳しくは、Appleのカレンダーの通知設定のガイドで説明されています。

実際に必要な準備に見合ったタイミングを選びましょう。社内の短い通話なら、書類を開くのに2分あれば十分かもしれません。添付ファイルが複数あるレビューなら、10分必要かもしれません。すべての予定に同じように早めの通知を設定すると、今対応すべき通知がどれなのかがわかりにくくなります。

Poffleをカレンダーに接続する

Poffleの「予定」は、Macのカレンダーデータにある予定を表示します。1日の予定を確認したり、予定の詳細を開いたり、会議リンクがあればそのリンクを開いたりできます。予定の編集は、カレンダーAppで行います。

1. Poffleのバーで「予定」を開き、「カレンダーに接続」を選択します。
2. macOSに求められたら、カレンダーへのアクセスを許可します。Poffleには、予定を読み取れるアクセスが必要です。書き込み専用のアクセスでは、予定を表示できません。
3. 今日のスケジュールを確認し、見覚えのある予定を開きます。
4. 時刻、カレンダー名、場所や会議リンクが、想定している予定と一致していることを確認します。

以前にアクセスを拒否した場合は、Poffleから「設定を開く」を使って、カレンダーのアクセス許可を確認してください。Poffleは予定のデータを読み取るために、macOSのカレンダーへのフルアクセスを求めます。Poffleのカレンダー画面は予定を表示するためのもので、予定を作成したり編集したりする操作はありません。

予定が表示されない原因が、日付にあることもあります。日付の一覧を使って別の日を確認し、次の会議を確かめるときは今日に戻ってください。カレンダーAppにも予定が見つからない場合は、まずそちらでアカウントや予定の問題を解決してください。

会議前のお知らせを表示するタイミングを選ぶ

「Poffleの設定」＞「アクティビティ」を開きます。「タイミング」で、「会議前のお知らせ」を1〜30分の範囲で設定します。「アクティビティのお知らせ」で、カレンダーのアクティビティをどのように表示するかを選択します。

「短いお知らせ」のコントロールで、短い表示時間を2〜15秒の範囲で設定します。作業を仕上げる間、画面の端に表示し続けたい場合は、「アクティブな間」を試してください。短く目に入るだけで十分なら、「短く表示」を選びます。

Poffleのお知らせは、次に予定されている時刻指定の予定に合わせて表示されます。終日の予定、キャンセルされた予定、明示的に辞退した予定は、この「次の予定」の対象から除外されます。次に何が始まるかを知らせるもので、会議のたびに手動で開始するタイマーではありません。

参加する前に予定を開く

Poffleで予定をクリックすると、詳細を確認できます。予定、場所、メモに対応している会議リンクが見つかると、Poffleに「会議に参加」が表示されます。通常の予定のURLは、代わりに「予定のリンクを開く」として表示されることがあります。ボタンを押すと、そのリンクが適切なアプリやブラウザで開きます。

繰り返しの予定のリンクを使う前に、特に2つのカレンダーに似た会議が入っている場合は、タイトルと主催者を確認してください。参加ボタンが表示されない場合は、カレンダーAppの予定か、元の招待状を確認してください。もともと含まれていなかった会議リンクを、カウントダウンが用意することはできません。

お知らせが表示されたら、必要な書類を開いたり、書きかけの文を仕上げたり、オーディオの設定を確認したりする時間に使いましょう。どれも参加する前に終えられる具体的な作業で、お知らせが新たなタスクリストになることもありません。

カレンダーの通知が届かない場合

カレンダーAppの通知と、Poffleのアクティビティのお知らせは、別々に設定します。カレンダーの通知については、「システム設定」＞「通知」＞「カレンダー」と、現在の集中モードで通知が許可されているかどうかを確認してください。カレンダーの「通知を無視」オプションによって、通知が表示されなくなることもあります。これらについては、Appleの「カレンダーからの通知を管理する」で説明されています。

Poffleについては、カレンダーへのアクセス、「予定」Poffletが有効になっているかどうか、そのアクティビティの表示設定、「会議前のお知らせ」の間隔を確認してください。これらを設定すれば、Poffleのカウントダウンが、目の前の作業を終える間も、近づいている予定を表示し続けます。

会話も予定と一緒に残したい場合は、予定の「会議メモ」セクションを開き、必要に応じて録音を始めます。会議のガイドでは、アクセス許可、ローカルでの文字起こし、日時付きのリマインダーから元のメモに戻る方法を説明しています。