Aftellen naar je volgende vergadering op de Mac

Een melding voor een vergadering kan je vertellen dat een gesprek over tien minuten begint. Aftellen helpt bij de volgende beslissing: heb je nog tijd om je huidige taak af te maken, of kun je je beter nu gaan voorbereiden? Op de Mac kun je de meldingen voor activiteiten in de Agenda-app combineren met een zichtbaar seintje in de balk van Poffle.

Begin bij de agenda zelf. Aftellen heeft alleen zin als het de juiste activiteit en begintijd weergeeft. Controleer of het account met je vergaderingen beschikbaar is in de Agenda-app van Apple voordat je een andere weergave van die activiteiten instelt.

Stel een handige melding in de Agenda-app in

1. Open Agenda en klik dubbel op de activiteit.
2. Klik op het tijdstip van de activiteit om de tijdopties te tonen.
3. Kies hoe lang van tevoren je een melding wilt in het pop-upmenu ‘Melding’.
4. Gebruik ‘Aangepast’ als de beschikbare keuzes niet passen.

De Agenda-app van Apple ondersteunt meldingen voor activiteiten, waaronder een bericht op het scherm met geluid. Activiteiten in Exchange ondersteunen maar één melding. Zie de uitleg van Apple over meldingen voor activiteiten voor de beschikbare opties.

Open voor nieuwe activiteiten Agenda > Instellingen > Meldingen en selecteer het account waarvan je de standaardinstellingen wilt wijzigen. Er zijn aparte standaardinstellingen voor activiteiten met een tijdstip, activiteiten die de hele dag duren en verjaardagen. De handleiding van Apple over meldingsinstellingen in Agenda legt ze uit.

Kies een voorlooptijd die past bij de voorbereiding die je echt nodig hebt. Voor een kort intern gesprek heb je misschien twee minuten nodig om een document te openen. Voor een review met meerdere bijlagen misschien tien. Geef je elke activiteit dezelfde lange waarschuwing, dan zie je moeilijker welke melding nu actie vraagt.

Verbind Poffle met je agenda

De Agenda-Pofflet van Poffle toont activiteiten uit de agendagegevens van de Mac. Je kunt de planning van een dag bekijken, de details van een activiteit openen en een vergaderlink volgen als die er is. Activiteiten bewerken doe je in je agenda-app.

1. Open de Agenda-Pofflet in de balk van Poffle en kies Verbind met Agenda.
2. Sta toegang tot je agenda’s toe wanneer macOS daarom vraagt. Poffle heeft toegang nodig waarmee het activiteiten kan lezen; met alleen schrijftoegang blijft de planning leeg.
3. Bekijk de planning van vandaag en open een activiteit die je herkent.
4. Controleer of de tijd, de naam van de agenda en een eventuele locatie of vergaderlink overeenkomen met de activiteit die je verwacht.

Heb je eerder toegang geweigerd, gebruik dan Open Instellingen in Poffle om de toestemming voor je agenda te controleren. Poffle vraagt macOS om volledige agendatoegang, zodat het de gegevens van activiteiten kan lezen. De agendaweergave van Poffle toont activiteiten, maar biedt geen opties om ze aan te maken of te wijzigen.

Een lege planning kan ook aan de datum liggen. Gebruik de dagstrook om een andere datum te bekijken en ga terug naar vandaag als je de volgende vergadering controleert. Ontbreekt een activiteit ook in de Agenda-app van Apple, los dan eerst daar het probleem met het account of de activiteit op.

Kies wanneer het seintje voor de vergadering verschijnt

Open Poffle-instellingen > Activiteit. Stel onder Timing de Vooraankondiging vergadering in op een waarde tussen 1 en 30 minuten. Kies onder Activiteitskijkjes hoe agenda-activiteit moet verschijnen.

Met de regelaar Kort kijkje stel je de korte duur in op 2 tot 15 seconden. Wil je een doorlopende herinnering aan de rand terwijl je een taak afrondt, probeer dan ‘Zolang actief’. Is een kort visueel seintje genoeg, kies dan ‘Kort’.

Het seintje van Poffle volgt de eerstvolgende activiteit met een tijdstip. Activiteiten die de hele dag duren, geannuleerde activiteiten en activiteiten die je uitdrukkelijk hebt afgewezen, vallen buiten die selectie. Het is een herinnering aan wat er als volgende begint, geen timer die je voor elke vergadering zelf start.

Open de activiteit voordat je deelneemt

Klik in Poffle op de activiteit om de details te bekijken. Vindt Poffle een ondersteunde vergaderlink in de activiteit, de locatie of de notities, dan biedt het Neem deel aan vergadering aan. Een gewone URL van een activiteit kan in plaats daarvan verschijnen als Open activiteitslink. De knop opent die link in de juiste app of browser.

Controleer de titel en de organisator voordat je de link van een terugkerende activiteit gebruikt, vooral als twee agenda’s vergelijkbare vergaderingen bevatten. Verschijnt er geen deelnameknop, bekijk de activiteit dan in je agenda-app of in de oorspronkelijke uitnodiging. Aftellen kan geen vergaderlink leveren die er nooit in heeft gestaan.

Gebruik het seintje als tijd om het document te openen dat je nodig hebt, de zin af te maken waaraan je werkt en je audio-instellingen te controleren. Dat zijn concrete dingen die je kunt afronden voordat je deelneemt, zonder dat de waarschuwing een nieuwe takenlijst wordt.

Als je geen meldingen van Agenda krijgt

Meldingen van de Agenda-app en de activiteitskijkjes van Poffle hebben aparte instellingen. Controleer voor meldingen van Agenda Systeeminstellingen > Meldingen > Agenda, en of je actieve focus ze toestaat. De optie ‘Negeer meldingen’ van een agenda kan de meldingen ook onderdrukken. Apple beschrijft dit in Meldingen van Agenda beheren.

Controleer voor Poffle de toegang tot je agenda, of de Agenda-Pofflet is ingeschakeld, het activiteitsbeleid ervan en de tijd die bij ‘Vooraankondiging vergadering’ is ingesteld. Staat dat goed, dan kan het aftellen in Poffle de naderende activiteit zichtbaar houden terwijl je het werk afmaakt dat al voor je ligt.

Wil je het gesprek ook bij de activiteit bewaren, open dan het gedeelte Vergadernotities om een opname te starten die je zelf inschakelt. De gids voor vergaderingen legt uit hoe toestemmingen en lokale transcriptie werken, en hoe je van een herinnering met tijdstip teruggaat naar de bijbehorende notities.