衝刺規劃記錄被翻出來的時機往往很尷尬：衝刺進行到一半，有人問某項工作當初到底有沒有在範圍內。好的記錄能在幾秒內回答這個問題。它會寫明目標、哪些工作納入、哪些排除、大家提出的風險，以及誰要在什麼時候前負責什麼。
規劃記錄需要回答哪些問題
《Scrum 指南》將衝刺規劃圍繞在三個主題上：這個衝刺為什麼有價值、這個衝刺可以完成什麼，以及選定的工作要如何完成。衝刺目標必須在規劃結束前確定。詳細內容請參閱 Scrum 指南。無論你的團隊是否採用 Scrum，這些問題都是很好的大綱：
- 為什麼：目標，用一句團隊以外的人也看得懂的話寫出來。
- 做什麼：選定的工作，以及刻意排除的工作。
- 怎麼做：負責人、日期和相依關係，依照大家說的寫下來。
- 風險：什麼可能讓目標無法達成，以及萬一發生時團隊會怎麼做。
同樣的結構也適用於產品路線圖檢討或專案啟動會議，只是時間範圍不同。
衝刺規劃範本
衝刺規劃 · 第 [編號] 個衝刺 · [開始日期] 至 [結束日期]
目標
- [一句話]
納入範圍
- [項目] · 負責人：[姓名]
排除範圍
- [項目] · 原因：[為什麼排除]
風險
- [風險] · 如果發生：[應對計畫]
負責人和日期
- [ ] [姓名] 會在 [日期] 前 [交付項目]
決議
- [達成的共識]
待解問題
- [問題] · 由誰回答：[姓名]
寫下被排除的項目
在整份記錄中，排除範圍列表發揮的作用最大。規劃時，團隊常常花很長時間討論某個項目，最後決定先不做。一週後，大家記得的是討論過程，而不是結論。一行附上原因的文字，例如「批次編輯：等新的權限模型完成」，就能在衝刺剩下的時間裡解決這個疑問。
依照實際說法寫下負責人和日期
只有在有人接下工作時才寫負責人，只有在有人說出日期時才寫日期。「API 應該下週就會好」不是任何人的承諾；請把它當成一項假設記在「風險」下，並詢問由誰負責。相對日期也容易產生落差，所以如果有人說「星期四前」，請寫下確切的日期。
決議也值得同樣用心。記下團隊達成的共識，而不是討論過的每一個選項。「12 號發表」是決議；「我們可以辦一場網路研討會」是想法，請把它保留為一個重點或待解問題。
會議結束之前
用最後兩分鐘，把記錄念給大家聽：
- 大聲念出目標。如果有人遲疑，就表示還沒有達成共識。
- 念出排除範圍列表。沒說出口的不同意見，往往會在這裡浮現。
- 念出每一位負責人和日期，並請負責人確認。
這樣回顧一遍所花的時間，比它能省下的訊息往來還少，而且能讓每一項承諾都有一個清楚、說出口的時刻，日後很容易在錄音中找到。
Poffle 的「規劃」範本如何運作
當會議標題包含「planning」、「sprint」、「retro」或「retrospective」、「roadmap」、「kickoff」或「OKR」時，Poffle 就會使用「規劃」範本。中文的「規劃」、「計畫」、「計劃」、「衝刺」、「回顧」也能辨識，例如「Sprint 42 規劃」。記錄會加入目標、範圍、風險和負責人和日期這幾個段落，範本也會要求裝置端模型依照會中的說法記錄負責人和日期。
記錄的其他部分則遵循上述規則。決議只收錄明確達成的共識。待辦事項收錄承諾和已被接受的請求，最多八項；如果超過八項，會優先保留有負責人或期限的項目。只有在有人說出期限時，才會寫上期限，而每一項都能用「提醒我」加入 Apple「提醒事項」。每個重點都有可以播放出處的時間戳記，記錄下方的那一行則寫著「已在此 Mac 上以『規劃』風格撰寫記錄。請對照錄音核對細節。」
兩個習慣能讓記錄更好。團隊對目標達成共識時，按 Control + Option + B 或按一下標記此刻；標記的時刻一定會出現在記錄中，所以之後很容易再找到目標。另外，會後請在逐字稿中為說話者命名，因為待辦事項的負責人會跟著說話者名稱更新。請參閱如何在錄音時標記時刻。
在衝刺進行中使用記錄
當範圍的疑問出現時，用搜尋，而不是一路往下捲。Poffle 的會議搜尋會查看記錄、待辦事項和逐字稿；搭配 Apple Intelligence，它還能根據你儲存的會議，回答「第 14 個衝刺排除了哪些項目？」這樣的問題，並附上來源連結。請參閱如何向會議記錄提問。
如果規劃會議的標題中沒有任何關鍵字，請打開會議的選項選單，選擇將記錄改寫為 > 規劃。範本指南說明了自動偵測和其他風格。錄音、逐字稿和記錄都會留在你的 Mac 上。
資料來源
本指南引用的官方文件和參考資料。