Schone, leesbare vergadertranscripten op de Mac

Ruwe spraakherkenning leest lastig. Zinnen komen in brokjes binnen, overal staat ‘uh’ en ‘ehm’, een woord wordt herhaald terwijl iemand nadenkt, en bij een gesprek zonder koptelefoon duikt de helft van wat de anderen zeiden nog een keer op onder jouw naam. Poffle ruimt het transcript van een opgenomen vergadering op je Mac op, zonder te veranderen wat iemand heeft gezegd, en houdt de exacte herkende tekst één klik verderop.

Alinea’s per spreker

Open een vergadering en kies Transcript. Poffle voegt opeenvolgende passages van dezelfde spreker samen tot één alinea, zolang de pauzes ertussen maximaal 4 seconden zijn, tot 90 seconden per alinea. Een nieuwe spreker of een langere pauze begint een nieuwe alinea.

Elke zin houdt zijn eigen timing. Klik op een zin om de opname vanaf daar af te spelen, of klik op het tijdstip rechtsboven in een alinea om die vanaf het begin af te spelen. De zin die wordt afgespeeld, is gemarkeerd, zodat je kunt meelezen.

Opgeschoond of Origineel

Boven het transcript biedt een schakelaar Opgeschoond en Origineel. Opgeschoond, met het label ‘Stopwoorden en herhalingen verwijderd.’, is de standaard. Origineel toont de tekst ‘Precies zoals herkend.’ Poffle onthoudt je keuze voor de volgende vergadering die je opent.

Opgeschoond verwijdert:

• Losse stopklanken zoals ‘uh’, ‘ehm’ en ‘hmm’, en in het Engels ook ‘um’. Elk van de 16 talen die Poffle ondersteunt, heeft een eigen lijst, in het Nederlands bijvoorbeeld ‘eh’, ‘ehm’ en ‘euh’, en in andere talen stopwoorden als ‘øh’, ‘äh’, ‘えーと’ of ‘嗯’. Een stopwoord dat ook een echt woord is, zoals het Japanse ‘あの’ (‘die daar’), wordt alleen weggehaald waar het duidelijk een stopwoord is, bijvoorbeeld vóór een komma.
• Woorden of korte zinsdelen die direct worden herhaald, zoals in ‘we, we, we moeten’.

Daarna herstelt het de leestekens en hoofdletters die door het weghalen niet meer kloppen. Opgeschoond laat woorden staan die betekenis kunnen hebben, zoals ‘dus’, ‘zeg maar’ en ‘weet je’, echte herhalingen zoals ‘dat dat’ of ‘die die’, getallen en afkortingen. Een herhaald inhoudswoord wordt pas samengevoegd als het drie keer of vaker achter elkaar staat. In het Koreaans, Turks en Vietnamees, waar het verdubbelen van een woord bij de grammatica hoort, zoals in ‘yavaş yavaş’, worden alleen verdubbelde functiewoorden zoals voornaamwoorden en voegwoorden samengevoegd. In elke andere transcriptietaal worden alleen ‘uh’, ‘uhm’ en ‘hmm’ verwijderd, omdat ‘um’ en ‘er’ in sommige talen echte woorden zijn, en worden alleen herhaalde zinsdelen samengevoegd.

Opgeschoond is een weergave, geen bewerking. Het bewaarde transcript bevat nog steeds de herkende tekst, en die gebruiken Kopieer transcript en de Markdown-export. Kopieer passage, in het Control-klikmenu van een alinea, kopieert de tekst die je ziet.

Echo uit de luidsprekers

Voer je een gesprek via de luidsprekers van de Mac, dan hoort je microfoon ook de andere mensen. Zonder correctie zouden hun woorden twee keer verschijnen: één keer uit de Mac-audio en nog eens onder Jij.

Als beide sporen zijn getranscribeerd, vergelijkt Poffle ze. Een microfoonpassage van vier woorden of meer wordt weggelaten als minstens 65% van de woorden in dezelfde volgorde binnen 1,5 seconde in de Mac-audio voorkomt, en de twee minstens de helft van de passage in tijd overlappen. Passages van twee of drie woorden moeten volledig overeenkomen en voor 80% van hun lengte overlappen. Gebeurt dit, dan staat bij de vergadering ‘Vergaderaudio die door de microfoon is opgevangen, is weggelaten uit het transcript. Met een koptelefoon voorkom je dit.’

Dit is geen echo-onderdrukking. Losse woorden, gedeeltelijke echo en echo die door je eigen stem heen loopt, kunnen blijven staan. Antwoord je iets later met dezelfde woorden die iemand net zei, dan blijft je antwoord staan. De versie van die woorden uit de Mac-audio blijft in het transcript, dus er gaat niets verloren van wat de andere kant zei. De betrouwbare oplossing is een koptelefoon: dan hoort de microfoon alleen jou.

Geef de sprekers een naam

Je microfoon heeft het label Jij. Na de vergadering scheidt Poffle op deze Mac de stemmen in de Mac-audio en geeft ze de labels Spreker 1, Spreker 2 enzovoort. Is de opname aan een agenda-activiteit gekoppeld, dan bepaalt het aantal deelnemers een bovengrens, zodat de stem van één persoon minder snel over twee sprekers wordt verdeeld.

1. Klik op de naam van een spreker boven een van diens alinea’s.
2. Kies een deelnemer onder Van deze agenda-activiteit, of kies Voer een naam in….
3. Controleer een paar alinea’s door ze af te spelen. De naam geldt voor elke alinea van die spreker in deze vergadering.

Eigenaren van actiepunten gaan mee met de nieuwe naam, dus ‘Spreker 2’ in de notities wordt de naam die je kiest. Het scheiden van sprekers is een kansberekening. Overlappende of heel korte spraak kan zonder spreker blijven in plaats van een geraden identiteit te krijgen, en Poffle leidt nooit uit de deelnemerslijst af wie iemand is. Iedereen die je microfoon opvangt, ook andere mensen bij je in de ruimte, krijgt het label Jij.

Talen op deze Mac

De interface van Poffle is beschikbaar in 16 talen, gekozen omdat vergaderingen in elk daarvan op de Mac kunnen worden getranscribeerd en samengevat: Engels, Deens, Nederlands, Frans, Duits, Italiaans, Japans, Koreaans, Noors, Portugees, Spaans, Zweeds, Turks, Vietnamees, vereenvoudigd Chinees en traditioneel Chinees.

De meeste daarvan gebruiken SpeechTranscriber van Apple, het lokale model dat Apple heeft gebouwd voor lange opnamen zoals vergaderingen. Deens, Nederlands, Noors, Zweeds, Turks en Vietnamees gebruiken in plaats daarvan het lokale dicteermodel van Apple, DictationTranscriber. Ook dat geeft de timing per woord, dus afspelen en alinea’s werken op dezelfde manier. Reken in die talen op minder leestekens, waardoor zinnen in elkaar kunnen overlopen, en controleer namen en getallen extra zorgvuldig.

Stel Instellingen > Spraak > Transcriptie > Taal in op de taal die in de vergadering wordt gesproken voordat je opneemt. Systeemtaal volgt je Mac. Elke taal wordt één keer gedownload, de eerste keer dat je hem gebruikt, en werkt daarna offline. Een vergadering in twee talen wordt in de gekozen taal getranscribeerd, dus de andere taal komt er slecht uit.

Begin met een schone opname

• Draag bij gesprekken een koptelefoon. Daarmee verdwijnt de belangrijkste bron van echo.
• Gebruik in de gespreksapp en op de Mac dezelfde microfoon. Poffle neemt de standaardinvoer van de Mac op.
• Zet muziek en meldingsgeluiden uit. Poffle neemt alle audio van de Mac op, niet alleen het gesprek.
• Spreek namen de eerste keer duidelijk uit. Dat helpt als je later sprekers toewijst.
• Zet de Mac in een ruimte op een plek waar hij iedereen hoort, en vertel iedereen dat je opneemt.

Een schoner transcript levert betere vergadernotities op, en betere antwoorden als je vragen stelt over je vergaderingen. Apple legt de spraaktechnologie erachter uit in de SpeechAnalyzer-sessie. Download Poffle en vergelijk Opgeschoond en Origineel op je eigen opname.