1:1 是那些日後會很重要的小事被說出口的地方：一則回饋、對工作量的擔憂、願意協助準備升遷資料的提議。這些話很少能在記憶中撐過一週。簡短而一致的記錄，能讓雙方擁有同一份紀錄，也讓下一次對話從上一次結束的地方接著開始。
好的 1:1 記錄不是會議紀要。它是每次都放在相同標題下的幾行文字，再加上雙方做出的承諾。本指南提供一份可以拷貝到任何筆記 App 的範本，接著說明 Poffle 如何在你的 Mac 上，根據錄下的對話寫出相同的結構。
1:1 記錄應該包含什麼
每週都使用相同的標題。正是這種一致性，讓你能在一分鐘內瀏覽完三個月的記錄。
- 近況更新。只寫上次之後有所改變、而且對方在意的事。變成進度報告的 1:1，會擠掉其他所有內容。
- 回饋。雙向的回饋。寫下具體的行為和它造成的影響，而不是一個評語：「交接文件在發布前一天才送到，所以 QA 沒有時間測試邊緣情況。」
- 阻礙。有什麼擋在路上，以及誰會設法排除它。旁邊沒有寫上名字的阻礙，下週往往又會出現。
- 成長。職涯目標、技能、某人想嘗試的專案。這些話題會持續好幾個月，所以每次寫一行附上日期的記錄，比一次寫一大段更有用。
- 承諾。誰會在什麼時候前做什麼。這是大家最先忘記的部分。
可以直接拷貝的 1:1 範本
把這份範本貼到 Apple「備忘錄」、共用文件或文字檔中。在最後五分鐘填寫，或趁記憶猶新時在會後立刻填寫。
1:1 · [姓名] 和 [姓名] · [日期]
上次延續的事項
- [ ] [上次 1:1 中尚未完成的承諾]
近況更新
- [上次之後有什麼改變]
回饋
- 給 [姓名]：[發生了什麼]，以及 [造成的影響]
- 來自 [姓名]：[發生了什麼]，以及 [造成的影響]
阻礙
- [阻礙] · 負責處理：[姓名]
成長
- [目標或話題] · 下一步：[步驟]
承諾
- [ ] [姓名] 會在 [日期] 前 [任務]
第一個區段，正是讓週期性會議發揮作用的關鍵。在下一次 1:1 之前，把尚未勾選的承諾拷貝到這裡，然後從這裡開始。
寫出日後依然看得懂的句子
記錄通常是在會議過後好幾週才被閱讀，而且讀的人往往是在確認當初同意了什麼。請讓每一行都能單獨成立。
| 不要寫 | 改成這樣寫 |
|---|---|
| 談了路線圖。 | Sam 想在下一季負責匯入功能的重新設計。我們會在 11 月 3 日的規劃會議上提出。 |
| 示範的回饋。 | 示範超時了 10 分鐘。下次 Sam 會刪掉設定的部分，直接從成果開始。 |
| 會研究一下。 | Alex 會在星期五前向財務部門詢問培訓預算。 |
直接寫出主題，而不是寫「它」或「那件事」。如果有人說了日期，就把日期寫進去。如果沒有人給出日期，寧可不寫也不要猜；捏造出來的期限，比沒有期限更容易惹麻煩。
個人話題要寫得恰如其分
1:1 有時會談到健康、家庭或其他私人事務。只寫下雙方需要據以行動的內容，並說好哪些內容可以放進共用記錄。「接下來一個月，Sam 每週四下午請假；已和 Priya 談好代理安排」就足夠了。細節可以只留在對話中。
如果你要錄下 1:1，請在開始時說明，並讓對方真正有選擇的餘地。錄音可能會讓人說話更謹慎，所以有些人只錄會議的一部分，或改為手寫記錄。兩種方式都可以。比起方法，每週都用同樣的方式進行更重要。
Poffle 如何撰寫 1:1 記錄
Poffle 會將你的麥克風和 Mac 音訊錄成各自獨立的音軌，並在你的 Mac 上轉錄。當 Apple Intelligence 支援該語言時，它還會在裝置端撰寫記錄。這些記錄有範本可用，而「一對一」（1:1）範本會加入上面的標題：近況更新、回饋、阻礙和成長。它會要求模型留意雙向的回饋和職涯話題。
- 在 Poffle 的「行程」中打開這場 1:1，並在它的會議記錄區段中選擇錄製會議。開始前請先告知對方；Poffle 不會宣告正在錄音。
- Poffle 會根據行程標題挑選範本。標題中包含「1:1」、「1-1」、「1 on 1」、「one on one」或「one-to-one」時，會使用「一對一」（1:1）範本。中文標題中的「一對一」或「1對1」也能辨識。
- 停止並儲存後，打開記錄。承諾會出現在待辦事項下，附有負責人和會中說過的日期，例如「你 · 星期五前」。
- 在待辦事項上選擇提醒我，即可將它加入 Apple「提醒事項」，並可選擇設定日期和時間。
如果標題沒有寫明 1:1，例如以通話 App 命名的錄音，請打開會議的選項選單，選擇將記錄改寫為，然後選擇一對一（1:1）。Poffle 會根據儲存的逐字稿撰寫新的記錄，並保留已完成的待辦事項，以及已連結到「提醒事項」的待辦事項。記錄下方的那一行會確認所用的風格：「已在此 Mac 上以『一對一』風格撰寫記錄。請對照錄音核對細節。」
這些標題是給模型的指引，而不是必須填滿的表格。如果這週沒有談到成長，就不會有「成長」段落。每個重點都連結到它出自的段落，所以在依賴某句措辭之前，你可以播放那一刻並加以核對。範本指南更詳細地說明了偵測和改寫的方式。
讓下一次 1:1 從這一次結束的地方開始
對於週期性的 1:1，在你錄音之前，「行程」中的下一次行程會顯示上次提要：最多三個來自上一場會議的重點，以及最多五項來自該系列最近三場會議的仍未完成待辦事項。事情完成後，就在那裡把待辦事項勾選掉。這就是範本中「上次延續的事項」區段，已經幫你填好了。關於 Poffle 如何辨識同一系列的會議，請參閱如何準備週期性會議。
錄音、逐字稿和記錄都會留在你的 Mac 上。撰寫記錄需要 Apple Intelligence 支援的 Mac 和語言；如果無法使用，逐字稿仍可供閱讀和搜尋。
資料來源
本指南引用的官方文件和參考資料。