スタンドアップは短い会議なので、メモはさらに短くあるべきです。各メンバーが昨日やったことをすべて記録するものではありません。誰が行き詰まっているか、計画の何が変わったか、通話のあとで誰がどのフォローアップを引き受けたかを、さっと確認するためのものです。
要点
- 1人につき1ブロック：進捗、予定、ブロッカーをそれぞれ1行で。
- ブロッカーには必ず担当者を付けます。行き詰まっている本人だけでなく、それを解消しようとする人の名前です。
- その日の決まった予定は、アクションアイテムではありません。「インポーターの作業を続けます」は予定です。
- 長く話し合った内容は、関係者とのフォローアップに回します。メモに残すのは議論ではなく、フォローアップです。
- 昨日のメモを手元に置いておきます。変わっていないブロッカーこそ、今日のメモで最も重要な1行です。
3つの質問は習慣であって、ルールではない
多くのチームは、昨日、今日、ブロッカーという流れでスタンドアップを進めます。スクラムガイドでは、デイリースクラムを、スプリントゴールに向けた進捗を開発者が検査するための15分のイベントとしており、進め方はチームに任せています。また、開発者が計画を調整できるのはデイリースクラムのときだけではない、とも書かれています。詳しくはスクラムガイドをご覧ください。
これはメモの取り方にも関わります。チームがスプリントゴールから始めるなら、ゴールをいちばん上に書きます。1人ずつではなくボードの順に進めるなら、作業項目ごとにメモをまとめます。下のテンプレートは一般的な1人ずつの形式ですが、実際の会議の進め方に合わせて順番を変えてください。
スタンドアップのテンプレート
スタンドアップ · [チーム] · [日付]
スプリントゴール：[1文で]
[名前]
- 進捗：[前回のスタンドアップ以降に終わったこと]
- 予定：[次にやること]
- ブロッカー：[なし、または内容と手伝う人]
[名前]
- 進捗：
- 予定：
- ブロッカー：
スタンドアップ後のフォローアップ
- [ ] [名前]が[時刻]までに[名前]と[アクション]を行う
昨日から解消していないブロッカー
- [ブロッカー] · [日付]から
記入例
1人分のブロックと、そこから生まれたフォローアップの例です。
Priya
- 進捗：エクスポートAPIをマージ済み。ステージングでテストが通過。
- 予定：CSVの列マッピングに着手する。
- ブロッカー：本番環境のログにアクセスできない。
スタンドアップ後のフォローアップ
- [ ] Benが今日中に、Priya用のログアクセスをITに申請する。
何が書かれていないかに注目してください。Priyaが列マッピングに着手するというアクションはありません。それは彼女のその日の予定であり、明日の進捗に表れます。アクションはBenのものです。手伝うと申し出たのは彼で、「今日中に」と言ったので時刻が付いています。
よくある失敗
- 予定をタスクにしてしまう。全員の予定をアクションアイテムとして並べると、本当に必要な1つのフォローアップが埋もれます。
- 担当者のいないブロッカー。「デザイン待ち」には名前が必要です。誰が、いつ確認するのかを書きます。
- 長い議論をメモに書く。5分かかった話題でも、メモは1行とフォローアップで足ります。
- 誰も読まないメモ。チームがすでに見ている場所に投稿するか、フォローアップだけを残します。
Poffleでスタンドアップのメモを作成する仕組み
録音した会議のタイトルに「standup」「stand-up」「daily」「scrum」のいずれか、または「朝会」「朝礼」「デイリー」のような日本語の語が含まれていると、Poffleはスタンドアップのテンプレートを使います。オンデバイスのモデルに、各メンバーの進捗、予定、ブロッカーを、話者ラベルを使って「進捗」「予定」「ブロッカー」の下にまとめるよう指示し、その日の決まった予定はアクションアイテムではないことも伝えます。「アクションアイテム」に残るのは、Benのような約束や、引き受けた依頼です。
1人ずつのメモを作るには、誰が話したかがわかっている必要があります。Poffleは、マイクを「自分」と表示し、通話のオーディオに含まれるほかの声を「話者1」「話者2」のように分けます。名前を付けるには、「文字起こし」を開いて話者ラベルをクリックし、カレンダーの予定の参加者を選ぶか、「名前を入力…」を選択します。アクションの担当者も、名前を付けた話者に合わせて変わります。1つのテーブルを囲んで1本のマイクで録音したスタンドアップでは、すべての声がマイクのトラックに入り、「自分」と表示されます。そのため、メモで人を区別できるのは、名前が声に出して呼ばれたときだけです。
リモートのスタンドアップは、Poffleの通話機能と相性がよい使い方です。通話アプリがマイクを使い始めると、Poffleが「この通話を録音しますか？」と提案します。「録音」をクリックするまで、何も録音されません。「通話が終了したら停止」がオンの場合は、通話アプリがマイクを解放してまもなく録音が停止します。その前に15秒のカウントダウンがあり、続けたいときは「録音を続ける」を選べます。Poffleは録音していることを通知しないため、スタンドアップを録音することをチームと合意しておき、新しいメンバーが加わったときにも伝えてください。
明日のスタンドアップ
デイリースタンドアップは繰り返しの予定なので、「予定」に表示される次回の会議には、前回のスタンドアップのポイントと「未完了」のアクションをまとめた「前回」の概要が表示されます。そこで「メモを開く」を選ぶと、昨日のブロッカーをすべて確認できます。タイトルにキーワードが含まれていない場合は、会議のオプションメニューを開いて「次の形式でメモを書き直す」＞「スタンドアップ」を選択します。
検出のしくみとほかの形式についてはテンプレートのガイドで、話者への名前の付け方は文字起こしのガイドで説明しています。録音、文字起こし、メモはMacに保存されます。メモの作成には、対応するMacと言語でApple Intelligenceが必要です。
参考資料
このガイドで参照した公式ドキュメントと資料です。